内控原则在出纳职责分工中的运用——一起案例引发的思考
来源： 来源：《会计之友》
2003-03-13
普通
摘要：建立完善的内控制度可以有效地堵塞管理中的漏洞，但应当清醒认识到：加强财务人员的职业道德建设，提高思想素质才是反贪养廉工作的根本出路。
一、案例概况
某公司W同志在任出纳工作期间，先后利用23张现金支票编造各种理由提取现金96.94万元，均未记入现金日记账，构成贪污罪。具体手段如下：
（一）隐匿10笔出口结汇收入计96.94万元：将其提现的金额与其隐匿的收入相抵，使其33笔收支业务均未在银行日记账和银行余额调节中反映。
（二）伪造11张银行对账单：将提现的整数金额改成带尾数的金额，并将提现的银行代码“11”改成托收的代码“88”或外汇买卖的代码“18”。
二、案例中暴露出的管理漏洞
（一）出纳兼与银行对账，提供了在编制余额调节表时擅自报销33笔收支业务的机会。
（二）印鉴管理失控。财务印鉴与行政印鉴合并使用并由行政人员掌管，出纳在加盖印鉴时未能得到有力的监控。
（三）未建立支票购入，使用，注销的登记制度。
（四）济青两地的对账不及时。有7笔收入已转账至济南，冲平了应收外汇账款，但未在青岛的银行日记账中反映。若两地能及时对账，这个漏洞就会及早暴露。
（五）对账单由出纳从银行取得，提供了伪造对账单的可能。
（六）交接工作不明晰。W同志在交接出纳工作时就存在个别遗留问题，理应责成其限期查明，否则不得离岗。
（七）凭证保管不善，会计已开好的7笔收汇转账单（记账联）被W同志隐匿，造成此收入无法记入银行日记账中。
（八）发现问题时追查不及时。在清理逾期未收汇时发现：有3笔结汇收入未在银行日记账和余额调节表中反映，当时由于人手较少未能对此进行专项清查。
三、建立内部控制制度，堵塞管理中的漏洞
W同志之所以能在11个月期间作案23次贪污巨款96.94万元，究其根本原因在于缺乏一套相互牵制的约束机制，使之得心应手，猖狂作案。为此将内控原则运用于出纳业务中建立完善的内控制度势在必行。
所谓内部控制制度是指企业为了保护财产物资的安全完整，确保会计信息的准确可靠。贯彻管理方针，提高经营效率，以职责分工为基础所设计实施的对企业的内部各种经济业务活动进行制约和协调的一系列内部管理制度。
为使内控能够充分发挥作用，设计各种控制措施必须遵循以下原则：
（一）职责分工原则：
每项经济业务的处理必须有明确的职责分工。即企业内部必须实行部门责任制和岗位责任制，明确各自的职责范围和处理业务的权限，政策界限与纪律规定。
（二）相互牵制原则：
其目的在于利用不相容职务的分离和每项业务由多部门，多人员处理所形成的相互牵制关系，实现内部的自动控制。
不相容职务是指如由一个部门或人员办理，既能弄虚作假，又可以自己掩饰错弊的两项或几项职务。例如：出纳职务与编制银行余额调节表的职务分离；钱账分管；账物分管等等。
（三）凭证制度原则：
1、必须设计合适的凭证格式及其传递程序，凭证则作为反映业务过程的法律事实。
2、对所有凭证都应预先编码，以防丢失。
3、对所有凭证在入账装订前必须经过严格的审核，以保证其账务处理的正确性、真实性与合规性。
（四）核对检查原则：
除凭证的审核外，还要对证账，账账、账表、账卡、账实的核对检查。
四、内控原则在出纳业务中的具体运用（图略）
说明：①-⑧职责分离
①-⑥职责分离
⑤-⑧职责分离
①印鉴管理制度：
财务负责人掌管财务印鉴，加盖时要审查有无审批手续，金额是否正确，用途是否符合规定。不得签发远期和空头支票。
②核对往来账：
财务负责人应指派专人定期与业务单位（含济青两地）核对账务，及时编制往来账余额调节表，查实未达账项的原因，调整账务并催收应收国内（外）账款。
③监督检查制度：
A、复核银行余额调节表的编制是否正确，有无遗漏或收支抵消等情况：
B、督促有关人员及时、全面、正确地进行账务处理，使收支业务尽早入账，不得压单；
C、记账与出纳业务的职责相分离，使记账的权限仅限于主管会计，用密码的方式给予限定；
D、对现金的账实情况进行经常性和突击性抽查，查看库存的现金有无超出限额，有无挪用盈亏情况，保管措施如何。
E、监督出纳移交工作的整个过程，查看移交清单是否完整，对于遗留问题应限期查清，不留后遗症。
④严格交接手续：
A、出纳员调换岗位，须按规定与接替人员办理交接手续，做到前不清，后不接。
