浅谈电算化会计中会计分录的编制
来源： 中国煤炭经济学院会计系
2005-08-26
普通
会计分录是每笔经济业务列示其应借记和应贷记的帐户及其金额的一种记录。会计分录的正确与否，直接影响到帐户的记录，乃至影响到会计信息的质量。
在手工环境下，会计分录是根据借贷记帐法“有借必有贷，借贷必相等”的记帐规则编制的，在电算化会计中多数会计分录的编制与手工是相同的，但也有部分会计分录的编制与手工存在差异，需要进行相应的变换被计算机接收后才能保证会计信息的正确性，否则输出的帐簿和报表信息有可能是错误的，如费用冲减、帐内调整等事项，这些会计分录的编制在电算化会计中需要引起足够的注意。
会计分录是记帐的直接依据，根据会计分录登记帐簿时，会计实务要求做到帐证相符。传统的手工会计方式下某些会计分录是经过人们大脑的分析，采用相反的颜色登记到帐户相反的方向中去的。会计上，期间费用类帐户一般是借方分析多栏式明细帐，平时发生的各项业务登记到借方，只有到结转费用帐户时，才从贷方转出，出现贷方发生额。例如：“坏帐准备”是按照“应收帐款”期末借方余额的一定比例提取的，若“坏帐准备”期末贷方余额大于按照“应收帐款”期末借方余额的一定比例提取时，就要将其差额冲减“管理费用”，传统手工会计分录如下：
借：坏帐准备×××
贷：管理费用×××
会计人员根据这个会计分录登记“管理费用”明细帐时，由于“管理费用”是借方分析式多栏帐且平时不出现贷方发生额，会计人员必须经过大脑分析，用红字（分录本身是蓝字）登记到“管理费用”相应明细帐户的借方，从而造成帐证方向不一致。而在电算化会计中，计算机记帐不可能象人脑那样分析，它会毫不犹豫地登记到“管理费用”相应明细帐户的贷方，从而造成手工与机器登记的管理费用借贷方发生额不等（借方手工大，贷方手工为零），影响会计报表编制的正确性（计算机自动编表一般是用“管理费用”帐户的借方发生额编表，而不用借贷方发生额差额，即净发生额编表）。究其原因，是传统会计不规范处理所致。会计人员应适应这种变化，将会计分录变换成如下分录，就不会出现上述问题。
借：管理费用×××（红字）
贷：坏帐准备×××（红字）
实务中，还有一种编制会计分录的做法也需要加以规范。例如：某采购员出差借款2000元，采购回来报销，差旅费及补助等共支出1600元。假设借款时已作其他应收款处理，该采购员所花的费用记入“管理费用”。传统会计实务通常编制一张收款凭证作如下会计分录：
借：现金400
贷：其他应收款-××2000
管理费用－1600
这样在计算机帐务系统中，若定义的凭证类型是收、付、转形式，以收款凭证录入该凭证，又会产生上述同样的问题，正确的做法是编制两张记帐凭证：一张收款凭证（400）和一张转帐凭证（1600），会计分录如下：
借：现金400
贷：其他应收款400
借：管理费用1600
贷：其他应收款1600
周其林同志在《中国会计电算化》2000年第10期发表了题为“费用冲减会计分录在会计电算化中的处理办法”一文，谈到了手工冲减费用的会计分录通常是贷记某费用帐户，并举例假设黎明是机关管理人员，收到黎明同志退回的差旅费现金50元，手工会计分录为：
借：现金50
贷：管理费用50
周其林同志认为对这类业务的会计分录在电算化会计中的正确处理办法有两种：一是用红字冲销费用支出数，同时用红字冲销现金支出数，即：
借：管理费用－50
贷：现金－50
二是在借方用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金的增加数，即：
借：管理费用－50
贷：现金50
本人认为第一种做法的前提条件是该单位采用的是记帐凭证不分类且记帐凭证格式统一。如果记帐凭证分为收、付、转三类的话，那么这张记帐凭证只能是付款凭证格式（贷记现金），填制付款凭证肯定让人费解。再说，各单位都很重视货币资金，尤其是现金，有的单位仍然要求出纳每天手工登记现金日记帐，根据这张付款凭证登记现金日记帐，是登记到借方（蓝字）还是登记到贷方（红字）呢？登记到借方，导致帐证方向不一致；登记到贷方，表示现金的减少，虽然是红字，也让人难以理解。怎么办？本人认为，可以引入过渡科目进行处理，这在后面的部分中将加以说明。
