企业采购的风险控制

　　摘要：提起风险,人们往往会立即想到“股市风险”、“资金风险”等。在日常生活中人们会经常地遇到各种风险。风险实际上是一种普遍现象。作为经营主体的企业在进行经营活动时,风险更是无处不在。

　　1 风险的概念

　　1.1企业风险

　　风险的一般定义可以概括为:在某项事件的未来发展中,可能出现多种不同的结果,其中某些结果将对事件主体产生损失。这种损失的可能性就称为风险。风险可以通过一定的方法加以识别和评估。简言之,风险是指可以评估的事物发生损失的一种可能性。而企业风险又是特指企业在其生产经营活动的各个环节可能遭受到的损失与威胁。是一个广义的概念,它涉及的范围相当广泛。不管是在采购、生产、销售等不同的经营过程,还是在计划、组织、决策等不同的职能领域,都有可能遇到风险。

　　1.2采购风险

　　物资采购是企业经营的一个核心环节,是企业降低成本、获取利润的重要来源。企业的物资采购包括了采购计划制订、采购审批、供应商选择、价格咨询、采购招标、合同签订与执行、货物验收、核算、付款等诸多环节,由于受各种因素的影响,采购的各个环节中都存在各种不同的风险,如果对这些风险认识不足、控制不力,企业采购过程也就最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等现象,容易出现积压浪费。提高对企业物资采购风险的认识,加强对风险的控制与管理,可以为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。

　　2 企业采购工作存在哪些风险

　　2.1企业采购外部原因导致的风险

　　(1)政策风险。是指由于国家、地方的新的经济、环保等政策的实施,给企业采购造成的风险。

　　(2)市场风险。一是由于市场发生突变时,给企业采购造成的风险。比如价格的突然上涨使企业采购成本的突然增加。二是当企业采购认为价格合理情况下,批量采购,但该种物资可能出现跌价而引起采购风险。

　　(3)自然意外风险。是指由于自然灾害等造成供应条件的变化。比如,供应厂商的受灾,运输道路的中断等,给企业采造成的风险。

　　(4)质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求,而导致加工产品未达到质量标准,或给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害。另一方面因采购的原材料的质量有问题,直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期,降低企业信誉和产品竞争力。

　　(5)履约风险。一是供货方本根本没有履约能力,签订空头合同,使企业所需的物资则无法保证。二是供应商无故中止合同,违反合同规定等可能性及造成损失。三是采用预付款形式采购的,供应方主观和客观原因,既不能供货又不能还款造成的损失。

　　2.2企业采购内部原因导致的风险

　　(1)计划风险。是指采购计划管理到位或不科学,与目标发生较大偏离,导致盲目采购造成的风险。

　　(2)合同风险。一是合同条款模糊不清,盲目签约。二是合同行为不正当。卖方采取一些不正当手段,如对采购人员行贿,套取企业采购标底。三是合同日常管理混乱。

　　(3)验收风险。在数量上缺斤少两;在质量上鱼目混珠,以次充好;在品种规格上货不对路,不合规定要求等。

　　(4)库存风险。一是采购量不能及时供应生产之需要,生产中断造成缺货损失而引发的风险。二是物资过多,造成积压,大量资金积压,失去了资金的机会利润,形成存储损耗风险。三是物资采购时对市场行情估计不准,盲目进货,造成跌价减值风险。

　　(5)内部人员责任心风险。是指采购过程中,由于工作人员责任心不强未能把好关,造成的各种损失风险。

　　3 企业采购的风险控制

　　3.1利用信息对企业采购决策风险进行控制

　　3.1.1信息对于采购风险决策的作用

　　任何一个正确的决策都必须建立在充分信息的基础之上,信息的充分掌握可以提高决策方案的正确度,可以减少决策结果的不正确性,降低决策风险。例如采购价格的确定,就必须要在掌握资源状况、市场价格,甚至供应商生产成本等信息的基础上来完成。

　　3.1.2风险信息的处理

　　信息资料常常分布在不同的时间和空间中,作为采购人员要有敏锐的洞察能力。首先要采取一定的方法搜寻、收集各种与风险有关的信息资料,要按及时、完整、准确的原则进行。要尽可能的拓宽信息渠道,保持信息流畅顺。其次,对得来的信息进行分析处理,找出其中有用的部分,为正确采购决策提供信息,为采购风险的控制打下坚实的基础。

　　3.2应建立与完善企业内管理制度,加强教育,提高素质

　　建立与完善内部制度与程序,加强对员工尤其是采购业务人员的培训和警示教育,不断增强法律观念,重视职业道德建设,做到依法办事,培养企业团队精神,增强企业内部的风险防范能力,从根本上杜绝人为风险。

　　3.3加强对采购过程的管理和监督审查

　　(1)加强对物料需求计划,物资采购计划的管理。物资采购计划的编制依据是否科学;调查预测是否存在偏离实际的情况;采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。

　　(2)做好采购合同的管理。

　　①合同签订的审查。一是要审查签订经济合同当事人是否具有主体资格,是否具有民事权利能力和行为能力。二是要审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。三是审查经济合同主要条款是否完备,文字表述是否准确,合同签订是否符合法定程序。通过审查,可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象;提请当事人对缺少的必备条款予以补充;对显失公平的内容予以修改,从而减少和避免经济合同纠纷的发生。

　　②合同执行的审查。一是审查合同的交货期执行情况,是否严格按合同规定付款。二是审查物资验收工作执行情况,是否对物资进货、入库、发放过程中,都要对物资进行验收控制。三是对不合格品控制执行情况审查,发现不合格应及时记录,并采取措施。四是重视对合同异义的处理。合同履行过程中各种异义客观存在,必须及时按照规定程序进行处理,尽可能的降低风险。

　　3.4建立稳定的供应渠道,与上游供应商联盟来对采购风险进行控制

　　企业要采购风险,最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系。与供应商联盟可以降低供应成本,建立稳定的原材料供应渠道。建立良好的合作关,首先要对供应商进行初步考察,在选择供应商时,应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细调查,可以派人到对方公司进行现场了解,以做出整体评估。必要时需成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组,对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、服务等进行评选。其次对所需的产品质量、产量、用户情况、价格、付款期、售后服务等进行逐一测试或交流。形成联盟以后双方还可以共同抵御市场风险,最终实现双蠃。

　　3.5建立健全风险控制系统

　　3.5.1预警系统

　　通过对风险值较大的要素设定警戒值,进行重点监测,及时发现征兆,准确的预报风险。例如,对主要原燃料库存就可设定警戒库存量,当低于这个库存时必须实施应急措施。

　　3.5.2应急系统

　　这是一旦风险发生后企业可以启用的应急措施。应急系统一般采用备选方案的形式预先准备,当风险发生后,企业可依据实际情况选择与之对应的应急措施进行实施,以便及时补救,变被动为主动,使风险损失降为最小。

　　参考文献

　　[1]崔鹏达.企业防范物资采购风险的方法[J].支点国际在线,2005,(7).