存了备用金如何做会计凭证
来源： 正保会计网校
2025-01-02
普通
存了备用金如何做会计凭证
在企业财务管理中，备用金是用于日常小额支出的资金。
存入备用金时，需要制作相应的会计凭证来反映这笔交易。具体操作如下：
假设某公司决定从银行账户中取出5,000元作为备用金，并将其交给财务部门的出纳员。此时，应编制一张收款凭证，其内容包括日期、摘要、借方科目、贷方科目以及金额。根据会计原则，这笔交易将涉及两个科目：现金（借方）和银行存款（贷方）。会计分录为：
<借> 现金 5,000
<贷> 银行存款 5,000
这表示公司从银行提取了5,000元现金并存入公司的现金账户中。
备用金的使用与报销
备用金主要用于处理临时性的费用支出，如办公用品采购、差旅费等。每次使用备用金后，使用者需及时填写报销单据，并附上相关发票或收据。财务人员审核无误后，会根据实际支出金额调整备用金余额。
例如，员工小李出差回来后提交了2,000元的差旅费报销申请。经过审批后，财务部门将支付这笔款项给小李，并相应减少备用金余额。此时，会计凭证的编制如下：
<借> 管理费用-差旅费 2,000
<贷> 现金 2,000
此步骤确保了所有支出都有据可查，同时也保持了账目的一致性和准确性。
为了保证备用金的有效管理和合理使用，企业应当建立完善的内部控制制度，明确备用金的审批流程、使用范围及报销标准。
常见问题
备用金是否可以长期存放而不使用？答：备用金的主要目的是为了应对突发的小额支出需求，因此不应长期闲置。如果长时间没有动用，建议重新评估其必要性，或将多余部分归还至公司账户。
不同部门之间的备用金如何管理？答：对于规模较大的企业，可以为各个部门设立独立的备用金账户，但必须统一由财务部门负责监督和管理，确保每一笔支出都符合规定。
备用金的额度应该如何确定？答：备用金的额度应基于历史数据和实际需求来设定，既要满足日常运营中的小额支出，又要避免过多占用流动资金。定期审查和调整额度也是必要的。
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