会计电算化及其对财会业务内部控制的影响
来源：
2002-10-11
普通
[摘要]:会计电算化是会计工作的发展趋势.分析目前会计电算化工作在会计无纸化、电子原始数据的审核与确认、电算化安全等方面所存在的问题,研究会计电算化对会计业务内部控制的影响,并以此为基础探讨加强电算化系统管理的内部制度建设问题,以确保财会实行电算化后的系统正常、安全、有效地运行。
随着科学技术的发展,电子计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用.会计电算化使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来,提高了会计信息的及时性、正确性、全面性,但同时也给会计人员带来了许多新的问题.本文就此作一些初步的探讨。
1 会计电算化面临的几个问题
1.1 会计无纸化中存在的问题
在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表.纸张上的书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这些纸质原件的数据若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹,这也是传统纸质原件的一个基本特征.但是,在计算机网络信息系统中,原来纸质的会计原始凭证的数据被直接记录在磁盘或光盘上,由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这样就很难辨别哪一个是业务记录的“原件”.然而,在电子数据形成和存储管理过程加强控制和传统观念转换的条件下,电子数据像纸张凭证一样可作为会计的原件.如果法律上不承认电子数据可作为数据“原件”,那么许多数据就要模仿手工操作的方法形成纸张式的原件,会计的无纸化也就无法开展,并进而影响会计电算化的进程。
1.2 电子原始数据的审核和确认
在现有的会计电算化环境下,绝大多数会计还保持着传统的纸张式的凭证审核和手工编制会计记账凭证方式,因而,在电算化初期,会计原始数据的审核仍然沿用传统方法.但是,随着会计电算化的进一步发展,面对“无纸”的会计数据,会计人员特别关心的是怎样审核和确认存放在计算机系统中的数据与业务发生时的原始形式是一致的.磁盘和光盘的数据可通过适当的计算机工具修改并且可以做到不留任何修改“痕迹”,因此,确保这些电子数据是以原始形式保存下来是无纸信息系统的关键.在无纸化的信息系统环境下,电子原始数据经审核和确认后,就可利用会计记账凭证编制的软件模块自动生成电子记账凭证,自动形成后的电子记帐凭证就不让任何人修改,而且由这些电子记账凭证或电子原始数据直接生成的电子记账凭证、电子账簿和电子报表都是派生性的数据,如果所用的软件是正确的,会计系统中的派生数据的正确性、真实性和完整性完全取决于电子原始数据。
1.3 会计电算化工作中的安全问题
现有的会计应用软件系统在设计、开发阶段,普遍存在着系统需求中安全需求少、软件设计重功能轻安全的现象,软件设计选用的语言和数据库考虑安全性能少,以至软件投入运行后暴露诸多安全隐患,如数据库呈开放状态、易于打开、应用系统软件存在安全问题等.这类现象和问题目前还尚未得到彻底的改变,同时,许多安全设施并未配置齐全,特别是硬件自身安全性能低,造成的结果是由于硬件的安全问题直接影响会计应用系统软件的正常运用.另外,还有操作和管理人员安全意识淡薄、操作密码管理不严格、安全管理制度检查落实不到位等问题。
2 会计电算化对会计业务内部控制的影响
电算化财务系统的内部控制,既包括原来的手工账务过程,又包括程序设计、电算账务处理过程.由于会计电算化是以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,是现代社会大生产和新技术革命的必然手段。
2.1 内部控制形式的变化
(1) 原手工操作下一些内部控制措施在电算化后没有存在必要性.如编制科目汇总表,凭证汇总表,试算平衡的检查,总账、明细账的核对;(2)原手工操作下一些内部控制措施在电算化后转移到计算机内了,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查.可见,电算化会计除了人这个执行控制的主体外,许多内容控制方法主要通过会计软件来实现的,因此,计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一制度控制转变为程序控制和制度控制。
2.2 内部控制制度内容的变化
计算机技术的引入,给会计工作增加了新的工作内容,同时也增加了新的控制措施,如计算机硬件及软件分析、编程、维护人员与计算机操作人员内部控制,以及计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。
3 加强电算化系统管理的内部制度建设问题
实行电算化以后,系统的正常、安全、有效运行的关键是操作使用.如果单位管理制度不健全或实施不力,都会给各种非法舞弊行为以可乘之机.因此,会计主体的改变,也给内部控制下的制度赋予新的内涵。
3.1 严格机构和人员的管理与控制
会计核算软件投入正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度.会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位.基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位.机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为.如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。
3.2 严格系统操作环境管理和控制系统
操作环境包括系统操作过程以及系统的维护.操作过程控制主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现.操作规程应明确职责,操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件.如规定交接班手续和登记运行日志,规定数据备份及机器的使用规范,规定软盘专用以防病毒感染.系统维护包括硬件维护和软件维护,硬件维护主要包括:(1)定期进行检查并做好记录;(2)在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录.而软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。
3.3 建立计算机房管理制度
实行电算化以后,设立计算机房的主要目的是:给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备;防止各种非法人员进入机房,保护机内程序和数据的安全.具体措施包括:(1)对进入机房内的人员进行严格审查;(2)保证机房设备安全的措施.如机房防火规定等;(3)保证计算机正常运行措施.如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等;(4)会计数据和会计软件安全保密的措施.如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定;(5)修改会计核算软件的审批和监督制度.如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。
3.4 建立健全的档案管理制度
这里的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质.系统开发运行中的各种文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作,而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括:(1)存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管;(2)各种安全保证措施,如备份软盘应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方;(3)采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失.此外,还应高度重视电算化人才的开发与培养,并为此提供必要的物力、财力,以造就一支高素质的财会科技队伍,为会计电算化工作提供人力和智力支持。
