电子报账环境下资金控制

　　当前，企业的财务管理已进入精细化时代，传统模式下粗放的资金控制已难以满足企业要求，预算管理系统与电子报账系统相结合形成的一体化系统控制成为部分企业资金控制的创新尝试。

　　为什么需要一体化的资金控制

　　预算执行和控制在独立的预算管理系统中和预算管理－电子报账相结合的管理系统中的处理方式和处理效率是不同的。独立的预算管理系统中预算的执行数据需要通过手工的方式录入，由于执行数据的录入存在时间上的滞后性，独立预算管理系统中所体现的预算执行数据也同样滞后，这样，当通过独立预算管理系统中体现出预算执行超额度时，和其发生时点已经存在时间差。对于一个大型企业来说，这种时间差已经足够组织中的相关责任单位在预算上的严重超额突破。

　　预算管理、电子报账一体化的管理系统中预算的执行和控制是通过电子报账系统进行的。在这种协同系统中，电子报账系统承担了执行审批和动态过程控制的任务，而预算管理系统承担了预算执行数记录和即时预算额度测算的任务。预算管理－电子报账相结合的管理系统较独立预算管理系统存在不可比拟的即时控制的优势。

　　电子报账环境下的资金控制模式

　　在预算管理系统和电子报账系统环境下实现资金控制，需要了解资金计划在预算管理系统中的存储模式、电子报账系统中控制环节的选取以及最终的控制过程。

　　预算数据的录入和存储是预算管理系统的输入和开端，预算申报环节所确定的预算数据的质量直接影响到预算执行、预算控制和预算分析的难度和质量。典型的预算数据可以采用“元素、维度、数量”的方式进行存储。资金计划的存储亦是如此。通过多维数据结构存储的数据在多维数据查询时具有运行效率和灵活性上的相对优势。

　　一个简单的电子报账系统中可控的审批环节包括业务审批、财务审核和财务审批环节。

　　业务审批是电子报账系统的基本审批流程，它体现了业务的直接领导对业务的确认。业务审批是一个多级审批的过程，往往针对不同的业务和组织层次设定限额，超过限额后需提交上级审批，限额内终审后提交财务流程。业务审批中首签环节是其关键控制点。财务审核环节是一个必要环节，它是财务在电子报账环节中最为重要的控制点。财务审核环节比对电子流单据和实物流单据，判断票据的真实性，审批的充分性等内容。企业可以根据重要性程度在财务审核后增加财务审批环节。

　　资金计划的控制环节也是确认资金支出执行数时点的环节。

　　这个环节的选取需充分考虑企业控制关键点和确认执行数时间这两个关键因素。业务审批流程中，首签环节是控制的关键点；财务环节中财务审核是控制关键点。

　　确认执行数的时间主要考虑第一个关键控制审批时点和最接近资金支出的时点。最接近支出的关键控制时点在财务审核环节。

　　它在时间上和银行的现金流程时点最为接近，但不利于预算的控制。因为预算的责任人是业务的直接相关领导，如果在财务环节进行控制，不利于强化责任者的控制意识。因此，本文建议在第一个关键控制审批时点进行控制，也就是业务首签环节进行控制。

　　资金计划的控制过程

　　在电子报账环境下资金计划的控制过程主要包括资金计划下达、资金计划调整、首签确认资金计划执行、动态更新计划额度、资金计划执行和计划额度的时间性调整等方面。

　　资金计划下达——是在预算申报完成后将计划按存储要求录入或导入系统的过程。资金计划的下达会产生符合存储模式要求的信息记录。如维度为“科目、组织、金额”的一条资金计划额度记录。

　　资金计划调整——在预算管理系统中需设定计划调整功能。计划调整功能支持计划的调增、调减以及计划在不同单位间的调剂。

　　首签确认资金计划执行——如假设首签环节确认资金计划执行。在基于“科目、组织、金额”的资金计划控制体系中，电子报账系统中业务首签领导审批后即确认“科目、组织”维度的资金计划执行。如果控制点资金计划不足，则该控制点无法审批通过。

　　动态更新资金计划额度——在确认资金计划执行的同时，系统会自动调整资金计划额度。上例中，当确认资金计划执行后，预算管理系统中生成一条“科目、组织”维度的资金计划调减记录，并基于原资金计划记录和此次调减记录形成“科目、组织”维度下的动态资金计划余额。这是最简单的一种情况，在实际的应用中，资金计划的维度会有多个，如“产品”、“客户”、“渠道”等。

　　资金计划执行和计划额度的时间性调整——由于首签审批时确认的金额和财务审核、现金支付时的金额均可能存在差异，因此在财务审核和现金支付时，系统要对已经记录的资金计划额度进行调整。这种情况下，系统会形成一条“科目、组织”维度的资金计划差异调整记录，并基于原资金计划额度和此次差异调整记录形成“科目、组织”维度下的新的资金计划额度。

　　总体来讲，现实的管理环境会比本文所描述的情况更为复杂，但其基本原理是一致的。希望通过本文能够启发更多的企业进行财务信息化的创新实践。