企业担保业务的内部会计控制问题研究
来源： 《财务与会计》
2002-11-18
普通
一、担保业务与企业内部控制
担保是指按法律规定或者当事人约定，为确保合同履行，保障债权人利益实现的法律措施。
企业可能会出于多种原因对其他企业提供担保，如母公司为子公司提供担保，对长期稳定的客户提供担保。企业对外提供担保的种类比较多，如投标担保、承包担保、履约担保、预收（付）款退款担保、工程维修担保、质量担保、付款担保、借款担保、分期付款担保、租赁担保、经企业同意的其他类型担保等。企业为其他单位提供债务担保，如果被担保单位不能在债务到期时偿还债务，则企业需要履行偿还债务的连带责任，因此，债务担保有可能形成企业的一项或有负债，企业承担着履行担保责任的潜在风险。基于此，为了保护企业的投资者和债权人的利益，企业应当加强对担保业务的会计控制，严格控制担保行为，建立担保决策程序和责任制度，明确担保原则、担保标准和条件、担保责任等相关内容，加强对担保合同订立的管理，及时了解和掌握被担保人的经营和财务状况，防范潜在风险，避免或减少可能发生的损失。
二、担保业务基本内部会计控制制度设计
（一）担保业务内部会计控制的控制目标和关键控制点
（二）担保业务的基本内部会计控制制度
1、适当的职责分离。适当的职责分离是现代企业内部会计控制的重要方式之一，对于不相容职务应分别由不同的职员担任，这些职员之间就形成了内部牵制。舞弊行为只有在几个职员相互勾结的前提下才可能得逞，如果职员各尽其职，舞弊的可能性将会很小。
担保业务应适当分离的职务主要包括：（1）受理担保业务申请的人员不能同时是负责最后核准担保业务的人员。担保标准和条件必须同时获得业务管理部门和专门追踪和分析被担保企业信用情况的部门（如会计部门下的担保业务小组）的批准。（2）负责调查了解被担保企业经营与财务状况的人员必须同审批担保业务的人员分离。（3）拟订担保合同人员不能同时担任担保合同的复核工作。（4）担保责任的记账人员不能同时成为担保合同的核实人员。（5）担保合同的订立人员不能同时负责履行担保责任垫付款项的支付工作。（6）审核履行担保责任垫付款项的人员应同付款的人员分离。（7）记录垫付款项的人员不能同时担任付款业务。（8）审核履行担保责任、支付垫付款项的人员必须同负责从被担保企业收回垫付款项的人员分离。
2、正确的授权审批。授权审批是指每一项经济业务的执行必须经过一定形式的授权或批准。有效的授权审批应明确授权的责任和建立经济业务授权审批的程序。对于担保业务而言，主要存在以下四个关键的审批要点：（1）在担保业务发生之前，担保业务经过审批。（2）非经正当审批，不得签订担保合同。（3）担保责任、担保标准、担保条件等必须经过审核批准。（4）为被担保企业履行债务支付垫付款项必项经过审批。前两项控制的目的在于防止企业因向虚构的或者无力支付货款的企业提供担保而蒙受损失，第三项控制的目的则在于保证担保业务按照政策规定的标准、条件等进行。
3、担保原则、担保标准和条件等制度。为防范风险，避免和减少因担保可能发生的损失，企业应制定有关担保的原则、标准和条件等，用来规范担保业务。如被担保企业应是生产经营正常，经济效益较好，财务制度健全，营运资金合理等。
4、充分的凭证和记录。充分的凭证与记录是现代企业内部会计控制的重要因素，是记录和反映经济业务的载体，也是其他控制形式的有效保证。凭证与记录需连续编号，并检查全部有编号凭证与记录是否按规定处理，这是保证完整性的重要控制措施，可以有效地防止经济业务的遗漏和重复，并可根据完整性检查发现是否存在舞弊现象。
例如，企业在收到担保申请之后，立即编制一份预先编号的担保业务受理书，分别用于调查了解被担保企业财务与经营状况、批准担保签订合同、记录担保责任的控制制度，这会比企业仅仅在审批担保以后才草拟、签订担保合同效果好，避免漏登担保合同的情况。企业可以通过检查预先编号的担保业务受理书检查已审批担保业务是否全部登记入账或在报表附注中揭示。