随着科学技术的发展,电子计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用.会计电算化使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来,提高了会计信息的及时性、正确性、全面性,但同时也给会计人员带来了许多新的问题.本文就此作一些初步的探讨。
1 会计电算化面临的几个问题
1.1 会计无纸化中存在的问题
在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表.纸张上的书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这些纸质原件的数据若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹,这也是传统纸质原件的一个基本特征.但是,在计算机网络信息系统中,原来纸质的会计原始凭证的数据被直接记录在磁盘或光盘上,由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这样就很难辨别哪一个是业务记录的“原件”.然而,在电子数据形成和存储管理过程加强控制和传统观念转换的条件下,电子数据像纸张凭证一样可作为会计的原件.如果法律上不承认电子数据可作为数据“原件”,那么许多数据就要模仿手工操作的方法形成纸张式的原件,会计的无纸化也就无法开展,并进而影响会计电算化的进程。
1.2 电子原始数据的审核和确认
在现有的会计电算化环境下,绝大多数会计还保持着传统的纸张式的凭证审核和手工编制会计记账凭证方式,因而,在电算化初期,会计原始数据的审核仍然沿用传统方法.但是,随着会计电算化的进一步发展,面对“无纸”的会计数据,会计人员特别关心的是怎样审核和确认存放在计算机系统中的数据与业务发生时的原始形式是一致的.磁盘和光盘的数据可通过适当的计算机工具修改并且可以做到不留任何修改“痕迹”,因此,确保这些电子数据是以原始形式保存下来是无纸信息系统的关键.在无纸化的信息系统环境下,电子原始数据经审核和确认后,就可利用会计记账凭证编制的软件模块自动生成电子记账凭证,自动形成后的电子记帐凭证就不让任何人修改,而且由这些电子记账凭证或电子原始数据直接生成的电子记账凭证、电子账簿和电子报表都是派生性的数据,如果所用的软件是正确的,会计系统中的派生数据的正确性、真实性和完整性完全取决于电子原始数据。
1.3 会计电算化工作中的安全问题
现有的会计应用软件系统在设计、开发阶段,普遍存在着系统需求中安全需求少、软件设计重功能轻安全的现象,软件设计选用的语言和数据库考虑安全性能少,以至软件投入运行后暴露诸多安全隐患,如数据库呈开放状态、易于打开、应用系统软件存在安全问题等.这类现象和问题目前还尚未得到彻底的改变,同时,许多安全设施并未配置齐全,特别是硬件自身安全性能低,造成的结果是由于硬件的安全问题直接影响会计应用系统软件的正常运用.另外,还有操作和管理人员安全意识淡薄、操作密码管理不严格、安全管理制度检查落实不到位等问题。
2 会计电算化对会计业务内部控制的影响
电算化财务系统的内部控制,既包括原来的手工账务过程,又包括程序设计、电算账务处理过程.由于会计电算化是以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,是现代社会大生产和新技术革命的必然手段。
2.1 内部控制形式的变化
(1) 原手工操作下一些内部控制措施在电算化后没有存在必要性.如编制科目汇总表,凭证汇总表,试算平衡的检查,总账、明细账的核对;(2)原手工操作下一些内部控制措施在电算化后转移到计算机内了,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查.可见,电算化会计除了人这个执行控制的主体外,许多内容控制方法主要通过会计软件来实现的,因此,计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一制度控制转变为程序控制和制度控制。
2.2 内部控制制度内容的变化
计算机技术的引入,给会计工作增加了新的工作内容,同时也增加了新的控制措施,如计算机硬件及软件分析、编程、维护人员与计算机操作人员内部控制,以及计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。
3 加强电算化系统管理的内部制度建设问题
实行电算化以后,系统的正常、安全、有效运行的关键是操作使用.如果单位管理制度不健全或实施不力,都会给各种非法舞弊行为以可乘之机.因此,会计主体的改变,也给内部控制下的制度赋予新的内涵。
3.1 严格机构和人员的管理与控制
会计核算软件投入正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度.会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位.基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位.机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为.如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。
3.2 严格系统操作环境管理和控制系统
操作环境包括系统操作过程以及系统的维护.操作过程控制主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现.操作规程应明确职责,操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件.如规定交接班手续和登记运行日志,规定数据备份及机器的使用规范,规定软盘专用以防病毒感染.系统维护包括硬件维护和软件维护,硬件维护主要包括:(1)定期进行检查并做好记录;(2)在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录.而软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。
3.3 建立计算机房管理制度
实行电算化以后,设立计算机房的主要目的是:给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备;防止各种非法人员进入机房,保护机内程序和数据的安全.具体措施包括:(1)对进入机房内的人员进行严格审查;(2)保证机房设备安全的措施.如机房防火规定等;(3)保证计算机正常运行措施.如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等;(4)会计数据和会计软件安全保密的措施.如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定;(5)修改会计核算软件的审批和监督制度.如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。
3.4 建立健全的档案管理制度
这里的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质.系统开发运行中的各种文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作,而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括:(1)存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管;(2)各种安全保证措施,如备份软盘应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方;(3)采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失.此外,还应高度重视电算化人才的开发与培养,并为此提供必要的物力、财力,以造就一支高素质的财会科技队伍,为会计电算化工作提供人力和智力支持。