在会计实务中还有帐户间调整需要编制相应的会计分录，如将“生产成本-折旧费”调整到“制造费用-折旧费”中去。传统手工会计实务的做法有两种，一种是：
借：制造费用-折旧费×××
贷：生产成本-折旧费×××
因为“生产成本”为借方分析多栏式帐，分录中的贷方必然会出现上述帐证不一致的问题。为了保证帐证相符，有人提出另一种解决的办法，编制如下的会计分录：
借：制造费用-折旧费×××
生产成本-折旧费×××（红字）
贷：任意科目0
这种做法与周其林同志的第二种做法类似，由于贷方帐户发生额为零，周其林同志将其省略。周其林同志的第二种做法至少存在两个问题：⑴它违背了借贷记帐法的记帐规则，仅有借方，没有贷方；⑵违背了财政部1994年6月30日发布的《会计核算软件基本功能规范》第十五条的第（四）款，即“正在输入的记帐凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行”，也就是说所有已经通过财政部门评审的会计核算软件，都不可能违反上述规定，都会既有借方科目又有贷方科目，否则财政部门不可能同意使用这种软件的企业摆脱手工记帐，因此在电算化会计中不能编制仅有借方或仅有贷方的会计分录，会计核算软件不接受这种分录，但可以编制借方或贷方为任意会计科目，同时金额为零的会计分录。计算机记帐是根据科目编码记帐的，所以“任意科目”明细帐必然记载有金额为零的经济业务，这种经济业务在会计上是没有存在必要的。
为了避免这种情况的发生，作者本人认为正确的做法是借用一个过渡帐户，如“其他应付款-过渡”帐户，通过编制两张记帐凭证来解决，上述例子的会计分录可以编制如下：
借：制造费用-折旧费×××
贷：其他应付款-过渡×××
借：生产成本-折旧费×××（红字）
贷：其他应付款-过渡×××（红字）
这样登帐时，“制造费用”、“生产成本”帐户肯定没有问题，过渡帐户贷方也立即抵销，从道理上讲，也没有问题，只是增加了记帐凭证的数量。
综上所述，实现电算化会计以后，企业的会计人员在编制会计分录时，既要遵循会计理论本身要求，又要考虑电算化会计软件的要求，这些要求往往同手工习惯做法是不一样，甚至是相互矛盾的，有些习惯做法本身是不正确、不规范的，会计人员需要结合会计理论和电算化会计的知识进行修正，以适应不断发展的会计信息化的需要。
在手工环境下，会计分录是根据借贷记帐法“有借必有贷，借贷必相等”的记帐规则编制的，在电算化会计中多数会计分录的编制与手工是相同的，但也有部分会计分录的编制与手工存在差异，需要进行相应的变换被计算机接收后才能保证会计信息的正确性，否则输出的帐簿和报表信息有可能是错误的，如费用冲减、帐内调整等事项，这些会计分录的编制在电算化会计中需要引起足够的注意。
会计分录是记帐的直接依据，根据会计分录登记帐簿时，会计实务要求做到帐证相符。传统的手工会计方式下某些会计分录是经过人们大脑的分析，采用相反的颜色登记到帐户相反的方向中去的。会计上，期间费用类帐户一般是借方分析多栏式明细帐，平时发生的各项业务登记到借方，只有到结转费用帐户时，才从贷方转出，出现贷方发生额。例如：“坏帐准备”是按照“应收帐款”期末借方余额的一定比例提取的，若“坏帐准备”期末贷方余额大于按照“应收帐款”期末借方余额的一定比例提取时，就要将其差额冲减“管理费用”，传统手工会计分录如下：
借：坏帐准备×××
贷：管理费用×××
会计人员根据这个会计分录登记“管理费用”明细帐时，由于“管理费用”是借方分析式多栏帐且平时不出现贷方发生额，会计人员必须经过大脑分析，用红字（分录本身是蓝字）登记到“管理费用”相应明细帐户的借方，从而造成帐证方向不一致。而在电算化会计中，计算机记帐不可能象人脑那样分析，它会毫不犹豫地登记到“管理费用”相应明细帐户的贷方，从而造成手工与机器登记的管理费用借贷方发生额不等（借方手工大，贷方手工为零），影响会计报表编制的正确性（计算机自动编表一般是用“管理费用”帐户的借方发生额编表，而不用借贷方发生额差额，即净发生额编表）。究其原因，是传统会计不规范处理所致。会计人员应适应这种变化，将会计分录变换成如下分录，就不会出现上述问题。
借：管理费用×××（红字）
贷：坏帐准备×××（红字）
