外贸业务必备技巧

　　第1招 妥善安排会面的约定

　　-I'd like to make an appointment with Mr. Lee.

　　当你计划到海外出差，顺道拜访客户时，必须先以书信通知对方。出国以前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访，也要通过对方的秘书安排，告诉她：“I''d like to make an appointment with Mr.Lee.”（我想和李先生约见一次。）让对方对你的造访有所准备，才会有心情和你洽谈。

　　第2招 向沟通对手表示善意与欢迎

　　——I will arrange everything.

　　如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：“I will arrange everything.“（我会安排一切。）不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。

　　第3招 沟通进行中应避免干扰

　　-No interruptions during the meeting！

　　如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

　　第4招 遵守礼仪

　　——Behave yourself！

　　沟通时，仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感，提高你的沟通效率。此外，坐姿不良，在对手讲话时左顾右盼，都足以使人对体产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴致。

　　第5招 适时承认自己的过失

　　——It's my fault.

　　如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的“I''m sorry. It''s my fault.“（对不起，是我的错。）通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解，只能火上加油，扩大事端。

　　第6招 抱怨不是无理取闹

　　-I have a complaint to make.

　　以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得其反。服务员上错了菜，旅馆女服务员忘了整理你的房间，送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况，着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题，不如心平气和而语气坚定地告诉对方

　　“I have a complaint to make.”（我有怨言。）然后告诉他所发生的事。

　　第7招 资料须充实完备

　　-We have a pamphlet in English.

　　具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 “We have a pamphlet in English.”（我们有英文的小册子。）或 “Please take this as a sample“（请将这个拿去当样品。）时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面，便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。

　　第8招 缓和紧张的气氛

　　——How abouta break？

　　当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何？）对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通。

　　第9招 做个周到的主人

　　-You can use our office equipment if necessary.

　　如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以外，更应该尽量配合对手，向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如，大大方方地告诉他“You can use our office equipment if necessary.”（如果必要的话，您可以使用我们的办公室设备。）协助对手对沟通内容做正确的衡量，其结果可能也是对己方极为有利的。

　　第10招 询问对方的意见

　　-What is your opinion？

　　每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想法以外，随时可加上一句“What is　　your opinion？”（你的意见是？）或“ I'd like to hear your ideas about the problem.”（我想听听你对这个问题的看法。）不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。

　　第11招 清楚地说出自己的想法与决定

　　-I think I should call a lawyer.

　　如果在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时，不能提醒他“I had theright-of-way.“（我有优先行驶权。）或没告诉他“ I think I should call a lawyer.”（我想我该叫个律师。）你也许因此而吃了大亏。还有很多情况是特别需要提供详实资料的，例如：向医生叙述你的病痛，告诉理发师你所要的发型，向客户讲解产品的特性等。平常多注意英美人士对这类场合的应对，您这方面的英语一定会大有进步！ 

　　第12招 找出问题症结

　　——What seems to be the trouble？

　　任何一个冲突或误解的产生，都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货？为什么对方不能达到你的要求？这种情况发生时，要立刻积极地探索原因。向对方探询“What  seems to be the troubte？”（有什么困难吗？）或问一句“Is there something that needs our attention？”有什么需要我们注意的吗？）都能表示你对事情的关切。知道问题的症结，才有办法进行沟通。

　　第13招 要有解决问题的诚意

　　-Please tell me about it.

　　当客户向你提出抱怨时，你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it“（请告诉我这件事的情况。）或I'm sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work（我为我的错误感到抱歉，并向您保证，我会尽全力处理此事。）令对方觉得你有责任感，也会恢复对你的信任。

　　第14招 适时提出建议

　　——We’ll send you a replacement right away.

　　当损失已经造成时，适时地提出补救方法，往往能使沟通免于陷入僵局，甚至于得以圆满地达成协议。例如：你运送到客户手上的货物，的确不是订单上所标明的，而你又能立即向他保证

　　“We‘ll send you a replacement right away.“

　　（我们会立即寄给您一批替换品。）或者告诉他“We can adjust the price for you if you keep the material.“（如果您留下这批材料，我们可以为您调整价格。）那么，客户心中的忧虑必定立刻减半，而愿意考虑您的提议。

　　第15招 随时确认重要的细节

　　-Is this waht we decided？

　　商务洽谈中，一牵扯到金额、交货条件和日期时，除了洽谈当时要用口头复述加以确认外，合约拟好后，更要详细地过目一遍。一旦发现疑点，应立刻询问对方“Is this what we decided？”（这是我们说定的吗？）合约内容真的错得离谱，就应告诉对方“I‘ll have to return this contract to you unsigned.”（我得将这份合约退还给你，不能签名。）以示抗议。任何合约上的问题，宁可罗嗦一点，也决不可含糊。

　　第16招 听不懂对方所说的话时，务必请他重复

　　-Would you mind repeating it？

　　英语不是我们的母语，听不懂是很自然的。听不懂又装懂，那才是有害的。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难，你只要说“Would you mind repeating it？”（您介意再讲一遍吗？），相信对方不但会再说一遍，而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂，那么仍然要用这个老方法：“Could you explain it more precisely？”（您能解释得更明白一点吗？）

　　第17招 使谈判对手作肯定答复的问题

　　-Is it important that …？

　　连续发问沟通对手给予肯定答复的问题，最后引导他对你的主要建议也作有定的答复，是绝对须要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题，才会痛快地回答“Yes”。因此，在沟通场合开始前，不妨先细心地想一下，你所希望对方接受的条件，对他有什么好处，试着以“Is it important that …？”（…是不是对您很重要？）或“Is it helpful if…？"（如果…是不是对你有帮助？）未获得他的肯定，那么要使你的建议通过也不难了。

　　第18招 做适当的让步

　　-The best compromise we can make is……

　　沟通双方的互相让步，最常见的例子就是讨价还价。买方希望卖方减价一百五十元，而卖方只想减价五十元，双方一阵讨价还价之后，最后减了一百元。不论你的对手是如何的咄咄逼人，你总得做一个最后的让步：The best compromise we can make is … （我们所能做的最好的折衷办法是…）或是This is the lowest possible price.（这是最低的可能价格了。）然后坚定不移，否则如果让步得太过，你可就要有所损失了。

　　第19招 不要仓促地做决定

　　-Please let me think it over.

　　在商场上讲求信用，一旦允诺人家的事情，要再反悔，会令人产生不良印象。因此，在下决定之前，务必要经过深思熟虑。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的事时，不妨请他给你一点时间Please let me think it over.（请让我考虑一下。）或 Would it be all right to give you an answer tomorrow？（明天再答复您行吗？）切记，仓促地下决定往往招致严重的后果！

　　第20招 说“不”的技巧

　　——No， but …

　　在商务沟通上，该拒绝时，就应该斩钉截铁地说“No.”拐弯抹角地用“That's difficult”（那很困难。）或Yes，but……（好是好，可是…）来搪塞，会令对方觉得你答应得不够干脆，而不是在委婉地拒绝。如果你说No，but…对方便清楚地知道你是拒绝了，但似乎还可以谈谈。这个时候，你因为已先用No牵制对方，而站在沟通的有利位置上了。