第二节 采购与付款的内部控制和控制测试
一、采购交易的内部控制
（一）内部控制目标、内部控制与审计测试的关系
采购交易的控制目标、关键内部控制和测试一览表(P401 表16-2)
（二）采购交易的内部控制
二、付款交易的内部控制
采购与付款循环的内部控制
| (1)采购、验收、储存、会计及财务部门在人员安排及职责分工等方面应相互独立，偿还债务应经上述部门进行相应确认或批准。 |
| (2)购货交易——填写订货单——签章批准——订货单副本及时提交会计、财务部门。 |
| (3)编制按顺序编号的验收单——副本送交采购、会计等部门。 |
| (4)采购部门将购货发票、订货单及验收单进行比较。 |
| (5)采购部门填制应付款凭单——批准——支付货款。 |
| (6)采购部门应对所收各种单据、文件加盖收件日期时刻章。 |
| (7)应付账款总分类账和明细分类账应按月结账，并相互核对。 |
| (8)供货方取得对账单，与应付账款明细分类账和未付凭单明细表相互调节。 |
| (9)采用总价法记录现金折扣，并制定严格的复核制度审查是否发生折扣损失。 |
三、固定资产的内部控制
固定资产的内部控制、控制要点和主要控制测试程序
| 内部控制 | 控制要点 | 主要控制测试程序 |
| 1．预算制度 | 固定资产增减应编制预算(固定资产内部控制中最重要的部分；大企业要有年度预算，小企业要有计划) | 检查固定资产的取得与处置是否依据预算，对实际支出与预算之间的差异以及未列入预算的特殊事项，检查其是否履行特别的审批手续(发生、准确性、计价和分摊) |
| 2．授权批准制度 | 企业的资本性支如预算只有经过董事会等高层管理机构批准方可生效；所有固定资产的取得和处置均需经企业管理层的书面认可 | 不仅要检查授权批准制度本身是否完善，还要关注授权批准制度是否得到切实执行(发生、准确性、计价和分摊) |
| 3．账簿记录制度 | 设置总账、明细账、固定资产登记卡；按类别、使用部门、每项固定资产进行明细分类核算；增减变化均有原始凭证 | 检查明细账与登记卡设置的完善性，固定资产增减变化时原始凭证的充分性(发生、准确性、计价和分摊、完整) |
| 4．职责分工制度 | 对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置(不相容职务)等，均应明确划分责任，由专门部门和专人负责 | 检查与观察分工的恰当性(发生、准确性、计价和分摊、完整性) |
| 5．资本性支出和收益性支出的区分制度 | 书面标准：区分资本性支出和收益性支出； 明确资本性支出的范围和最低金额；凡不属于资本性支出的范围、金额低于下限的任何支出，均应列作费用并抵减当期收益 | 检查标准制定的合理性与执行的有效性(准确性、计价和分摊) |
| 6．处置制度 | 投资转出、报废、出售等均要有一定申请报批程序 | 检查报批程序的合理性与执行有效性(发生、准确性、计价和分摊) |
| 7．定期盘点制度 | 确定数量、存放地点、使用状况定期盘点制度的作用：验证账面各项固定资产是否真实(发生)；了解固定资产的放置地点和使用状况(发生)；发现是否存在未入账的固定资产(完整性) | CPA应了解和评价企业固定资产盘点制度，并注意查询盘盈、盘亏固定资产的处理情况(发生、完整性) |
| 8．维护保养制度 | 建立日常维护、定期检修制度 | 检查制度的合理性与实际执行情况(发生、准确性、计价和分摊) |
注意：严格地讲，固定资产的保险不属于企业固定资产的内部控制范围，但它对企业非常重要，因此CPA在检查、评价企业的内部控制时，应当了解企业对固定资产的保险情况。
四、评估重大错报风险(略P406)
五、控制测试
（一）以内部控制目标为起点的控制测试
（二）以风险为起点的控制测试
采购与付款交易的风险、控制和控制测试
风险 | 计算机控制 | 人工控制 | 控制测试 |
订购商品和劳务 | |||
未经授权的供应商可能进入经批准的供应商主文档。 | 程序设定只允许经授权的人员才能修改经批准的供应商主文档。 | 只有采购部门高级员工才被授权在供应商主文档中增加新供应商信息。 | 询问管理层并检查证明这些控制完成情况的文件。 |
可能向未经批准的供应商采购。 | 处理之前，计算机自动与供应商主文档中每一份订购单比对。将不符事项记录于例外报告中。 | 复核例外报告并解决问题。绕过控制的人工处理经恰当审批。 | 检查复核例外报告的证据，以及批准僭越控制的人工处理的恰当签名。 |
