浅析电算化会计的内部控制制度（二）
（四）会计电算化信息系统的操作控制
操作控制包括对经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。
1、业务发生控制
既程序检查。在经济业务发生时，通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，如反映业务发生的科目代码是否有效、操作口令是否准确、经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范围等等。采用相应的控制程序，以甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。
2、数据输入控制
由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，一旦出错，影响极大，因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。
搞好输入控制是减少差错的关键所在。有效的输入控制手段是加强对凭证控制。凭证控制应做到对凭证的审核、自制、输入、传递、保管五个环节全面控制。记帐必须先审后记，保证凭证的合法、真实、正确、完整；自制凭证必须经过会计主管签章才能有效，严禁操作员自制凭证或将未经审批的凭证输入，数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查，凡输入的凭证均应经过复核，复核的方法可采用各种技术手段对输入数据的正确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。发现不符，系统自动警告操作员进行检查和修改；凭证的传递要严密签收手续，防止凭证的失落或出现非法数据，保证输入的完整性。
3、数据通讯控制
会计电算化信息系统应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠，以防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
4、数据处理控制
指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和伸缩性进行的控制。计算机系统对数据验证、计算、比较、合并、排序、文件更新和维护、改错等内部运算、存储等一系列动作的校验、判断及提高措施。处理控制的目的在于保证会计资料依照预定的程序进行处理，从而达到正确的会计处理结果。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件控制包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。
5、数据输出控制
为保证合法、正确地输出各种会计信息而进行的控制。这种控制关系到输出的会计信息是否准确、真实和可靠，直接影响到会计信息的使用。对于输出的纸介质的会计资料应由专人进行核对，检查其完整性、正确性、检查打印的帐薄和报表页号是否连续，有无缺漏或重叠现象。
6、数据存储和检索控制
为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被储存，便于调用、更新和检索，企业对于输出的磁介质的会计资料应及时贴上外部标签，在外部标签上写明文件名称、输出时间、并要妥善保管、存档或上报使用。文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记。计算机会计系统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。同时，应设置资料分发与保管的登记薄，详细记录输出资料的名称、编号、打印份数、日期以及各种会计报告的使用人、发送份数、送达时间等，并需经手人签字，以防丢失、错发、漏发、重发。
综上所述，会计电算化系统的产生和发展，极大地提高了会计的工作效率，但是任何计算机系统都不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝，应顺应会计电算化的发展潮流，建立和完善企业的内部控制制度，才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性，确保企业财产的安全，为企业经营决策提供完整的信息，创造更高的效益。
三、会计电算化对企业内部控制制度的影响
内部控制是企业单位在会计工作中为维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度、组织措施管理方法、业务处理手续等控制措施的总称。会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化，其中对企业内部控制制度的影响最为明显。主要表现在以下几个方面：
1、控制方式发生改变，由单一制度控制转为程序控制和制度控制。
手工会计系统中，内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后，会计帐务的集中化处理，使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平衡的检查，总账、明细账的核对等自然而然地消失了。取而代之的计算机内部控制措施，如凭证借贷平衡校验，余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。例如昔日应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成，昔日应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，能集中在一个部门甚至一个人完成。
会计电算化后企业的内部控制制度是由人通过会计软件来实现的，由人员和计算机相结合来共同完成。
2、控制对象发生改变。
由对人的控制为主转变为对人、机控制为主手工会计系统中，内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等。企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。
3、加大了控制舞弊、犯罪的难度。
手工会计系统中，会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。会计电算化系统后，输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性，如果上述的任何一方出现差错，就会使处理结果错误。现实中，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，加以数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据，因此，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。
由于控制方法，对象等方面的变化，企业原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求，因此进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓。计算机会计系统的内部控制是一个范围大、控制程序复杂的综合性控制，完善会计电算化内部控制的基本思路为：坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则，建立系统的人工与机器相结合的控制机制，使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。
四、会计电算化 存在的主要问题
（一）兼容性差。由于各个系统都是自行开发，各自使用不同的操作平台和支持软件，数据结构不同，编程风格各异各软件公司为技术保密，相互没有交流和沟通，没有业界的协议，自然也就没有统一的数据接口，很难在不同系统上实现数据共享。
（二）系统内部衔接性差。由于当前许多财会软件都着重开发帐务处理与报表管理，对于其他诸如成本核算、市场预测等功能开发力度较小，使得在处理此类问题时，需先将财会管理的有关数据输出，经人工核算后再重新输入，就是说从一个处理系统（模块）到另一个处理系统（模块），不能自动转换数据格式，直接使用基础数据。这不仅啬了工作量，而且因为由人工核算、人工输入等人为因素，必然增加出错机率，使得财会软件不能充分发挥它的管理功效和预测功能。在这种意义上，只能称它为“加电的帐本”。
