部属高校基本建议投资管理与财务管理的内部控制
来源： 胡学莲
2005-07-27
普通
近些年来，各部属高校基本建设取得了较明显的成绩。但由于基建工作投入大，专业性强，管理要求高，建筑市场竞争激烈，基建投资还存在管理弱化和浪费损失的现象。为了有效使用建设资金，堵塞漏洞，控制建设成本，提高投资效益，各高校应加强基本建设投资管理与财务管理。
一、高校基本建设投资管理与财务管理方面存在的问题
1、不能严格按基本建设程序办事，任意变更基建计划。在基建项目立项时，为争项目、抢时间，部分高校没有进行充分的调查研究，单凭拍脑袋编造可行性研究报告，往往与实际情况差距很大。在实施过程中也存在任意改变投资规模、内容的现象，待工程竣工完毕后，该项目已不是立项时的项目。还有的投资规模突破概算好几倍，出现严重的“三超”现象：超投资、超概算、超标准。有的项目更是先斩后奏，搞计划外工程，不入学校的资产账，一旦与国家建设规划相冲突，该项目就会被有关方面强行拆除而不能得到应有的补偿，造成学校不必要的损失和浪费。
2、自筹和贷款资金不能及时到位。一些商校向教育部申报基建计划时，其申报年度自筹计划往往大于学校财务支出计划，这就从根本上导致了自筹资金不能及时到位，为了加快基建工程的进度，又往往在资金不到位的情况下就开工建设，没有很好处理拨款、自筹和贷款之间的关系。
3、工程结算出现商估冒算。在高校基建工程中，施工单位在工程结算上商估冒算问题比较突出，主要有：多计工程量、高套定额、多计材料、设备价格和数量，设计变更增加部分通过现场签证重新计入，而变更减少部分未作调整，重复计算，多计费用等。
4、基建报表虚报和少报基建投资完成额。部分商校在年终财务决算时往往根据实际完成数与计划投资的差额作一些账务调整。如果是超额完成投资，就将其超额完成的部分暂挂“其他应收款”或“应付工程款”中，待下年年初再予调回，如果没有完成投资额，就将其差额部分以虚假附件或根本无附件虚报投资完成额，挂“建安工程投资”和“应付工程款”等科目。这样做的目的主要是为了不影响下年度国家拨款，同时也为了年终决算报表的顺利通过。
二、完善高校基本建设投资管理内部控制
针对高校基本建设特点和存在的问题，笔者认为应从以下几个方面加强和完善基建投资管理。
1、建立和完善内部制度控制。如制定基建项目招标管理规定、基建工程质量管理规定、工程监理管理、基建材料、设备采购管理规定等，这些规定经学校领导讨论通过后，由纪委、监察、审计等职能部门组成检查小组对基建制度的执行情况进行定期检查和监督，以确保基建工作的顺利进行。
2、加强预算控制。高校应成立以主管校长为首的财经领导小组，小组成员应包括校常委会成员及各职能部门的行政负责人，特别要有财务处、审计处、国资办、基建处、规划办等有关职能部门领导参加。财经领导小组负责编制学校的预算并制订年度基建计划。在编制学校预算时，一方面要“量入为出，收支平衡”；另一方面要“积极发展”、“贷款建设”。但商校实施的“积极发展”方针必须做到建设规模要适度，结构要合理，经费来源要可靠。
3、实行经济责任控制。根据《高等学校财务制度》的规定，高等学校的财务工作实行校长负责制，设置总会计师的学校由总会计师协助校长全面领导学校的财务工作。按照高等学校的领导体制和机构设置，经济责任制的层次可分为：校长、总会计师或主管副校长、财务处长、二级单位财务负责人和基层财务人员等若干层次，这些层次的人员组成一个职责明确、相互制约、各司其职、运行有序、共同实现学校财务管理目标的群体，校长是该群体的管理者、指挥者、协调者和督促者。
4、加强基建招标管理控制。部属商校基本建设项目基本上按照国家有关规定进行招投标，但在实际操作过程中存在一些人为因素，导致评标过程缺乏公正、合理、透明的程序，往往几个人甚至一个人说了算，招标工作很容易成为少数人自身利益分割的场所，由此出现了在同等条件下不选质优选质劣、不选价优选价高的现象。学校应成立招标领导小组，建立招标专家库，以监督基本建设项目招标工作。招标领导小组以分管校领导为组长，由审计、监察、计财、基建部门等负责人组成，主要负责学校基建项目的具体招标工作、审定招标方案、考察和确定投标或邀标单位、审查评标结果：招标专家库由有基本建设相关专业资质并在省招标中心注册登记的校内专业人员组成，负责向基建招标领导小组提供专业技术支持并代表校方作为基建项目招标评委。