B、离职人员须编制移交清单，列明移交的账，证、表、公章、资料及有关事项，由监交人签字认可后方可办理手续。交接清单一式三份，其中一份存档。
⑤现金管理制度：
A、《现金管理暂行条例》规定，现金的使用范围如下：
a、职工工资、津贴；
b、个人劳务报酬；
c、根据国家规定颁发给个人的科教，文体等奖金；
d、各种劳保，福利费用及国家规定的其他支出；
e、向个人收购农副产品和其他物资的价款；
f、出差人员必须随身携带的差旅费；
g、结算起点（1000元）以下的零星支出；
h、人民银行规定的其他支出。
B、库存现金的限额为一万元，超额的现金应当日存入银行，出纳员要加强安全防范意识。
C、超出2000元的现金收入，应请客户将其存入开户行，财务处凭银行盖章的现金交款单放货，以避免收取假钞。
D、报销时间为：每周一、三、五下午。对于超出2000元的现金支出应提前一天向出纳员报告，否则将不予保证。
E、出纳员应收支清楚，做到日清月结。财务负责人应定期于每月上旬的第一个周一上午清查现金，核对账实是否一致。
⑥与银行对账业务：
对账业务应由掌管支票，印鉴以外的人担任。可由现金出纳员索回银行对账单，并编制银行余额调节表。对于未达账项应及时核查原因，并做好调账事宜。
⑦收入登记制度：
A、对子收入的结汇账单、支票、汇票、托票等应建立登记簿。注明收入的日期，金额，来源及业务承办。对于需要确认的收入（如账单）应加注签收栏，督促有关人员4天内交回。
B、对于收据，发票应按顺序号管理，会计开具时应审核其内容，由出纳加盖“收讫”章及人名章，以避免出纳员套开收据的情况。
⑧支出（支票）控制制度：
A、对于银行托收的运费，保险费、银行费用等支出项目应督促有关人员尽快办理确认报销手续，会计应及时进行账务处理。
B、建立严格的支票管理制度：
a、购入银行现金支票和转账支票都要建立购入登记簿，注明购入的日期，编号，并按顺序号逐笔记入支票使用登记簿。
b、银行出纳在使用现金支票时应注明日期、金额，由财务负责人审核并加盖印鉴。提取的现金应当日如数交给现金出纳并办理签收手续。
c、银行出纳在签发转账支票时，应审核其用途是否符合规定，并填写收款人，用途，限额。不得签发空头和远期支票。
d、银行出纳根据支票领用簿随时督催领用人5日办理报销手续。对于作废的支票应加盖作废章，与存根附在一起订入凭证中备查。（作者：李西军 中国电子进出口山东公司）
一、案例概况
某公司W同志在任出纳工作期间，先后利用23张现金支票编造各种理由提取现金96.94万元，均未记入现金日记账，构成贪污罪。具体手段如下：
（一）隐匿10笔出口结汇收入计96.94万元：将其提现的金额与其隐匿的收入相抵，使其33笔收支业务均未在银行日记账和银行余额调节中反映。
（二）伪造11张银行对账单：将提现的整数金额改成带尾数的金额，并将提现的银行代码“11”改成托收的代码“88”或外汇买卖的代码“18”。
二、案例中暴露出的管理漏洞
（一）出纳兼与银行对账，提供了在编制余额调节表时擅自报销33笔收支业务的机会。
（二）印鉴管理失控。财务印鉴与行政印鉴合并使用并由行政人员掌管，出纳在加盖印鉴时未能得到有力的监控。
（三）未建立支票购入，使用，注销的登记制度。
（四）济青两地的对账不及时。有7笔收入已转账至济南，冲平了应收外汇账款，但未在青岛的银行日记账中反映。若两地能及时对账，这个漏洞就会及早暴露。
（五）对账单由出纳从银行取得，提供了伪造对账单的可能。
（六）交接工作不明晰。W同志在交接出纳工作时就存在个别遗留问题，理应责成其限期查明，否则不得离岗。
（七）凭证保管不善，会计已开好的7笔收汇转账单（记账联）被W同志隐匿，造成此收入无法记入银行日记账中。
（八）发现问题时追查不及时。在清理逾期未收汇时发现：有3笔结汇收入未在银行日记账和余额调节表中反映，当时由于人手较少未能对此进行专项清查。
三、建立内部控制制度，堵塞管理中的漏洞
W同志之所以能在11个月期间作案23次贪污巨款96.94万元，究其根本原因在于缺乏一套相互牵制的约束机制，使之得心应手，猖狂作案。为此将内控原则运用于出纳业务中建立完善的内控制度势在必行。
所谓内部控制制度是指企业为了保护财产物资的安全完整，确保会计信息的准确可靠。贯彻管理方针，提高经营效率，以职责分工为基础所设计实施的对企业的内部各种经济业务活动进行制约和协调的一系列内部管理制度。
为使内控能够充分发挥作用，设计各种控制措施必须遵循以下原则：
