Excel数据有效性的妙用-制作流程单据中的信息提示框！简单！

实务工作中很多企业的流程单据，比如费用报销单等并不是从外部购买的，而是公司财务人员自己设计出来的。今天我们就给大家介绍一个报销单设计时的优化技巧。

在报销单上很多单元格我们都是有填报的特定要求的，比如格式的要求，比如内容上的要求。为了防止报销人乱填，财务可能会写一个填报说明，在旁边或者在下方，有一大堆文字。这样可能让使用者看着觉得非常麻烦。

那么怎么样让这个说明看起来明了又简单呢？实务工作中我们见到过如下图所示这样的提示框。

这样的提示框是怎样制作的呢？可以使用“数据”选项卡下的数据有效性功能。我们以C8到C15 单元格为例，首先选中这片区域，然后点击数据有效性，在输入信息处，比如我们录入“请按照指定的费用类型填写 ”。此时，当鼠标点击该单元格的时候，就出现了“请按照指定的费用类型填写 ”的提示。操作步骤如下图。

再比如，为保证银行账号显示正确，因为我们知道Excel中当数字超过11位时就变成科学计数法显示了，前面加一个单引号可以让数字格式变为以文本格式存储。

我们在此处用数据有效性功能设置输入信息为“输入银行账号前请先在单元格中输入英文半角下的单引号”。那么报销人员刚要填写她的银行卡卡号时，就出现如何正确填写的提示了。

能够避免以后打印出来财务人员看不到该员工完整的银行卡卡号。操作步骤如下图。

好了，费用报销单设计时使用数据有效性进行信息提示的简单优化技巧大家掌握了吗？更多内容欢迎大家关注胡雪飞老师的《财务人员必会之Excel流程表单设计技巧》。查看课程详情>>

更多推荐：

【百宝箱】EXCEL表格/函数/快捷键超实用干货汇总！摆脱低效

小技巧！Excel单元格为零值时设置为不显示任何内容的方法！

如何在Excel中设置打勾按钮？详细操作步骤来啦！