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企业混乱存货管理获诊治

来源: 罗晶晶 2010-06-28
普通

  B公司是一家大型船舶建造工业企业,2007年年末总资产近80亿元,其中,年末账面存货超过5亿元。对于这样一家在国际船舶市场中享有盛誉的知名企业,财政部驻江苏省财政监察专员办事处(下称“江苏专员办”)在2008年开展会计信息质量检查时,发现该企业竟然没有健全的存货核算管理制度,存货登记、核算和实物管理混乱,会计信息质量正在接受挑战。

  误把“财务账”当“台账”

  2008年6月,江苏专员办如期进驻B公司,开始了当年的会计信息质量检查。

  为确保不出现疏漏,在会计信息质量检查方面已经积累了10年经验的江苏专员办跟往常一样,在刚进点时需要对B公司的利润、成本、所有者权益等会计6要素进行全面怀疑和职业扫描判断。当检查人员将目光转移到成本摊销时,B公司注定逃脱不了责任。

  “当时,我们发现B公司提供的为了证明其成本摊销合理性的相关资料比较乱,就要求B公司提供进货、出货和存货等方面的财务数据,而B公司总是提供自己认为正确的、符合自己思维习惯的数据。于是,我们要求B公司提供台账。”江苏专员办负责会计监督的四处处长潘文立告诉记者。

  台账也就是为了保管实物建立的一套账。但是,让检查人员万万没想到的是,偌大一个企业竟然理直气壮地说:“财务账就是台账,只要把住财务账,库存这一块也在掌握之中。”而按照会计制度的要求,企业必须要建立实物账,而且实物账和财务账要相吻合。

  眼见B公司“固执己见”,无奈之下,检查人员改变了查证方法,叫上对方会计人员一起到车间、仓库进行盘点。

  原来,B公司一直采用计划成本法对存货成本进行核算,这对于存货品种繁多、收发货物频繁的企业来说是适用的,但是B公司是工业企业,原材料入库后,会形成在产品,当在产品没有实现销售时,不允许结转成本,B公司却直接结转成本。至于在产品部分领用了多少原材料,B公司并不清楚,而是简单化地通过产品销售价格和原材料入库价格来倒推摊销成本,其间过程成了一个“黑匣子”。

  账账不相符已成事实。“不仅‘存货——原材料’计价混乱,而且由于仓库台账登记不完整、不准确、不规范,导致‘存货——原材料’明细账与仓库台账无法勾稽,不能从任何核算口径来掌控仓库当期的结存数量。”江苏专员办四处副处长何孝文告诉记者。

  对此,B公司顿时哑口无言。

  存货管理混乱

  没有台账,库存管理混乱可见一斑。但是,检查组要对此做出“会计责任”上的判断,还需要进一步查实B公司存货的真实情况。

  检查组亲自对存货监盘,发现B公司的确存在“存货账实不相符”的问题。B公司对“存货——原材料”账面核算不设置数量和对应金额,仓库记录不完整,且两者计价又存在不一致,导致无论从计价还是计量方面都不能核对实物资产的真实情况。

  “检查组发现,企业账面上数亿元的存货散乱堆放在现场,当检查人员实地抽盘某一大宗品种型号的‘原材料——黑色金属’时,企业竟不能当场提供完整、准确的盘点资料。”现场检查负责人何孝文说。

  同时,检查组经过进一步追踪深挖,又发现B公司物资采购、仓储部门和各车间生产领料部门填制的原始凭证不规范,财务部门进行会计核算后并不退回原始凭证,导致存货收料、领用责任不清,而且给按产品归集成本进行核算带来难度,造成“产品成本”计算不准确。

  除此之外,B公司随意改变资产确认标准,如各相关部门在收、领货物时不填制计划单价,而在月底时统一由材料核算员逐单“任意”确定一个“计划单价”,并据此登记财务“原材料”账;在原材料转库时,也是随意填列“计划价”。

  “计价的随意性造成企业成本费用核算严重不实。于是,B公司在每个月度期末都要由财务部门进行人为调整来控制‘材料成本差异’账面余额,从而调控企业当期经营业绩。”检查人员对这个有着几十年历史的老企业的做法至今仍然吃惊。

  难怪历经1个多月的盘库之后,检查组竟然得出“难以监盘”的结论,这也让B公司不得不承认多年以来“存货管理混乱”这一事实。

  及时修正与自我修正

  2008年7月29日,江苏专员办本着“以检查促管理”的理念,由检查组主动约见B公司领导及财务负责人,并向B公司领导层通报情况,同时专门起草提供了两份书面材料:一份是《关于B公司存货检查报告》,另一份是《B公司存货详细检查事实取证情况》。

  “台账管理不完善,造成数据信息不对称,虽然B公司这次在存货方面没有出现影响判断性质的大问题,但是,难免今后成为导火索。”江苏专员办认为查出问题不是目的,而是要让企业及时予以修正,并提出企业要实现对材料管理的电算化。

  检查组的工作很快奏效。何孝文清楚地记得,B公司第二天上午由最高领导亲自主持召开相关部门紧急会议,针对江苏专员办提出的问题,当时就制定了6条整改措施,并明确了4个目标要与考核挂钩,而且立即下发正式文件,要求在8月1日起开始执行。这仅仅是在召开全公司会议的第二天。

  随后,B公司听说上海同行已经实行对材料的电子化、科学化管理,于是在8月中旬,由B公司财务处长带队专程前往上海学习和考察。

  与此同时,江苏专员办收到来自B公司这样的评价:“这次检查组进入我公司开展执法检查,真正体现了‘查与帮助企业整改相结合’、‘查与促进企业持续发展相结合’、‘查与宣传财税政策相结合’,为我们上了一次生动的财会制度和法律法规课。”当然,负责对B公司审计的C会计师事务所没能逃脱“审计责任”。检查组追究了其审计责任,发现该会计师事务所没有严格履行审计程序,没有对B公司进行监盘。最后,C会计师事务所主动对造成此审计质量问题的4位责任注册会计师进行了行政和经济双重处理处罚,并在全所总、分支机构系统进行内部通报。

我要纠错】 责任编辑:zoe
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