（一）职责分工原则：
每项经济业务的处理必须有明确的职责分工。即企业内部必须实行部门责任制和岗位责任制，明确各自的职责范围和处理业务的权限，政策界限与纪律规定。
（二）相互牵制原则：
其目的在于利用不相容职务的分离和每项业务由多部门，多人员处理所形成的相互牵制关系，实现内部的自动控制。
不相容职务是指如由一个部门或人员办理，既能弄虚作假，又可以自己掩饰错弊的两项或几项职务。例如：出纳职务与编制银行余额调节表的职务分离；钱账分管；账物分管等等。
（三）凭证制度原则：
1、必须设计合适的凭证格式及其传递程序，凭证则作为反映业务过程的法律事实。
2、对所有凭证都应预先编码，以防丢失。
3、对所有凭证在入账装订前必须经过严格的审核，以保证其账务处理的正确性、真实性与合规性。
（四）核对检查原则：
除凭证的审核外，还要对证账，账账、账表、账卡、账实的核对检查。
四、内控原则在出纳业务中的具体运用（图略）
说明：①-⑧职责分离
①-⑥职责分离
⑤-⑧职责分离
①印鉴管理制度：
财务负责人掌管财务印鉴，加盖时要审查有无审批手续，金额是否正确，用途是否符合规定。不得签发远期和空头支票。
②核对往来账：
财务负责人应指派专人定期与业务单位（含济青两地）核对账务，及时编制往来账余额调节表，查实未达账项的原因，调整账务并催收应收国内（外）账款。
③监督检查制度：
A、复核银行余额调节表的编制是否正确，有无遗漏或收支抵消等情况：
B、督促有关人员及时、全面、正确地进行账务处理，使收支业务尽早入账，不得压单；
C、记账与出纳业务的职责相分离，使记账的权限仅限于主管会计，用密码的方式给予限定；
D、对现金的账实情况进行经常性和突击性抽查，查看库存的现金有无超出限额，有无挪用盈亏情况，保管措施如何。
E、监督出纳移交工作的整个过程，查看移交清单是否完整，对于遗留问题应限期查清，不留后遗症。
④严格交接手续：
A、出纳员调换岗位，须按规定与接替人员办理交接手续，做到前不清，后不接。
B、离职人员须编制移交清单，列明移交的账，证、表、公章、资料及有关事项，由监交人签字认可后方可办理手续。交接清单一式三份，其中一份存档。
⑤现金管理制度：
A、《现金管理暂行条例》规定，现金的使用范围如下：
a、职工工资、津贴；
b、个人劳务报酬；
c、根据国家规定颁发给个人的科教，文体等奖金；
d、各种劳保，福利费用及国家规定的其他支出；
e、向个人收购农副产品和其他物资的价款；
f、出差人员必须随身携带的差旅费；
g、结算起点（1000元）以下的零星支出；
h、人民银行规定的其他支出。
B、库存现金的限额为一万元，超额的现金应当日存入银行，出纳员要加强安全防范意识。
C、超出2000元的现金收入，应请客户将其存入开户行，财务处凭银行盖章的现金交款单放货，以避免收取假钞。
D、报销时间为：每周一、三、五下午。对于超出2000元的现金支出应提前一天向出纳员报告，否则将不予保证。
E、出纳员应收支清楚，做到日清月结。财务负责人应定期于每月上旬的第一个周一上午清查现金，核对账实是否一致。
⑥与银行对账业务：
对账业务应由掌管支票，印鉴以外的人担任。可由现金出纳员索回银行对账单，并编制银行余额调节表。对于未达账项应及时核查原因，并做好调账事宜。
⑦收入登记制度：
A、对子收入的结汇账单、支票、汇票、托票等应建立登记簿。注明收入的日期，金额，来源及业务承办。对于需要确认的收入（如账单）应加注签收栏，督促有关人员4天内交回。
B、对于收据，发票应按顺序号管理，会计开具时应审核其内容，由出纳加盖“收讫”章及人名章，以避免出纳员套开收据的情况。
⑧支出（支票）控制制度：
A、对于银行托收的运费，保险费、银行费用等支出项目应督促有关人员尽快办理确认报销手续，会计应及时进行账务处理。
B、建立严格的支票管理制度：
a、购入银行现金支票和转账支票都要建立购入登记簿，注明购入的日期，编号，并按顺序号逐笔记入支票使用登记簿。
b、银行出纳在使用现金支票时应注明日期、金额，由财务负责人审核并加盖印鉴。提取的现金应当日如数交给现金出纳并办理签收手续。
c、银行出纳在签发转账支票时，应审核其用途是否符合规定，并填写收款人，用途，限额。不得签发空头和远期支票。
d、银行出纳根据支票领用簿随时督催领用人5日办理报销手续。对于作废的支票应加盖作废章，与存根附在一起订入凭证中备查。（作者：李西军 中国电子进出口山东公司）