5、定期了解被担保企业的经营与财务状况。这样做有助于了解企业承担的潜在风险。企业应由独立于担保合同核准、垫付担保责任款项的人员定期对被担保企业的经营与财务状况进行全面了解，对经营与财务状况恶化的被担保企业及时作出说明，企业可以据此检查账簿记录、担保合同条款等进行恰当的处理，尽可能避免或减少可能发生的损失。
6、反担保制度。在可能情况下，企业可以要求被担保企业为自己提供适当的担保——反担保。当债权人实施担保权利，企业支付垫付款造成自己的损失时，企业的损失可以从反担保中获得优先受偿。
7、内部核查制度。由内部审计人员或其他独立人员核查担保业务的处理和记录，是实现内部会计控制目标所不可缺少的一项控制措施。
三、担保业务的主要流程及其控制
（一）担保业务的受理。受理担保业务时，要求被担保企业提供完整的资料，如：1、被担保企业出具的担保申请书；2、被担保事项的经济合同、协议及相关文件资料；3、有关反担保的资料。
担保业务的受理阶段，企业对担保业务材料审查的主要内容包括：1、完整性。主要审查被担保企业提交的文件、资料的种类是否完整、齐全。2、合法性。审查被担保企业提交的文件、资料以及申请的担保事项是否真实、合法、有效。3、条件：主要审查被担保企业是否符合企业规定的担保原则、标准和条件。
（二）调查了解被担保企业的经营和财务状况。企业可以以被担保企业经有资格机构审计过的财务报表为基础，通过调查被担保企业财务部门和主要管理者，必要时向被担保企业的商业往来客户、供货商和其他债权人，询问被担保企业资信情况，核对财务报表和主要凭证，查看库存，了解和掌握被担保企业的动态情况以及走访外部管理部门，了解其对被担保企业的评价，核实有关情况等方式，获取第一手材料。
（三）担保业务的审批。担保业务审查人员通过对调查审批报告及相关材料的审查，分析被担保企业的履约能力、反担保情况及本企业相关利益，对照本企业的担保责任、担保标准和条件等政策规定，决定是否办理该担保业务。
（四）签订担保合同。根据调查、了解的被担保企业的财务与经营情况和企业的担保原则、担保标准和条件，经审批后，与被担保企业签订担保合同。担保合同一般一式3份，一份交受益人；一份由会计部门作表外或表内科目登记的附件；一份由经办部门存查。担保合同签订后，担保经办人员应及时登记担保业务台账。
（五）担保检查。在担保有效期内，担保业务经办人员应对被担保企业资格、经营管理和担保等事项进行检查，并了解担保事项的进展情况，促使被担保企业按时履约，或在本企业履行担保责任垫付款项后能及时得到追偿。企业可以规定检查的时限，如担保期在1年以内或风险较大的担保业务，担保业务经办人员需每1个月进行一次跟踪检查；担保期在1年以上的担保业务，至少每季度进行一次跟踪检查。
（六）担保合同的履行。担保合同的履行，是指担保合同签订后，企业应被担保企业和受益人要求对担保合同进行修改或应受益人要求履行担保责任，或在保证期满担保合同注销的过程。具体包括修改、展期、终止、垫款、收回垫付款项等环节。1、担保合同的修改。担保期间，被担保企业和受益人因主合同条款发生变更需要修改担保合同内容，应按要求办理。例如，对增加担保范围或延长担保期间或者因变更、增大担保责任的，按拟重新签订的担保合同的审批权限报有权审批部门审批。其中，经办部门应就担保合同的变更内容进行审查后，形成调查报告，同时要求被担保企业提出修改担保合同的意向文件。经批准的，经办部门再重新与被担保企业签订担保合同。2、担保合同的展期。对于担保合同的展期，应视同新担保业务进行审批，重新签订担保合同。3、担保合同的终止和注销。当出现以下情况时，担保业务经办部门要及时通知被担保企业，担保合同终止。（1）担保有效期届满；（2）修改担保合同；（3）被担保企业和受益人要求终止担保合同；（4）本企业替被担保企业垫付款项。企业已经承担担保责任的，在垫付款项未获全部清偿前，经办部门不得注销担保合同，并要向被担保企业和反担保企业发送催收通知书，通知被担保企业还款。
（七）垫付款项及其催收。1、担保业务垫付款项的前提条件和内部批准手续。担保期间，担保业务执行部门收到受益人的书面索赔通知后，核对书面索赔通知是否有有效签字、盖章，索赔是否在担保规定的有效期内，索赔的金额、索赔证据是否与担保合同的规定一致等内容。核对无误后，经有权签字人同意后对外支付垫付款项。2、垫付款项的催收和处理。担保业务经办人员要在垫款当日或第2个工作日内，向被担保企业发出垫款通知书，向反担保企业发送《履行担保责任通知书》并加强检查的力度，以便及时、全额收回垫付款项。