实务中，还有一种编制会计分录的做法也需要加以规范。例如：某采购员出差借款2000元，采购回来报销，差旅费及补助等共支出1600元。假设借款时已作其他应收款处理，该采购员所花的费用记入“管理费用”。传统会计实务通常编制一张收款凭证作如下会计分录：
借：现金400
贷：其他应收款-××2000
管理费用－1600
这样在计算机帐务系统中，若定义的凭证类型是收、付、转形式，以收款凭证录入该凭证，又会产生上述同样的问题，正确的做法是编制两张记帐凭证：一张收款凭证（400）和一张转帐凭证（1600），会计分录如下：
借：现金400
贷：其他应收款400
借：管理费用1600
贷：其他应收款1600
周其林同志在《中国会计电算化》2000年第10期发表了题为“费用冲减会计分录在会计电算化中的处理办法”一文，谈到了手工冲减费用的会计分录通常是贷记某费用帐户，并举例假设黎明是机关管理人员，收到黎明同志退回的差旅费现金50元，手工会计分录为：
借：现金50
贷：管理费用50
周其林同志认为对这类业务的会计分录在电算化会计中的正确处理办法有两种：一是用红字冲销费用支出数，同时用红字冲销现金支出数，即：
借：管理费用－50
贷：现金－50
二是在借方用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金的增加数，即：
借：管理费用－50
贷：现金50
本人认为第一种做法的前提条件是该单位采用的是记帐凭证不分类且记帐凭证格式统一。如果记帐凭证分为收、付、转三类的话，那么这张记帐凭证只能是付款凭证格式（贷记现金），填制付款凭证肯定让人费解。再说，各单位都很重视货币资金，尤其是现金，有的单位仍然要求出纳每天手工登记现金日记帐，根据这张付款凭证登记现金日记帐，是登记到借方（蓝字）还是登记到贷方（红字）呢？登记到借方，导致帐证方向不一致；登记到贷方，表示现金的减少，虽然是红字，也让人难以理解。怎么办？本人认为，可以引入过渡科目进行处理，这在后面的部分中将加以说明。
在会计实务中还有帐户间调整需要编制相应的会计分录，如将“生产成本-折旧费”调整到“制造费用-折旧费”中去。传统手工会计实务的做法有两种，一种是：
借：制造费用-折旧费×××
贷：生产成本-折旧费×××
因为“生产成本”为借方分析多栏式帐，分录中的贷方必然会出现上述帐证不一致的问题。为了保证帐证相符，有人提出另一种解决的办法，编制如下的会计分录：
借：制造费用-折旧费×××
生产成本-折旧费×××（红字）
贷：任意科目0
这种做法与周其林同志的第二种做法类似，由于贷方帐户发生额为零，周其林同志将其省略。周其林同志的第二种做法至少存在两个问题：⑴它违背了借贷记帐法的记帐规则，仅有借方，没有贷方；⑵违背了财政部1994年6月30日发布的《会计核算软件基本功能规范》第十五条的第（四）款，即“正在输入的记帐凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行”，也就是说所有已经通过财政部门评审的会计核算软件，都不可能违反上述规定，都会既有借方科目又有贷方科目，否则财政部门不可能同意使用这种软件的企业摆脱手工记帐，因此在电算化会计中不能编制仅有借方或仅有贷方的会计分录，会计核算软件不接受这种分录，但可以编制借方或贷方为任意会计科目，同时金额为零的会计分录。计算机记帐是根据科目编码记帐的，所以“任意科目”明细帐必然记载有金额为零的经济业务，这种经济业务在会计上是没有存在必要的。
为了避免这种情况的发生，作者本人认为正确的做法是借用一个过渡帐户，如“其他应付款-过渡”帐户，通过编制两张记帐凭证来解决，上述例子的会计分录可以编制如下：
借：制造费用-折旧费×××
贷：其他应付款-过渡×××
借：生产成本-折旧费×××（红字）
贷：其他应付款-过渡×××（红字）
这样登帐时，“制造费用”、“生产成本”帐户肯定没有问题，过渡帐户贷方也立即抵销，从道理上讲，也没有问题，只是增加了记帐凭证的数量。
综上所述，实现电算化会计以后，企业的会计人员在编制会计分录时，既要遵循会计理论本身要求，又要考虑电算化会计软件的要求，这些要求往往同手工习惯做法是不一样，甚至是相互矛盾的，有些习惯做法本身是不正确、不规范的，会计人员需要结合会计理论和电算化会计的知识进行修正，以适应不断发展的会计信息化的需要。
