出版发行集团内部审计工作的现状分析与完善
摘要：本文通过对深圳出版发行集团内部审计工作的现状分析,结合内部审计理论分析了制约集团内部审计发挥作用的主要因素,并提出从健立法人治理结构和内部审计制度体系,优化内部审计机构,重视内部审计的成果,实现内部审计由“监督导向”向“服务导向”的转变、摸透出版发行行业的特点,提升内部审计的针对性等六方面进行完善。
关键词：出版发行 内部审计 完善
深圳出版发行集团是由深圳发行集团和深圳海天出版社于2007年整合而成,共拥有15家下属企业。该集团是深圳市文化体制改革创新的产物,在国内首次真正实现了出版产业上下游的结合,集出版物的生产、批发、零售及多元化产业发展于一体。实践证明,这种模式有利于文化产业的资源整合,有利于出版发行企业做强做大。但是企业集团在通过强大的资本实力、庞大的经营规模增强了竞争能力的同时,其多层次的组织结构和产权关系也给企业管理带来了复杂的委托代理关系,集团公司及各成员企业的管理层的信息不对称、道德风险、利益目标不一致等问题很可能给企业集团带来更多的内部代理成本问题。如何有效地监控和督促国有资产的管理,如何进行经营风险的监控以降低企业经营的风险提高其竞争力是集团管理层必须面对的问题。
内部审计是随着市场经济的发展而发展的, 内部审计由于其普遍具有系统化和规范化的操作方法,同时又能够有效地评价和改进风险控制,从而在集团企业组建过程中普遍受到关注。内部审计是降低内部代理成本的一种手段,是公司内部控制程序的重要组成部分,它通过提供有效的信息,缓解集团内部信息不对称,从而抑制经理层的机会主义,有效减少内部经营层的剩余损失,使经理层拥有随时可能接受审计监督的约束意识。
一、出版发行集团内部审计工作的现状分析
(一)内部审计机构的设置分析
内部审计机构的设立形式直接决定了内部审计在集团中的身份或角色,也就决定了内部审计不同作用的发挥,关系到内部审计活动的客观性和独立性。
2004年深圳市新华书店改制为深圳发行集团之前内部审计工作已有一定的基础,但没有设立专门的内部审计机构,内部审计由财务管理部门承担,内部审计的专业性、独立性不够。2004年改制为深圳发行集团后,其在组织架构上的一个重要变化就是设置了独立的内部审计机构—监察审计部。2007年进一步整合为深圳出版发行集团后内部审计机构和人员也得到进一步强化。这种组织架构的变化表明:集团领导已充分意识到企业集团化之后公司治理的复杂程度和内部控制可能存在的风险。随之制定的《内部审计工作规定》明确规定了内审机构“在集团领导班子的领导下独立行使内部审计职能……对集团各部门及所属全资、控股企业进行审计监督”。这样的制度设计保证了内部审计机构在集团中的相对独立性,构成其发挥监督、控制、评价作用的前提条件。
(二)内部审计工作主要内容分析
内部审计职能作用的发挥是通过开展相应的审计工作,完成相应的审计项目来实现的。出版发行集团的内部审计工作主要集中在以下几个方面:
1. 招投标的内部审计。出版发行集团正处于高速发展期,各种装修、基建、大宗商品采购项目较多,使得招投标审计活动比较频繁。深圳出版发行集团招投标的内部审计实行事前、事中、事后的全程同步审计监督,不仅要审计招投标过程的合法性、合规性,也要审计招投标结果的效益性。招投标的内部审计是内部审计监督作用的典型表现,同时也起到了规范招投标程序,降低经营成本的作用。
2. 绩效审计。出版发行集团每年和下属15家企业主要负责人签署年度考核责任书,年终内审部门对各下属企业进行绩效审计,核实各项指标任务完成执行情况并提出相应的考核报告,集团根据审计后的考核结果对责任人进行奖惩。绩效审计充分发挥了内部审计的评价作用,保证了集团激励政策的有效执行,也为完善今后的考核方案收集了信息。
3. 离任审计。出版发行集团已建立了规范的离任审计制度,坚持“先审后离”的离任审计原则。这项工作的开展,对于增强领导干部的经济责任意识、加强管理、增加经济效益,特别是对组织部门客观评价干部、正确使用干部,起到了积极作用。
4. 专项审计调查。内部审计机构依据集团领导班子或上级主管部门的要求进行专项审计调查,收集信息和证据,为上级领导或纪检部门提供决策参考。专项审计是内部审计部门直接发挥监督监察作用进行内部控制的主要手段。
(三)内部审计方式和手段分析
内部审计方式主要有账项导向审计、制度导向审计、风险导向审计三种方式。目前出版发行集团主要采用账项导向审计,少量运用制度导向审计,尚未采用风险导向审计。在审计手段上以人工方式为主,没有利用内部审计软件。传统单一的审计手段,使得出版发行集团的内部审计仍停留在监督导向阶段,无法向服务导向转型。
二、出版发行集团内部审计发挥作用的制约因素分析
(一)内部审计业务量大,审计人员力量薄弱,审计质量难以得到保证