采购可能由未经授权的员工执行。 | 访问控制只允许经授权的员工处理订购单，菜单层面的控制授权限定至单个员工。 | 复核正式的授权级别并定期修订，采购人员有权在限额内进行采购或处理某些类型的支出。僭越控制的、人工接受的订购单，需经采购主管或高级管理层批准。 | 询问和检查授权批准和授权越权的文件。检查订购单并确定其是否在授权批准的范围之内。 |
订购的商品或劳务可能未被提供。 | 计算机自动对所有发出的订购单事先编号，并与随后的采购入库通知单和供应商发票进行比对。比对不符的订购单被单独打印。 | 长期未执行的订购单被记录于未执行订购单的文件上，并采取跟进行动。 | 询问并检查文件，以证实对未执行的订购单的跟进情况。 |
采购订购单的项目或数量可能不准确。 | 计算机将订购单上的产品摘要和存货代码与存货主文档明细进行比对。当再订货数量超过存货主文档记录的再订货数量，或者现有的存货项目数量超过再订货水平时，生成订货例外报告。 | 由采购部门复核例外报告，取消订购单或经过恰当授权后处理。 | 检查例外报告，证实问题已被适当处理。 |
收到商品和劳务 | |||
收到商品可能未被记录。 | 当商品接收仓库索取订购单以核对所收货物时，计算机生成一份事先编号的采购入库通知单。 定期打印未完成订购单。 | 由采购部门复核和追踪未完成订购单报告。 定期将报表余额调整至应付账款余额。 | 检查打印文件并追踪未完成订购单。 检查应付账款的调整，并重新执行这些程序，以获取其是否正确的证据。 |
收到的商品可能不符合订购单的要求或可能已被损坏。 | 收货人员将收到的商品的情况、实际收货数量录入采购入库通知单，将采购入库通知单与订购单上的具体信息进行比对，并就比对不符商品的情况和数量生成例外报告。 | 清点从供应商处收到的商品，将商品的情况、收货数量与订购单进行核对。检查货物的状况。复核例外报告并解决所有差异。 | 询问、观察商品实物并与订购单进行核对。检查打印文件以获取复核和跟进的证据。 |
记录采购和应付账款 | |||
收到的商品可能未被计入采购。 | 由计算机打印一份没有相应发票记录的采购入库通知单的完整清单。在一些计算机系统中，可能根据订购单上的采购价格在临时文档中生成一份预开单据，当实际收到供应商发票时，再按发票金额转账。 | 由会计部门人员追踪遗失的发票。 | 询问、检查例外报告和其他文件，以追踪已收到商品但发票未到、未作采购记录的情况。 |
对发票已到，但商品或劳务尚未收到的可能作采购记录，或者可能重复作采购记录。 | 由计算机比对订购单、采购入库通知单和发票，只有比对一致后，采购才能被记录至总分类账；对比对不符和重复的发票生成例外报告。 在分批次处理系统中，由计算机控制各采购入库通知单金额的总额，并与相应的供应商发票金额比对，对出现的差异打印成例外报告。 | 由会计部门的人员追踪例外报告中提及的供应商发票与订购单或采购入库通知单比对不一致问题或重复问题。 | 询问和检查例外报告，并追踪已收到但比对不符的发票。 |
采购发票可能未被记录于正确的会计期间。 | 由计算机将记录采购的日期和采购入库通知单上的日期进行比对，如果这些日期归属不同的会计期间，应生成打印文件。 | 由会计人员输入必要的分录，确保对计入当期的负债的核算是恰当的。 | 询问和检查打印文件并重新执行截止程序。 |
记录的采购价格可能不正确。 | 由计算机将供应商发票上的单价与订购单上的单价进行比对，如有差异应生成例外报告。 | 复核例外报告，并解决问题。 | 询问和检查打印文件，以及解决差异的证据。通过对照发票价格与订购单上的价格，重新执行价格测试。 |
供应商发票可能未被分配至正确的应付账款账户。 | 由计算机将订购单和采购入库通知单上的代码与发票上的供应商名称和代码进行比对，并将其与应付账款账户明细核对。 | 由会计部门人员追踪例外报告上供应商名称和代码比对不符的情况。 | 询问和观察例外报告，以及解决例外情况的证据。重新执行分配费用支出的测试。 |
发票可能未分配至个人客户的账户，或者在更新时使用了错误的应付账款文档。 | 更新后，由计算机将应付账款期初余额合计数，加上本期购货，减去本期支付，得到应付账款期末余额合计数，与应付账款总分类的期末余额进行比对。每次更新前，由计算机检查日期和更新前的版本号。每次更新后，应付账款主文档会注明日期或顺序编号。 | 由适当的会计人员执行连续运行总额调节。复核并重新提交未分配采购发票的例外报告。利用外部文件标签和整理功能来标明使用哪一版本的主文档。 | 检查连续运行控制总额的打印文件。询问对IT程序的一般控制，以确保应付账款主文档使用正确的版本。 |
