根据税法的规定，在垫付运输费用时，应该有明确的实际发生及相应税收记录，比如费用来源及税额，并且账面上应当登记付款人及付款账号。 首先，应当制作对应的发票，并准确记录发票上的发票内容、税收信息及具体付款时间等。 其次，应当建立正确的会计凭证，如借方为"应付账款”，贷方为“银行存款”，金额即垫付的运输费，另外还要填写好“摘要”，并将其作为会计账务的记录。 最后，将涉及的垫付运输费用，加入财务报表中，建立正确的凭证，并做好充分的审计，以确保垫付的费用真实可信。 拓展知识：企业在垫付运输费用时，应当充分考虑减免税问题，如商业发票抵税、三方协议适用折扣等，可以降低企业的费用负担。