付款申请书和费用报销单都是重要的财务文件，它们在使用上有很大的区别。 付款申请书是一种企业内部文件，在企业内部进行资金申请、使用、审批和管理时需要提出申请，付款申请书通常包含了付款对象、申请人、付款人、付款金额、付款事由、经办人等内容，属于企业内部管理文件。 费用报销单是一种企业外部文件，其用途是付款给企业外部的个人或团体，以报销费用或补偿损失等。费用报销单通常包含了申报人、收款人、报销金额、报销事由、审批人等内容，属于企业对外财务文件。 总之，付款申请书和费用报销单在使用上有较大不同，付款申请书是在企业内部进行资金申请和使用，费用报销单是付款给企业外部的个人或团体，以报销费用或补偿损失等。 拓展知识：付款申请书和费用报销单的归档应注意原则，如以下原则：以相关法令或公文件的要求为依据；以费用科目分类；以申请年度归档；以相关凭证号归档；以报销单编号归档等。