从信息学角度看内部控制

　　内部控制是中国企业这几年刚刚从外国公司那里学到的一个词。听起来，这个词比我们自己原来用的规章制度这个词时髦。可是，如何理解这个新词呢？不只一位企业老总向我表达过他们的困惑：这个内部控制和我们以前的规章制度到底有什么区别？

　　其实，这样的困惑不仅仅我们国家的企业老总有，外国公司的管理层在一开始的时候也是同样地困惑。在内部控制这个词流行起来以前，外国公司有他们的政策和程序手册以及标准操作程序，我们的企业则有我们的规章制度，用词尽管不同，内涵是差不多同样的意思，就是一些关于具体做事的步骤和规定。

　　而内部控制这个词自二十世纪九十年代末以来大行其道，与这一时期西方企业管理理论和实践中的风险管理、流程、反馈等新概念新名词的普及是分不开的。由于信息技术的飞速发展和其在各个领域包括企业管理领域的广泛应用，西方企业管理理论越来越多地借鉴了信息技术的一些概念。

　　从信息学的角度来看，企业内部存在两种信息流：一种是决策单元发给执行单元的执行某一任务的指示，这可以称作是“执行”信息流，处理这种信息流的内部控制流程就是“执行”流程；另一种是传感器将收集到的内部和外部信息传递给决策单元，这可以称作是“报告”信息流，处理这种信息流的内部控制流程就是“报告”流程。如果以人体的神经系统做比喻的话，人体的神经按其机能分为两大类，一类是运动神经又称传出神经，一类是感觉神经又称传入神经。这两类神经分别对应于企业内部的两种内部控制流程。

　　信息学里还有一个常用的“黑箱”的概念，就是说我们只研究一个系统的输入和输出情况，而不必去管其内部的运作机制是如何将一定的输入值转化成特定的输出值的。这个“黑箱”概念尤其适用于在研究分析问题时将复杂问题简洁化。

　　运用以上的概念和思路来理解内部控制，就容易一些了。当然，如果我们去查一下有关的教科书，可以看到内部控制有三到四个主要的目的，分别是提高企业经营的效率、保证企业遵循法律法规、保证企业会计报表的准确以及资产的安全。我们还可以看到内部控制包括五项要素，即控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通和监控。这些都是内部控制可以和我们以前的规章制度可以做对比的地方，像是风险评估，就是我们过去的管理实践中做得比较薄弱的地方。不过，我们今天要谈的，是有关内部控制的理论和我们原来的规章制度在思维方式上有什么不同，优点在哪里。

　　如果从以上信息学的概念和思路出发，我们可以看到内部控制与我们以前的规章制度相比，有这样几个特点：

　　首先，我们以前的规章制度一般是条文式地说明一件事情，而内部控制则强调信息的输入和输出，例如，需要什么样的信息输入到某个部门，这个部门会向另外哪个部门输出什么样的信息，而这些输出信息又将成为下一个部门的输入信息；某个部门根据什么样的信息将采取什么样的行为；某个部门要收集什么样的信息输出给另外一个部门。至于那个部门内部如何处理收到的信息以产生输出信息，可以另行规定或者另外描述，这就是“黑箱”理论的应用。这样的内部控制，无疑是非常适合画出流程图来描述的。

　　其次，由于上面的这个特点，内部控制就非常强调流程的逻辑严密，因为信息的输入与输出是一环扣一环的。并且，内部控制非常强调每个部门以及每个人在什么情况下应该做什么。这样，控制主体和控制行为都会描述得非常清楚。而以前的规章制度不容易达到这种程度的严丝合缝和责任分明。

　　第三，在内部控制里，我们可以非常清楚地将企业的流程分为两类，即“执行”流程和“报告”流程。这样的分类有助于企业分析其经营管理之不足并改善之，这在以前的规章制度的环境下就不是那么一目了然。例如，如果企业的“执行力”不足，那就是企业的“执行”流程有问题，也可以形象一点地说成是企业的“运动神经”出了毛病；如果企业老总对于如何评价下属的工作心里没底，或者担心企业不能及时发现面临的风险，那就是企业的“报告”流程还有不足之处，或者说企业的“感觉神经”还不够完善。

　　以这样的一种眼光去看企业管理，可能会有一种与以往不同的认识。例如，我们会发现，企业里几乎所有部门都是既有“执行”流程又有“报告”流程，大多数部门是以执行为主，会计部门也有“执行”流程，例如收款和付款，但是会计部门的“报告”流程更多，所以，会计部门是企业的“感觉神经”的很重要的组成部分。

　　其实企业里应该有一个信息管理体系，能够将企业管理决策所需要的大量内部外部信息按照统一的口径及时准确地收集上来，这才是一个好的“感觉神经系统”。而目前一般的企业组织结构里，能够按照这种方式提供大量信息的，首推会计部门。会计部门能够将企业里最规范化的那部分信息按照一定的规则(即企业的财务会计制度及一些报告制度)收集起来，并按照事先定义好的口径(例如会计准则的规定，或者企业自己的规定)表达出来，既可以供管理层决策用(例如管理报表)，也可以供外部人士了解企业之用(例如公司对外的会计报表及附注)。现在很多企业搞的ERP系统，就是在这个基础上再扩大，将企业运转中方方面面的信息都收集起来，有了这样的一个ERP系统，企业的“感觉神经系统”就完善了；收集到了足够的信息，管理层进行各种经营管理决策也就有很好的依据了。到了这个时候，原来意义上的会计部门已经不存在了，会计部门其实已经成了一个信息管理部门，不管是内部使用的管理报表，还是对外披露的会计报表，都只是企业经营信息的筛选、重组、分类和表达而已。