企业购买加油卡后如何做账？一个案例看懂
在现代企业运营中，许多公司选择购买加油卡以优化自有车辆的加油管理流程。然而，不同于一般的采购业务，购入加油卡后的账务处理往往颇具独特性。那么购入加油卡取得发票这一业务，应该如何正确做账呢？下面我们来看一个例子。
正小保餐饮有限公司名下有一辆运送蔬菜、米面粮油用的小货车。2024年3月，采购负责人刘经理提交付款申请，该付款申请单上显示支付用途是加油充值卡购卡，对方户名为中国石油天然气股份有限公司**销售分公司，金额为3000元。
（1）付款后，根据银行回单、付款申请单，账务处理如下：
借：预付账款—中国石油 3000元
贷：银行存款 3000元
付款后，刘经理向加油站取得了增值税普通发票。
（实际工作中很多企业是报销人拿着普通发票来报销加油卡的费用，财务将款项支付给报销人，这种情况下的账务处理与企业对公账户支付给对方公司是一样的。由于加油卡内的金额还未实际消费，此时不能计入到成本费用损益科目。）
（2）实际消费加油后，刘经理拿来了增值税专用发票，账务处理如下：
借：主营业务成本 2654.87元
应交税费—应交增值税（进项税额） 345.13元
贷：预付账款—中国石油 3000元
由于该车辆在正小保公司并不是管理部门使用的，而是采购原材料使用的，正小保餐饮公司将该车辆产生的相关加油费、过路费支出计入到了主营业务成本科目。如果是行政、财务部门使用的车辆，产生的加油费应计入到管理费用科目；如果是销售部门使用的车辆，产生的加油费应计入到销售费用科目。
持卡方在购卡充值时可以取得普通发票，实际消费时可以取得增值税专用发票抵扣税款。很多学员问到，已经取得了普票，还可以再次取得专票吗？
注意：凭借取得的加油充值卡普通发票是可以换开增值税专用发票的。
根据《成品油零售加油站增值税征收管理办法》（国家税务总局令第2 号）第十二条规定：
发售加油卡、加油凭证销售成品油的纳税人在售卖加油卡、加油凭证时，应按预收账款方法作相关账务处理，不征收增值税。
预售单位在发售加油卡或加油凭证时开具普通发票，如购油单位要求开具增值税专用发票，待用户凭卡或加油凭证加油后，根据加油卡或加油凭证消费记录，向购油单位开具增值税专用发票。
加油充值卡发票在凭卡加油后，可以凭加油卡或加油凭证加油记录换开增值税专用发票。
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会计工作绝非仅仅是理论知识的机械应用，更多的是在面对复杂实际业务时，能够灵活运用准则、精准判断，实现业务与财务数据的无缝对接。会计实务技能的高低直接影响着企业的财务数据质量，进而影响到企业的决策效率与经营绩效。
因此，每一位会计工作者都应当珍视每一次实操练习的机会，通过反复锤炼，不断提升对各种复杂业务场景的理解和处理能力。购入加油卡的账务处理只是其中一例，而会计实务中的技巧与经验，恰恰就是在无数个这样的具体案例中累积与升华的。不断打磨和提升实操技能，是确保企业财务管理规范、有效、有序发展的基石。
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