论事业单位工资管理中的备查账制度
摘 要：机关事业单位的工资性支出在费用支出中占有很大比重，并且每年都有不同程度的增长。利用备查账来真实地确认和记录人员工资变化的基本情况和支出标准、额度，是机关事业单位财务部门的一项重要工作，可以更好的为广州开发区各级管理部门提供服务。
关键词：工资管理；备查帐
目前，机关事业单位的工资性支出在费用支出中占很大的比重，工资项目繁多：滚动工资、拆平台、职称工资等等，而且每年都有所增长。如何真实地确认和记录人员工资变化的基本情况和支出标准、额度，是机关事业单位财务部门的一项重要工作，是为各级管理部门提供服务的一个基本条件。作者在多年的工资管理工作中，积累了一定的经验，在开发区的财务建设与管理方面，认为建立其企业备查账制度非常的重要。
1 机关事业单位工资管理的现实问题
近来，国家和地方相继出台了一些行政事业单位调动工资政策，调资幅度很大。对于人事部门的档案工资，财务部门很难知道，即使知道也无相应记录。由于财务部门工资记录的不健全，不仅给本单位的管理工作带来了许多问题，而且造成了上级部门及政府的决策缺乏可靠的依据。当前地方财政收入和部门收入有限，财政资金和部门资金相对比较紧张。有的工资批件虽然批复但无力支付，人事部门只能将其作为“档案工资”而隐性存在。而行政事业单位财务核算实行收付实现制，只有当工资真正发出去，才能在财务上实现支出。
2 建立“工资管理备查账”以健全工资管理制度
由于工资费用在机关事业单位支出中占相当大的比重，从重要性原则出发，应将其纳入会计核算的范围。又因为机关事业单位会计核算的特殊性，收付实现制比权责发生制更能客观地反映其经济活动，在收付实现制的基础上真实反映工资费用的方法是建立工资管理备查账。
备查账又被称为备查簿、备查登记簿或辅助账簿。是指对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。设置和登记备查账簿，可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。各企业、单位可以根据实际需要来设置这类账簿。然而在实际工作中，重视分类账、忽视备查账，重视金额记载、忽视事由及相关记载等现象较为普遍。
在建立备查账时一般应该注意以下事项：
（1）备查账应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。并不是每个企业都要设置备查账簿，而应根据管理的需要来决定，但是对于会计制度规定必须设置备查簿的科目，如“应收票据”、“应付票据”等，必须按照会计制度的规定设置备查账簿。
（2）备查账的格式由企业自行确定。备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。
（3）备查账的外表形式一般采用活页式。为使用方便备查账一般采用活页式账簿。与明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以防账页丢失。
备查账主要用于登记资产负债表表内（或分类账账内）需要说明原因的重要交易或事项，或资产负债表表外（或分类账账外）的重要交易或事项。它可以补充说明总分类账和明细分类账所不能详细反映的资料，具有备查备忘的基本作用。例如，分类账内没有反映的担保事项、分类账内虽已记录但性质重要的应收票据，都需要在备查账上进行登记说明。备查账对完善企业会计核算、加强企业内部控制与管理、强化对重要经济业务事项的监督、明确会计交接责任、准确填列财务会计报告附注内容等都具有重要意义。国家统一会计制度对备查账的设置有明确要求，所有企业都必须按要求依法设置会计账簿体系，包括总分类账、明细分类账、日记账和备查账簿。
人事部门在每月末应核算出本月应发工资数，制成明细表后交财务部门留存，财务部门应设一专门岗位登记“工资管理备查账”，待实际发放工资时，从“工资管理备查账”中转出实际发放工资数，“工资管理备查账”余额即为单位的“隐形工资”。工资管理备查账应与单位总账同时保存，月末向人事部门及单位领导报送。
3 建立“工资管理备查账”为各级管理部门提供服务
（1）建立“工资管理备查账”，有利于为本级政府决策提供依据。各级政府安排预算是受财力制约的，但大多数地区的开支首先考虑的还是人员工资，但不同的工资项目，重要程度也是不同的。政府领导需要掌握工资各个项目的详细数据，以做相应的开支决策和合理调度资金。因此建立相应的“工资管理备查账”，对于政府了解掌握各部门、各单位乃至各层次人员的工资规模、结构等情况是很有必要的。
（2）建立“工资管理备查账”，有利于各级财政部门掌握真实的工资情况。当前，由于频频调资，行政事业单位的人员经费大额增加。按规定本级财政部门要根据人事部门批复的文件追加每个单位的人员经费，虽然上级一再要求死保工资，但受各地区经济条件的限制，有些地区工资补贴不能及时到位，工资实际发放情况参差不齐，有相当一部分地区或单位出现严重的拖欠职工工资的现象。随着时间的推移，情况越来越复杂。当上级财政部门安排转移支付资金时，很难掌握详细情况，缺乏一个真实可靠的财力水平和支出水平的数据依据。因此，只有建立有据可查的“工资管理备查账”，才能使上级财政部门掌握第一手真实可信的资料。同时，有利于本级财政部门与基层单位核定单位预算和年终算账。
（3）建立“工资管理备查账”，有利于人事部门掌握各基层单位具体人员的工资水平。管理工资的人事部门，平时处在繁杂的工作环境中，虽然对本地区的工资水平有整体的了解，但对具体基层单位的工资上调水平的了解还不够全面，特别是对具体人员的具体调资情况缺少整体连续的数据记载。为使人事部门准确掌握各基层单位具体人员的工资情况，为以后调资工作奠定基础，有必要要求基层单位建立“工资管理备查账”，对具体人员各阶段的调资情况做全面详细记录。
（4）建立“工资管理备查账”，有利于上级政府掌握地方工资发放的真实情况。党中央和各级地方政府对广大群众特别关心，国家不断出台行政事业单位调资政策，各省、市、自治区也根据本地的经济发展水平，出台了一系列工资补贴政策，并明确指出：根据各地的财力自行掌握发放补贴标准和范围。因此，各地工资发放标准五花八门，不尽一致。同时，各地区的不同部门为了自身的利益，上报数字也千差万别，有关部门来报数，财政部门也来报数。另外，由于统计的时间不统一，上级政府要想掌握一个真实可靠的数字非常困难，给政府决策带来了许多不必要的麻烦。因此，建立“工资管理备查账”，可以为上级政府对工资实际发放情况有一个真实全面的掌握，为工资监管和政府决策奠定良好的基础。
建立“工资管理备查账”意义重大，建议不仅仅是在广州开发区，还应在全省乃至全国尽快制订和出台《工资管理备查账制度》，便于工资制度的贯彻落实，解除后顾之忧。
参考文献
［1］谢春林.浅析外汇收支情况表编制的备查账户法［J］. 科学大众,2006.
［2］谭光荣.适应新企业所得税纳税申报表变化增设备查账的设想［J］. 涉外税务,2006.
［3］刘青阳.种子留样备查“秋后算账”无忧［J］. 工商行政管理,2006.
［4］潘建华,杨家义,罗贤慧. 现金流量表编制的备查账户法［J］. 财会月刊,2006.
