一、提前沟通与协商 在同事出差前，就与客户明确出差费用的承担方以及后续的报销流程。可以通过邮件、合同补充条款或会议纪要等形式进行确认，确保双方对费用的承担有清晰的共识。 如果同事已经在公司报销了费用，可以及时与客户联系，说明情况并提供详细的费用清单和报销凭证，以便客户了解费用的具体构成和合理性。 二、开具发票或收据 根据客户的要求，为出差费用开具正规的发票或收据。发票内容应详细注明费用项目、金额、日期等信息，以便客户进行财务核算和报销。 如果客户需要特定的发票类型或格式，可以与公司财务部门协商，确保能够满足客户的需求。 三、选择合适的收款方式 银行转账：提供公司的银行账户信息给客户，要求客户通过银行转账的方式支付报销款。这种方式安全、便捷，且有明确的转账记录可查。 支票支付：如果客户习惯使用支票，可以要求客户开具支票支付报销款。在收到支票后，及时存入公司银行账户，确保资金安全到账。 在线支付平台：如果客户愿意，可以使用在线支付平台（如支付宝、**支付等）进行支付。这种方式快速、方便，且可以实时查看支付状态。 四、跟进与确认 在向客户提供发票或收据后，及时跟进客户的付款进度。可以通过电话、邮件或短信等方式提醒客户付款，并询问是否有任何问题或需要进一步的信息。 一旦收到客户的报销款，及时与公司财务部门进行核对和确认，确保款项准确无误地到账。同时，可以向客户发送一封确认邮件，表达感谢之意。 例如，可以这样与客户沟通： “尊敬的客户，您好！关于我们同事为配合贵方外地工作产生的出差费用，前期我们已经与您明确由贵方承担。目前同事已经在我们公司完成了报销，费用共计 [具体金额]。我们已为您开具了详细的发票 / 收据，发票号码为 [具体号码]。为了方便您的财务处理，我们提供以下公司银行账户信息：[银行名称、账号、户名等]。您可以选择银行转账、支票支付或在线支付平台等方式支付报销款。如有任何疑问或需要进一步的信息，请随时与我们联系。感谢您的理解和支持！”