（三）数据保密性、安全性差。很多时候，财务上的数据，是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的自下而上与发展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件认真研究过数据的保密问题。所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。另处在进入系统时加上些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，不能真正起到数据的保密作用。安全性上，更是难如人意，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，很难从容恢复原来的数据。
（四）实用性不强。在某种程度上，财会软件因为只实现了会计功能，并没有实现预想的管理及预测功能，以至于它的出现，仅是减少了会计的工作量，或者说减少了会计而已，并没有产生真正的经济效益和管理效益，那末，它的风靡，或多或少就有“赶时髦”的嫌疑。
（五）开发者与使用者的矛盾。早期的软件，是由程序员专门开发，它虽然能实现用户的数据处理的要求，但对财务工作的实质以及用户使用水平都没能准确定位，使这些软件很难使用；现在是程序员与会计专业人员共同开发，但也仅仅是从用户界面、系统平台、报表处理等问题上做文章，不能满足用户实际需要。
（六）用户本身存在的问题。在我国，计算机热起来大约不到十年，而且真正普及应用也不过三五年，或者说现在仍然没有达到普及水平。人们对它的认识，自然不尽相同。即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训，但对也许从未接触过计算机的会计们来说，它怎么也不如算盘和笔好用，而且需要极端小心，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流。
五、完善会计电算化内部控制
1、加强程序操作控制。这项控制就是针对会计电算化提出的新要求之一。为了保证信息处理质量，减少产生差错和事故的概率，应制定上机守则与操作规程的办法，这是操作控制制度化的具体体现。上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定。操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。其内容主要包括：
（1）无关人员不能随便进入机房操作；
（2）各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证；
（3）数据录入员对输入数据有疑问，应及时核对，不能擅自修改；
（4）机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据；
（5）不准把外来的软盘带进机房；
（6）发生输入内容有误的，需按系统提供的功能加以改正，如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正；
（7）开机后，操作人员不能擅自离开工作现杨；
（8）要做好日备份数据，同时还要有周备份、月备份。当然，这些制度并不是一成不变的，还必须随着公司经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生，从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。
2、加强人员职能控制。由于会计电算化知识与功能的相对集中，我们必须制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，加强组织控制。所谓组织控制，就是将系统中不相容的职责进行分离，即在系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。
职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进行职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分离，以及在电算化部门内部的职责分离。通过进行内部职责分工，以补救不相容职能集中化的不足。
会计电算化中，为了控制操作人员职能，还可根据系统支持的不同软件进行职能分工，从而起到各个部门权利相互制约、相互平衡的作用。如一般商业公司的软件控制主要是局域网组成的服务器、PC机、POS机等，可以结合商业企业自身特点，根据ORACLE8数据库良好的保密机制以及采用访问控制、口令控制技术的特征，形成以在SUN服务器上运行的ORACLE8数据库系统为中心的网络系统，即俗称的“后台”，并采用以LINIX操作系统以及各帐台的 POS机联机操作等。在运行中，后台管理通过商品从进、销、调、存各个方面入手。进货环节则由业务部进行输入登记，然后由财务部审核入帐；销货则采用单品管理，通过收银POS机的输入，电脑月终汇总，产生各类报表供财务部入帐使用。从而体现了各部门间相互牵制和相互监督的作用。
3、加强系统安全控制。这项控制是为了保证计算机系统的运行安全，避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。它主要包括：接触控制和环境保护、安全控制。接触控制是防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源，以保证各项资源的正确性。主要的控制措施包括：
（1）订立内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作公司电脑；
（2）设置操作权限限制；
（3）操作人员身份的密码控制；
（4）数据存贮和处理相隔离；
（5）设置接触与操作的日志控制。环境保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障，以保障机器正常运行。主要包括：机房环境保护，保护性设备配备，以及安全供电系统的安装等。例如计算机机房应采用单独专门供电系统，并且不定期检查电源、接地线的安全等措施，以保证机房环境安全。
随着网络技术快速地发展，公司应加强网络安全的控制，设置网络安全性指标，包括数据保密、访问控制、身份识别等，并且针对公司的特定状况，开发相应的技术来保护系统。
4、加强内部审计。内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为，内部审计必须包括以下几个方面：
（1）对会计资料定期进行审计，电算化会计帐务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合公司内控制度，凭证附件是否规范完整；
（2）审查机内数据与书面资料的一致性，如查看帐册内容，做到帐表相符，对不妥或错误的帐表处理应及时调整；
（3）监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；
（4）对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。
加入WTO以后，我国经济将迅速融人世界经济体系之中，经济的繁荣发展和市场的全面开放，对企事业单位的信息化进程产生新的推动，随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及运用，内部会计控制制度中的新问题和新课题将不断出现。对其深入研究，必将形成新的会计理论和方法，而新的会计理论和方法的确立，又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展，也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善，真正做到保证会计数据的可靠性和真实性，提高企业的经济效益。
[参 考 文 献]
1、李守明：《试析企业财务决策支持系统》，载《武汉大学学报》1997年第5期。
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3、葛家澍：《迎接21世纪密切关注国内外财务会计的新动向》，载《会计研究》1999年第1期
4、赵 伟《加入WTO对我国会计信息产业的影响与对策》， 载《中国会计电算化》2002 第七期
5、王治安、向显湖：《试论我国的会计改革目标》，《四川会计》1997年第12期。
6、任多魁：《企业内部的会计管理模式》，载《山西财税》1997年第11期。
7、李显岭：《现代企业会计管理模式探讨》，载《医药财会》1997年第5期。
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