谈制造业领用库存物资内部控制制度的设计
来源： 财税与会计·陈耀敏
2003-02-18
普通
制造业耗用的物资通常包括原材料、办公用品、备品备件、工器具、包装物等，它们是构成企业成本的重要部分，对企业经营和效益有直接影响。在企业物资领取和使用环节，建立和完善内部控制制度有利于提高工作效率，降低物资消耗，减少损失和浪费。物资领用内部控制制度是指在企业物资领用环节建立一种自我协调与自我制约的机制，其内容通常包括物资领用计划申报制度、物资领用制度、价值记录与成本控制制度等。
一、设计制造业领用库存物资内部控制制度应遵循的原则
1．合法性原则。设计制造业领用库存物资内部控制制度应以国家法规为依据，制度中的内容必须符合国家政策法规和财经制度要求。
2．厉行节约。降低物资消耗、提高企业效益是设计内部控制制度的根本目的，领用库存物资必须厉行节约、减少浪费。
3．计划控制。计划领取、计划采购才能有效降低存储成本，才能最大限度的避免缺货。
4．岗位分离。设计库存物资领用内部控制制度，不相容岗位要分离，这是内部控制的基本要求。
二、内部控制设计的具体内容
（一）物资领用计划申报制度
该制度规定企业各部门领用物资必须事先编制领用计划，并对计划的编制、稽核、审批、执行程序以及相关人员的职责权限作出规定，制度的主要内容有：
1．规定企业内各部门编制物资领用计划的时间、依据，延迟申报计划给予处罚的措施。企业物资领用部门通常根据生产计划、检修计划、技措计划、人员分配计划、物资消耗状况等编制物资领用计划表。
2．规定计划表的项目内容、填写要求、填写人与审核人的责任。填写人、审核人均应在计划表上签字。一般来说，物资耗用部门负责人负有审核计划的责任。
3．明确物资领用计划审批部门及审批人员的职责权力。计划编制与审批是职责分明的两个岗位，大中型企业应设立独立的物资计划管理部门，并设立计划管理员岗位，其职责是控制物资消耗，编制物资发放与采购计划，审核与批准企业内各部门申报的物资领用计划，将与业务无关、不合理的领料要求剔出。企业还应建立计划审批权限制度，明确规定计划管理员、物资计划管理部门主管、企业经理及副经理的各自审批权限。但不管各自权限如何，均应遵循自下而上的审查程序，这样，基层的监督管理作用才有可能发挥。
4．制定物资消耗限额办法，对超过消耗限额的编制计划不予批准。
（二）物资领用制度
物资领用制度具体规定了物资实际领用的程序和手续，有关人员的权力和责任，其主要内容有：
1．规定领用物资必需填写领料单，并在经批准的已申报计划范围内领取，严格限制超计划、越限额领取物资。
2．规定领料单的项目内容、填写要求。领料人应认真填写领料单，不得涂改。
3．规定领料单审核责任。领料单由物资需用部门职工填写，其他部门领导重点审核物资是否确实需要；物资计划管理员应重点审核是否已申报计划，将不符合计划、无计划又无正当理由的领料单退回；保管员主要审核手续是否齐全、项目填写是否清晰、是否有涂改行为。
4．规定无计划确属急需物资的审批、管理办法。应明确规定应有哪一级领导审批。
5．企业各部门领取物资后应妥善保管，防止丢失、损毁。应制定防火、防盗措施，物资保管责任要落实到人。
6．物资的使用制度。首先，应建立物资的使用操作制度，明确规定投放料的技术规范，工器具等低值易耗品的维护与保养办法，明示一些物资如酸碱（易腐蚀它物）、易燃易爆物等使用的特殊要求。其次，建立对性能较复杂物资使用操作人员的培训制度，使其充分了解物资的物理化学特性及使用办法。
7．废品及残料回收制度。建立物资回收制度，对错发或错领物资、材料使用后的残料或边角料、多余未用材料、领取的不合格材料、报废物品，应及时退库，使用部门不得自行处理。
8．奖罚制度。对物资使用过程中尽职尽责使物资消耗下降，及修旧利废降低成本者要给予奖励；对物资使用过程中玩忽职守造成物资被盗、损坏及不按技术规范投放料造成材料浪费者给予处罚。奖罚严明是一项制度得到贯彻执行的保证。
（三）价值记录制度
该制度明确规定价值记录程序。领料单是价值记录的合法凭证，仓库保管员依据领料单记物资明细账，财务部门记分类账，计划员记明细台账，各部门核算员记本部门耗用物资台账。月底财务部门与成本员、保管员及各部门核算员对账，保证账账相符，不符之处应查明原因。账账相符后，财务部门分配物资耗用成本。
（四）成本考核制度
学习邯钢经验，细化成本项目，切实降低物资消耗。企业应将物资领用过程中的各项成本严格细化到各部门相关人员，使物资领取人、使用人、物资领取部门主管、仓库保管员、物资计划管理员及其主管等都有成本指标。如领料部门负责材料消耗成本、材料使用不当造成的损失成本、依所报计划购进物资的存储及资金占用成本、计划不周造成的缺货成本和生产损失成本等；物资计划管理员负责采购计划制定不及时造成的缺货损失成本、因监督不力发生不合理领料造成的浪费成本；保管员负责手续不全错发料造成的损失成本及物资保管不善的损失成本。成本指标完成情况要与相关人员的工资、奖金挂钩，完成指标好的要多发奖金，不能完成指标的要扣发或减少奖金。严格的成本考核是控制物资消耗的重要方法。