在记录或处理采购发票时可能出现错误。 | 在处理运行过程中检查发票计算的准确性：检查商品数量，将数量乘以单价与发票总额核对，并计算得出应收的折扣。 | 每月根据供应商对账单调整应付账款金额，编制汇款通知单并邮寄给供应商。询问处理供应商付款的人员是否与记录采购发票的人员职责分离。应付账款明细账合计数应调节与应付账款总分类胀一致。 | 询问、检查并重新执行应付账款总分类胀的调节程序。 |
购买的商品或劳务可能未被记录于正确的费用或资产账户。 | 由计算机将订购单、采购入库通知单和发票上的账户代码与总分类账上的账户代码进行比对。按周或按月打印采购交易中费用和资产的分配。 | 复核交易打印文件的合理性。 | 询问和检查打印文件，以获取经管理层复核的证据。询问对于发现的错误，是否采取了改正措施。 |
上述所有风险。 | 由管理层根据关键业绩指标复核实际业绩。例如：实际采购、计划采购及月度趋势分析；实现的毛利率；应付账款的周转天数。 | 检查用于证明已经识别和解决与关键业绩指标不符的实际业绩问题的文件。询问管理层针对这一问题采取的措施。重新执行复核和跟进程序。 | |
记录开具的支票和电子货币转账支付 | |||
开具的支票和电子货币转账支付凭证可能未被记录。 | 在开具支票过程中，由计算机生成事先顺序编号的支票。对空白支票实施接触控制，只有得到授权的员工才能接触。由支票支付系统打印所有开具的支票。 | 如果支票是手工开具的，应控制尚未签发的事先顺序编号的支票表；由高级员工开具支票；按顺序检查支票编号；调节银行存款余额。 | 询问并观察实物控制和接触控制。重新执行顺序检查和调节银行存款余额的程序。 |
电子货币转账支付可能由未经授权的人员执行。 | 只有得到授权、掌握密码的员工才能接触电子货币转账专用终端机。 | 授权执行电子货币支付交易的人员，根据支付次数的多少，按月、按周或按日复核电子货币支付清单打印文件，以发现不正常或未经授权的支付。 | 询问、观察实物控制和接触控制。 |
可能向不正确的供应商银行账户进行电子货币转账支付。 | 对于为处理电子货币转账支付而从银行下载的供应商的银行账户详细信息，实施严格的控制。 | 只授权高级员工出于处理电子货币转账支付的目的，在银行记录中变更或增加供应商银行信息。详细信息由供应商书面提供，并在供应商文档中保存。依靠银行的安全控制对此进行监督。 | 询问和检查经恰当授权签字的记录。 |
开具的支票和电子货币转账支付凭证可能未被及时记录或分配到正确的应付账款账户。 | 付款被自动记入相关应付账款或费用账户和银行存款账户。每一次开具支票后，及时调节相关总分类账的变动。 | 定期进行银行存款调节。按月根据银行存款余额调节表对应付账款账户余额进行调节。 | 检查并重新执行调节程序。 |
可能就虚构或未经授权的采购开具支票和电子货币转账支付凭证。 | 由计算机比对订购单、采购入库通知单和发票，以及经批准的供应商主文档上的供应商账户代码和名称，打印例外报告。 | 如果支票由人工开具，由支票开具人员检查所有支持性文件，包括支票开具前供应商的应付账款调节表和汇款通知。由管理层复核应付账款明细表和采购交易明细表以发现非正常的支付。 | 询问和观察支票开具流程。检查例外报告并追踪问题的解决。 |
可能重复开具支票和电子货币转账支付。 | 由计算机将付款金额和应付账款余额进行比对，并就支付金额超过应付金额的情况生成例外报告。 | 支持性凭据应该注明“已付讫”标记以防止重复支付。复核例外报告并检查例外事项的处理。 | 检查例外报告，以确定任何付款额超过应付余额的情况是否已得到解决。检查已注明“已付讫”标记的凭据。 |
开具支票和电子货币转账支付的金额可能不正确。 | 由计算机比对订购单、采购入库通知单、发票以及在每一应付账款记录中的供应商账户代码和金额。 | 如果支票由人工开具，由支票开具人员检查所有支持性文件，包括支票开具前供应商的应付账款调节表和汇款通知。 | 询问和观察支票开具流程，并重新执行调节程序。 |
开具的支票和电子货币转账支付凭证，在送达供应商前可能被修改。 | 开具的支票应该由其他人员发送给供应商，支票开具后不应该再退还给支票开具人。按周或按月核对银行存款余额调节表，复核银行对账单中包含的已支付的支票。 | 询问、观察支票开具流程，观察并重新执行银行存款调节程序。 | |
上述所有风险。 | 管理层的监控主要涉及以下方面：日常零用现金或现金支付清单应该反映分摊到应付账款、费用或资产总分类账户的金额，并就异常的金额或供应商进行询问；定期复核应付账款的账龄分析，并调整应付账款总分类账；追踪异常的余额或不熟悉的供应商名称；监控关键业绩指标。 | 询问、观察管理层的复核程序以及对任何异常的事项的追踪。重新执行复核和追踪程序。 | |
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