集团监察审计部门仅3人,而集团下属企业有15家。仅招投标审计,每年多的有62项,少的也有18项,而且要实行全程监督审计,另外还有年终绩效审计、各种专项审计,繁重的工作量使得一些内部审计工作流于形式,无法进行有效的事前、事中监督,提供有价值的管理建议和审计报告常常力不从心。
(二)内部审计职能的认识急需深入
国际内部审计师协会重新修订的《内部审计职业实务标准》将内部审计定义为:一项为了增加价值和改善运营所进行的独立的、客观的确认和咨询活动。突出了内部审计的“咨询”、“增加组织的价值”和“改善组织的风险管理、控制及公司治理”功能。这种内部审计被称之为“服务导向型”内部审计。从现实来看,出版发行集团对于内部审计职能的认识不够全面。在审计过程中,内部审计部门往往重监督评价,轻控制和服务。主要审计力量集中在财务数据的事后检查方面,对于内部控制的监督评价不够重视,在为公司经营管理提出建议,发挥服务职能方面的作用非常有限。
(三)内部审计制度体系不够健全
迄今为止,除颁布了《深圳出版发行集团内部审计工作规定》以外,尚无其他的内部审计配套制度和流程,使得内部审计的规范性和权威性不够。内部审计人员在工作中对自己的职权模糊不清,其他部门也只是简单的认为内部审计就是“查账的”,对该部门的支持理解不够,甚至常常产生误解,一定程度上阻碍了内部审计作用的发挥。
(四)内部审计人员的综合素质有待提升
多数内审人员来自财会队伍,专业比较单一,知识结构的覆盖面不广,对出版发行业务的特征和规律认识不足,审计手段也不够丰富。内审人员被单一地培养成仅仅关注财务控制,仅关注一些数字和具体结果,往往忽视了一些重要的、可能给组织带来灾难性影响的风险和因素。
三、完善深圳出版发行集团内部审计的建议
(一)尽快建立集团法人治理结构
目前出版发行集团还没有进行公司制改造,没有形成股东会、董事会、管理层构成的公司治理结构,没有监事会,更多的依赖行政监督,内部审计的独立性不强。现代企业制度要求规范的法人治理结构,就是要实行所有权与经营权分离及两权分离下的委托代理。在规范的法人治理结构下,构建基于公司治理的内部审计运作框架,将更加有利于内部审计作用的发挥。
(二)优化内部审计机构的设置,加强审计人员队伍建设
目前出版发行集团某些下属企业经营规模已经很大,但内部控制制度还不健全。应考虑在大的下属企业设置内部审计机构。可以考虑二层次的内部审计机构设置。第一层是在集团公司设立的内部审计部门;第二层是在下属企业设立专职的内部审计岗位,受集团公司内部审计部和下属企业高管的双重领导,该内审人员一方面可以协助集团审计部完成全集团的审计工作以解决审计人员不足的问题,另一方面也可以在本公司负责人的授权下完成本公司下属各部门或分支机构的审计。要加强审计人员队伍建设,培养多学科知识、多领域技能的内部审计人才。制定合理的任用、培训、上岗、升迁等标准,并采用集体分析案例、聘用外部审计协助内部审计工作等方式来提高内部审计人员的专业素质。
(三)重视内部审计的成果
集团领导要充分利用好内部审计的成果,以保证确实缓解内部管理信息的不对称的问题,降低集团的内部代理成本。同时,内部审计提出的处理意见和建议应尽可能具有操作性,能从根本上改善企业管理,并注意与领导层的沟通,实行审计结果公告制度,强化对内部审计决定和内部审计意见落实情况的跟踪检查,促进审计资源的充分利用。
(四)努力实现内部审计由“监督导向”向“服务导向”的转变,提高和控制集团公司内部审计的质量
一是积极探索开展管理审计、内部控制评价、事前风险评估等。由于企业集团所面临的决策风险越来越大,对公司重要经营行为的监督评价要实现从事后向事中及事前转移,在审计内容上从查处违规违纪审计、效绩审延伸到内控制度审计和管理审计;二是利用电子计算机和内部审计软件,研究出更有效的内部审计技术方法和程序,提高内部审计报告质量,提升审计信息的时效性。
(五)摸透出版发行行业的特点,提升内部审计的针对性
出版发行行业有着自身的运行规律和特征,应该针对出版发行行业的特点加强重点环节的审计。例如,在出版领域:选题计划、印刷纸张的采购、赊销、自费出版、稿费支付等环节应列为重点审计控制环节;在发行领域:供货商引入、商品采购、货款结算、存货管理、赊销等应列为重点审计控制环节。应针对重点环节设计相应的审计程序和审计方法,定期进行内部审计。
(六)尽快健全内部审计制度体系
《深圳出版发行集团内部审计工作规定》是一个纲领性的文件,本身也要随着集团的发展变化进行修改,更重要的是要制定一些配套制度和流程。如制定内部控制审计办法、绩效审计办法、离任审计办法、招投标审计办法、合同审计办法、基建审计办法等,建立内部审计作业流程。同时还应该建立内部审计人员职业道德规范、奖惩规定,建立审计项目负责人制度。要从制度层面保证内部审计作用的发挥和审计工作的质量。
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