巧用WORD的邮件合并功能做审计函证

　　在审计工作中，函证是非常重要，也是最常用的一种审计手段。在实际审计工作，一般使用手工发询证函，更多的是利用WORD发询证函，但大多是手工输入，在输入数据和单位名称等内容时，存在重复劳动，且容易出错。另外容易选取了样本，但在填写询证函时漏掉。在发函数量较少的情况下，影响尚小，在发函数量很大的情况下，工作量很大，这时发函的自动化就显得非常重要了。

　　利用WORD的邮件合并功能，你可以方便、准确的发函，结合EXCEL电子表格，可以方便的统计发函的金额，并且可以进行进一步的回函情况统计。

　　下面，制作这样一个利用WORD的邮件合并功能来实现发函的系统。

　　一、先制作一个WORD文件，内容是询证函的内容，保存为“询证函.DOC”文件。

　　二、接下来，分析哪些数据是固定的，哪些是变动项目，需要输入的数据。

　　需要输入的主要是被函证单位名称、期末金额，其他基本上固定，可以直接在WORD模板文件中输入。如果要想这个模板自动化程度更高，可以选择多一些项目作为参数。经过分析，需要输入的主要有“被函证单位名称”、“发函日期”、“结算日期”、“应收金额”、“应付金额”、“被审计单位名称”和事务所联系人，而笔者为了这个文件方便大家使用，更是把“会计事务所名称”、“邮编”、“地址”和“询证函编号”也作为需要自动输入的参数来处理。这样，自动化程度更高了。

　　三、现在，开始使用WORD邮件合并功能了，打开“询证函.DOC”文件。选择“工具”菜单中的“邮件合并”命令。

　　单击“主文档”组框中的“创建”按钮，从出现的下拉列表中选择“套用信函”命令，出理对话框，再选择“活动窗口”，即选择当前文件做主文档，如你要另外的文件做主文档，则选择“新建主文档”。

　　四、创建数据源，即包含准备让系统取出的数据的文件。

　　WORD的邮件合并功能几乎可以使用任何类型的数据源，其中包括Word表格、Microsoft Outlook联系人列表、Excel工作表、Microsoft Access数据库和ASCII码文本文件。如果尚未在数据源中存储信息，Word将引导您逐步创建Word表格，表格中可以包含姓名、地址以及其他数据。用WORD数据时，有个数限制，可以使用“邮件合并帮助器”来创建包含最多不超过63个数据域的Mcrosoft Word数据源。如果需要的数据域多于63域，请将数据源创建为使用制表符或逗号分隔的文本文件，或者使用Microsoft Excel工作表、Microsoft Access数据库或其他数据源。

　　另外推荐使用Microsoft Excel工作表，一是普及，二是操作方便，三是功能强大，结合后面的进一步数据处理，可以制作底稿等工作。

　　另外新建一个EXCEL文件，按下表设置。注意：设置表格时要注意不能有合并单元格，项目一定要在最上面一行，否则容易出错。

　　询证函编号被函证单位名称结算日期应收金额应付金额发函单位名称发函日期会计事务所名称邮编地址联系人

　　五、设置数据源

　　在“询证函.DOC”文件中，选择“工具”菜单中的“邮件合并”命令，出现“邮件合并帮助器”，单击“获取数据”按钮，选择下拉列表中的“打开数据源”。选择文件类型为MSEXCEL工作簿，选择刚才制作成的“函证清单.XLS”文件。

　　这时，会提示电子表格的区域，选择默认的整张电子表格，确认就可以，再提示没有合并区域，选编辑主文档即可。这时会回到WORD文件中，出现邮件合并按钮，在相应的位置插入数据项目即可。

　　六、合并数据和文档，即生成合并文件。

　　这里，需要注意的是，如果你设置了单元格的属性，哪怕没有数据，默认的选项也是会合并到新的文档中去的。这样，就会有空白记录生成到新的合并文档中去。为了避免这种情况，可以是对数据区下面的单元格不做任何修改。但是这是不太可能的，因为都可能会修改到的。

　　解决方法是在EXCEL表中将有效数据区域设置名称，选中有效数据区域后，在地址栏中输入名称。或者是选中有效数据区域后，选取菜单中的“插入”＝＞“名称”＝＞“定义”来定义好名称。在WORD文件中打开数据源，提示区域时选择你设置的名称。这样，就不会有空白记录生成到新的合并文档中去了。

　　另一方法是在合并选项中设置查询选项，如在本例中，被函证单位名称必不可少，故在查询选项中设置条件被函证单位名称不为空，就不会有空白记录生成到新的合并文档中去了。

　　在生成合并文档时，可以在文件中查看记录的，点击查看合并记录按钮，再点击尾记录按钮，看是否为EXCEL文件中的最后记录。

　　七、另外，在合并选项中，还可以排序等，在本文就不详述了。

　　这样，一个在EXCEL中输入函证清单，在WORD文件中生成询证函打印稿的系统就完成了。函证清单列表在EXCEL中还可继续使用，形成函证的底稿，另外再根据回函情况，就可以编制成一个函证底稿了。

　　八、接下来，是利用邮件合并功能生成信封，步骤同上面基本一致，只是在“主文档”＝＞“创建”时选用“信封”。具体操作在本文就不详述了。