首先，我们需要确定参与此活动的人数和比赛的设备和场地需求，这可以用于计算活动费用。然后，我们需要制定活动计划，确定需要哪些费用，包括物品支出，餐费，服务费用等。最后，在办理费用时，应注意发票，以保证按时付款，以及要准确的记账，以免出现遗漏或重复计算的情况。 拓展知识：在计算活动费用时，应注意把握核算的原则，除了处理及时支出的费用外，还应注意这些费用是否具备核算必要性，并符合会计帐务制度的相关规定。