请问一下老师，广州的同事去南京因公出差，刚好老板也去南京协会开会，回来时间一样，老板就把他回来的最先的机票退了，产生退票费280元，之后重新下单跟同事一起回的2张机票，总计1200，这样就相当于同事回来的机票是老板一起买的，报销是老板报的，期间同事住宿费也是老板帮忙在南京订的，老板报销，总1500元，但是他们去南京时的去程机票都是各自买各自报，加入去程机票都是500元，请问一下老板和员工报销怎么做，帐我应该怎么做账，