电算化下的错账更正方法

错账主要是由记账凭证填制错误引起的，但其差错必须通过规范的会计差错更正方法来纠正。

在日常会计实务中，很多会计人热衷于电算化软件中的“反审核、反记账、反结账”功能，给学校的财务管理工作留下很大的隐患，其后果不堪设想。

其实，在手工账中常用的红字更正、补充更正法和划线更正法3种错账更正法，除在电算化环境下不需要用划线更正法来改变账簿记录外，其他两种方法还可继续在电算化后的错账更正中使用，操作程序也不复杂。

红字更正法

在电算化中，红字用负数表示，因此，红字更正法也可称为负数更正法。在电算化中，红字更正法适用范围与手工会计环境一样，主要更正以下两类错误：一是登账后，发现记账凭证应借、应贷科目或方向错误。二是登账后，发现记账凭证中应借、应贷科目正确，只是应填金额小于所填金额。

记账凭证应借、应贷科目或方向错误的更正。更正时，首先用红字编制一张同错误的记账凭证一样的记账凭证，并在摘要栏中注明“冲销某月某日某号凭证错误记录”，并录入机内，这样原有的错误记录均被冲销。同时，填制一张正确的记账凭证，在摘要栏中注明“更正某月某日某号凭证错误记录”，并录入机内。

例1：2014年10月，王会计发现自己在9月份把街道补助给A学校的人员经费50000元误记入事业收入科目中，10月份更正如下：

编制红字记账凭证，并在摘要栏中注明“冲销2014年9月某日某号凭证错误记录”：

借：银行存款 50000

    贷：事业收入 50000

编制正确的记账凭证，并在摘要栏中注明“更正2014年9月某日某号凭证错误记录”：

借：银行存款 50000

    贷：其他收入——街道补助 50000

对于应借、应贷科目正确，但应填金额小于所填金额的更正，更正时，只需用红字填制一张与原记账凭证科目及方向相同、金额为两者差额的记账凭证，同时在摘要栏中注明“冲销某月某日某号凭证多记金额”，并录入机内，达到冲减多记金额的目的。

例2：2014年10月，王会计发现自己在9月份把街道补助给A学校的人员经费5000元记成了50000元。10月份更正如下：

编制红字记账凭证，并在摘要栏中注明“冲销2014年9月某日某号凭证错误记录”：

借：银行存款 45000

    贷：其他收入——街道补助 45000

补充更正法

在电算化下，补充更正法的适用范围与手工会计环境一样，即记账凭证金额小于应记金额（原始凭证所记金额），而记账凭证的应借、应贷方向和会计科目都正确。更正时，只需填制一张应借、应贷方向和会计科目与原记账凭证相同，金额为正确金额与错误金额之间差额的记账凭证，并录入机内，达到补记少记金额的目的。

例3：2014年10月，王会计发现自己在9月份把街道补助给A学校的人员经费50000元，记成了5000元。10月份更正如下：

编制记账凭证，在摘要栏中注明“更正2014年9月某日某号凭证错误记录”：

借：银行存款45000

    贷：其他收入——街道补助45000

两点提醒

一是错账更正方法既要规范，又要简单方便。如对当期凭证录入过程中就发现的凭证录入错误，可采用删除错误文字重新编辑文字的方法。如发现当期尚未记账的凭证错误可直接采用删除错误凭证重新录入正确凭证的方法。这样既简单方便，又能提高工作效率。

二是错账更正一定要留下修改的痕迹。从会计制度对已记账的凭证不允许直接修改或删除的要求，或从错账更正的几种方法的名称中，都可以看出不管是手工会计，还是电算化会计，对出错的修改均强调留有痕迹。

因此，对已登账的记账凭证错误不能采用逆向操作直接删除错误凭证同时重新录入正确凭证的方法，而应根据其不同的错误情况采取相应的更正方法，同时在原错误记账凭证的摘要栏注明更正记账凭证的日期和编号，以便对照查找。