一、设计制造业领用库存物资内部控制制度应遵循的原则
1．合法性原则。设计制造业领用库存物资内部控制制度应以国家法规为依据，制度中的内容必须符合国家政策法规和财经制度要求。
2．厉行节约。降低物资消耗、提高企业效益是设计内部控制制度的根本目的，领用库存物资必须厉行节约、减少浪费。
3．计划控制。计划领取、计划采购才能有效降低存储成本，才能最大限度的避免缺货。
4．岗位分离。设计库存物资领用内部控制制度，不相容岗位要分离，这是内部控制的基本要求。
二、内部控制设计的具体内容
（一）物资领用计划申报制度
该制度规定企业各部门领用物资必须事先编制领用计划，并对计划的编制、稽核、审批、执行程序以及相关人员的职责权限作出规定，制度的主要内容有：
1．规定企业内各部门编制物资领用计划的时间、依据，延迟申报计划给予处罚的措施。企业物资领用部门通常根据生产计划、检修计划、技措计划、人员分配计划、物资消耗状况等编制物资领用计划表。
2．规定计划表的项目内容、填写要求、填写人与审核人的责任。填写人、审核人均应在计划表上签字。一般来说，物资耗用部门负责人负有审核计划的责任。
3．明确物资领用计划审批部门及审批人员的职责权力。计划编制与审批是职责分明的两个岗位，大中型企业应设立独立的物资计划管理部门，并设立计划管理员岗位，其职责是控制物资消耗，编制物资发放与采购计划，审核与批准企业内各部门申报的物资领用计划，将与业务无关、不合理的领料要求剔出。企业还应建立计划审批权限制度，明确规定计划管理员、物资计划管理部门主管、企业经理及副经理的各自审批权限。但不管各自权限如何，均应遵循自下而上的审查程序，这样，基层的监督管理作用才有可能发挥。
4．制定物资消耗限额办法，对超过消耗限额的编制计划不予批准。
（二）物资领用制度
物资领用制度具体规定了物资实际领用的程序和手续，有关人员的权力和责任，其主要内容有：
1．规定领用物资必需填写领料单，并在经批准的已申报计划范围内领取，严格限制超计划、越限额领取物资。
2．规定领料单的项目内容、填写要求。领料人应认真填写领料单，不得涂改。
3．规定领料单审核责任。领料单由物资需用部门职工填写，其他部门领导重点审核物资是否确实需要；物资计划管理员应重点审核是否已申报计划，将不符合计划、无计划又无正当理由的领料单退回；保管员主要审核手续是否齐全、项目填写是否清晰、是否有涂改行为。
4．规定无计划确属急需物资的审批、管理办法。应明确规定应有哪一级领导审批。
5．企业各部门领取物资后应妥善保管，防止丢失、损毁。应制定防火、防盗措施，物资保管责任要落实到人。
6．物资的使用制度。首先，应建立物资的使用操作制度，明确规定投放料的技术规范，工器具等低值易耗品的维护与保养办法，明示一些物资如酸碱（易腐蚀它物）、易燃易爆物等使用的特殊要求。其次，建立对性能较复杂物资使用操作人员的培训制度，使其充分了解物资的物理化学特性及使用办法。
7．废品及残料回收制度。建立物资回收制度，对错发或错领物资、材料使用后的残料或边角料、多余未用材料、领取的不合格材料、报废物品，应及时退库，使用部门不得自行处理。
8．奖罚制度。对物资使用过程中尽职尽责使物资消耗下降，及修旧利废降低成本者要给予奖励；对物资使用过程中玩忽职守造成物资被盗、损坏及不按技术规范投放料造成材料浪费者给予处罚。奖罚严明是一项制度得到贯彻执行的保证。
（三）价值记录制度
该制度明确规定价值记录程序。领料单是价值记录的合法凭证，仓库保管员依据领料单记物资明细账，财务部门记分类账，计划员记明细台账，各部门核算员记本部门耗用物资台账。月底财务部门与成本员、保管员及各部门核算员对账，保证账账相符，不符之处应查明原因。账账相符后，财务部门分配物资耗用成本。
（四）成本考核制度
学习邯钢经验，细化成本项目，切实降低物资消耗。企业应将物资领用过程中的各项成本严格细化到各部门相关人员，使物资领取人、使用人、物资领取部门主管、仓库保管员、物资计划管理员及其主管等都有成本指标。如领料部门负责材料消耗成本、材料使用不当造成的损失成本、依所报计划购进物资的存储及资金占用成本、计划不周造成的缺货成本和生产损失成本等；物资计划管理员负责采购计划制定不及时造成的缺货损失成本、因监督不力发生不合理领料造成的浪费成本；保管员负责手续不全错发料造成的损失成本及物资保管不善的损失成本。成本指标完成情况要与相关人员的工资、奖金挂钩，完成指标好的要多发奖金，不能完成指标的要扣发或减少奖金。严格的成本考核是控制物资消耗的重要方法。