5、严格实行合同会审控制。商校基建项目应严格按合同管理，签订的合同条款内容要全面、文字表达要清楚，特别是合同价形式、物价浮动因素、政策调整因素、双方的承诺及主材的供贷方式等都应在合同中明确，以便在合同履行中控制价格。学校还应成立由法律顾问、审计、监察、计财、基建部门等负责人组成的基建合同会审小组，主要负责参与相关基建合同谈判，提出合同审核意见，负责监督合同执行与变更管理，并负责基建过程中的监督、审计和法律咨询工作的聯系与协调。
6、实行造价审计控制。对工程决算实行“初审、终审”二审制度，严格控制工程成本。初审是由基建处工程管理人员和预决算人员对施工单位报送的原始资料如图纸会审纪要、设计变更记录、现场隐蔽工程纪录等的真实性、完整性进行检查，同时对工程量的计取、定额套用是否与标书中要求一致，以及甲方所供设备、材料有无重复计算等进行审查，是为降低工程成本把好的第一关。终审是学校审计处通过招标，选择有资质的中介事务所对工程造价进行审计，并出具审计报告，财务人员据此作为结算依据。
三、完善高校基本建设财务管理内部控制
财务部门要做到管理规范、运作有序、监督有力，就要建立健全各项财务规章制度，严抓内部控制制度。
1、单独设置财务管理机构，建立会计岗位责任制。根据《教育部直属高等学校基本建设资金管理办法（试行）》的通知：各直属高校应建立、健全与基本建设资金管理任务相适应的基建财务机构，配备具有相应业务水平的专职财务人员，具体负责基本建设资金管理并保持相对稳定。各部属商校应单独设立基建财务部门并科学设计内部业务流程和岗位，对资金的请款、拨付、会计凭证的审核、账务的处理、印鉴的保管以及票据管理等按照不相容职务相互分离的原则，建立全方位的内部控制体系。同时还应公开办事程序、办事制度及原则，接受群众监督。
2、制定完善的财务规章制度。《基本建设资金报销程序及审批权限管理办法》，对报销程序及审批权限作了明确规定：大额资金的支付除提供合同外还应提供各监督部门、各级校领导签批的会审表，进度款的支付要提供有施工管理人员、预决算人员、监理人员、职能部门负责人签字的工程进度会签表，其他费用支出按规定标准实行定额控制，严格审批手续，避免或减少不合理支出。
3、建立一套完整的内部监督体系。为确保学校内部会计制度切实执行，校内审计部门应定期检查，以及时发现内部控制中的漏洞，并针对出现的新问题和情况及执行中的薄弱环节，及时修正或改进控制政策，做到有章可循，违章必纠，以提商会计信息质量。
一、高校基本建设投资管理与财务管理方面存在的问题
1、不能严格按基本建设程序办事，任意变更基建计划。在基建项目立项时，为争项目、抢时间，部分高校没有进行充分的调查研究，单凭拍脑袋编造可行性研究报告，往往与实际情况差距很大。在实施过程中也存在任意改变投资规模、内容的现象，待工程竣工完毕后，该项目已不是立项时的项目。还有的投资规模突破概算好几倍，出现严重的“三超”现象：超投资、超概算、超标准。有的项目更是先斩后奏，搞计划外工程，不入学校的资产账，一旦与国家建设规划相冲突，该项目就会被有关方面强行拆除而不能得到应有的补偿，造成学校不必要的损失和浪费。
2、自筹和贷款资金不能及时到位。一些商校向教育部申报基建计划时，其申报年度自筹计划往往大于学校财务支出计划，这就从根本上导致了自筹资金不能及时到位，为了加快基建工程的进度，又往往在资金不到位的情况下就开工建设，没有很好处理拨款、自筹和贷款之间的关系。
3、工程结算出现商估冒算。在高校基建工程中，施工单位在工程结算上商估冒算问题比较突出，主要有：多计工程量、高套定额、多计材料、设备价格和数量，设计变更增加部分通过现场签证重新计入，而变更减少部分未作调整，重复计算，多计费用等。
4、基建报表虚报和少报基建投资完成额。部分商校在年终财务决算时往往根据实际完成数与计划投资的差额作一些账务调整。如果是超额完成投资，就将其超额完成的部分暂挂“其他应收款”或“应付工程款”中，待下年年初再予调回，如果没有完成投资额，就将其差额部分以虚假附件或根本无附件虚报投资完成额，挂“建安工程投资”和“应付工程款”等科目。这样做的目的主要是为了不影响下年度国家拨款，同时也为了年终决算报表的顺利通过。
二、完善高校基本建设投资管理内部控制
针对高校基本建设特点和存在的问题，笔者认为应从以下几个方面加强和完善基建投资管理。
1、建立和完善内部制度控制。如制定基建项目招标管理规定、基建工程质量管理规定、工程监理管理、基建材料、设备采购管理规定等，这些规定经学校领导讨论通过后，由纪委、监察、审计等职能部门组成检查小组对基建制度的执行情况进行定期检查和监督，以确保基建工作的顺利进行。
2、加强预算控制。高校应成立以主管校长为首的财经领导小组，小组成员应包括校常委会成员及各职能部门的行政负责人，特别要有财务处、审计处、国资办、基建处、规划办等有关职能部门领导参加。财经领导小组负责编制学校的预算并制订年度基建计划。在编制学校预算时，一方面要“量入为出，收支平衡”；另一方面要“积极发展”、“贷款建设”。但商校实施的“积极发展”方针必须做到建设规模要适度，结构要合理，经费来源要可靠。
3、实行经济责任控制。根据《高等学校财务制度》的规定，高等学校的财务工作实行校长负责制，设置总会计师的学校由总会计师协助校长全面领导学校的财务工作。按照高等学校的领导体制和机构设置，经济责任制的层次可分为：校长、总会计师或主管副校长、财务处长、二级单位财务负责人和基层财务人员等若干层次，这些层次的人员组成一个职责明确、相互制约、各司其职、运行有序、共同实现学校财务管理目标的群体，校长是该群体的管理者、指挥者、协调者和督促者。
4、加强基建招标管理控制。部属商校基本建设项目基本上按照国家有关规定进行招投标，但在实际操作过程中存在一些人为因素，导致评标过程缺乏公正、合理、透明的程序，往往几个人甚至一个人说了算，招标工作很容易成为少数人自身利益分割的场所，由此出现了在同等条件下不选质优选质劣、不选价优选价高的现象。学校应成立招标领导小组，建立招标专家库，以监督基本建设项目招标工作。招标领导小组以分管校领导为组长，由审计、监察、计财、基建部门等负责人组成，主要负责学校基建项目的具体招标工作、审定招标方案、考察和确定投标或邀标单位、审查评标结果：招标专家库由有基本建设相关专业资质并在省招标中心注册登记的校内专业人员组成，负责向基建招标领导小组提供专业技术支持并代表校方作为基建项目招标评委。
5、严格实行合同会审控制。商校基建项目应严格按合同管理，签订的合同条款内容要全面、文字表达要清楚，特别是合同价形式、物价浮动因素、政策调整因素、双方的承诺及主材的供贷方式等都应在合同中明确，以便在合同履行中控制价格。学校还应成立由法律顾问、审计、监察、计财、基建部门等负责人组成的基建合同会审小组，主要负责参与相关基建合同谈判，提出合同审核意见，负责监督合同执行与变更管理，并负责基建过程中的监督、审计和法律咨询工作的聯系与协调。
6、实行造价审计控制。对工程决算实行“初审、终审”二审制度，严格控制工程成本。初审是由基建处工程管理人员和预决算人员对施工单位报送的原始资料如图纸会审纪要、设计变更记录、现场隐蔽工程纪录等的真实性、完整性进行检查，同时对工程量的计取、定额套用是否与标书中要求一致，以及甲方所供设备、材料有无重复计算等进行审查，是为降低工程成本把好的第一关。终审是学校审计处通过招标，选择有资质的中介事务所对工程造价进行审计，并出具审计报告，财务人员据此作为结算依据。
三、完善高校基本建设财务管理内部控制
财务部门要做到管理规范、运作有序、监督有力，就要建立健全各项财务规章制度，严抓内部控制制度。
1、单独设置财务管理机构，建立会计岗位责任制。根据《教育部直属高等学校基本建设资金管理办法（试行）》的通知：各直属高校应建立、健全与基本建设资金管理任务相适应的基建财务机构，配备具有相应业务水平的专职财务人员，具体负责基本建设资金管理并保持相对稳定。各部属商校应单独设立基建财务部门并科学设计内部业务流程和岗位，对资金的请款、拨付、会计凭证的审核、账务的处理、印鉴的保管以及票据管理等按照不相容职务相互分离的原则，建立全方位的内部控制体系。同时还应公开办事程序、办事制度及原则，接受群众监督。
2、制定完善的财务规章制度。《基本建设资金报销程序及审批权限管理办法》，对报销程序及审批权限作了明确规定：大额资金的支付除提供合同外还应提供各监督部门、各级校领导签批的会审表，进度款的支付要提供有施工管理人员、预决算人员、监理人员、职能部门负责人签字的工程进度会签表，其他费用支出按规定标准实行定额控制，严格审批手续，避免或减少不合理支出。
3、建立一套完整的内部监督体系。为确保学校内部会计制度切实执行，校内审计部门应定期检查，以及时发现内部控制中的漏洞，并针对出现的新问题和情况及执行中的薄弱环节，及时修正或改进控制政策，做到有章可循，违章必纠，以提商会计信息质量。