担保是指按法律规定或者当事人约定，为确保合同履行，保障债权人利益实现的法律措施。
企业可能会出于多种原因对其他企业提供担保，如母公司为子公司提供担保，对长期稳定的客户提供担保。企业对外提供担保的种类比较多，如投标担保、承包担保、履约担保、预收（付）款退款担保、工程维修担保、质量担保、付款担保、借款担保、分期付款担保、租赁担保、经企业同意的其他类型担保等。企业为其他单位提供债务担保，如果被担保单位不能在债务到期时偿还债务，则企业需要履行偿还债务的连带责任，因此，债务担保有可能形成企业的一项或有负债，企业承担着履行担保责任的潜在风险。基于此，为了保护企业的投资者和债权人的利益，企业应当加强对担保业务的会计控制，严格控制担保行为，建立担保决策程序和责任制度，明确担保原则、担保标准和条件、担保责任等相关内容，加强对担保合同订立的管理，及时了解和掌握被担保人的经营和财务状况，防范潜在风险，避免或减少可能发生的损失。
二、担保业务基本内部会计控制制度设计
（一）担保业务内部会计控制的控制目标和关键控制点
（二）担保业务的基本内部会计控制制度
1、适当的职责分离。适当的职责分离是现代企业内部会计控制的重要方式之一，对于不相容职务应分别由不同的职员担任，这些职员之间就形成了内部牵制。舞弊行为只有在几个职员相互勾结的前提下才可能得逞，如果职员各尽其职，舞弊的可能性将会很小。
担保业务应适当分离的职务主要包括：（1）受理担保业务申请的人员不能同时是负责最后核准担保业务的人员。担保标准和条件必须同时获得业务管理部门和专门追踪和分析被担保企业信用情况的部门（如会计部门下的担保业务小组）的批准。（2）负责调查了解被担保企业经营与财务状况的人员必须同审批担保业务的人员分离。（3）拟订担保合同人员不能同时担任担保合同的复核工作。（4）担保责任的记账人员不能同时成为担保合同的核实人员。（5）担保合同的订立人员不能同时负责履行担保责任垫付款项的支付工作。（6）审核履行担保责任垫付款项的人员应同付款的人员分离。（7）记录垫付款项的人员不能同时担任付款业务。（8）审核履行担保责任、支付垫付款项的人员必须同负责从被担保企业收回垫付款项的人员分离。
2、正确的授权审批。授权审批是指每一项经济业务的执行必须经过一定形式的授权或批准。有效的授权审批应明确授权的责任和建立经济业务授权审批的程序。对于担保业务而言，主要存在以下四个关键的审批要点：（1）在担保业务发生之前，担保业务经过审批。（2）非经正当审批，不得签订担保合同。（3）担保责任、担保标准、担保条件等必须经过审核批准。（4）为被担保企业履行债务支付垫付款项必项经过审批。前两项控制的目的在于防止企业因向虚构的或者无力支付货款的企业提供担保而蒙受损失，第三项控制的目的则在于保证担保业务按照政策规定的标准、条件等进行。
3、担保原则、担保标准和条件等制度。为防范风险，避免和减少因担保可能发生的损失，企业应制定有关担保的原则、标准和条件等，用来规范担保业务。如被担保企业应是生产经营正常，经济效益较好，财务制度健全，营运资金合理等。
4、充分的凭证和记录。充分的凭证与记录是现代企业内部会计控制的重要因素，是记录和反映经济业务的载体，也是其他控制形式的有效保证。凭证与记录需连续编号，并检查全部有编号凭证与记录是否按规定处理，这是保证完整性的重要控制措施，可以有效地防止经济业务的遗漏和重复，并可根据完整性检查发现是否存在舞弊现象。
例如，企业在收到担保申请之后，立即编制一份预先编号的担保业务受理书，分别用于调查了解被担保企业财务与经营状况、批准担保签订合同、记录担保责任的控制制度，这会比企业仅仅在审批担保以后才草拟、签订担保合同效果好，避免漏登担保合同的情况。企业可以通过检查预先编号的担保业务受理书检查已审批担保业务是否全部登记入账或在报表附注中揭示。
5、定期了解被担保企业的经营与财务状况。这样做有助于了解企业承担的潜在风险。企业应由独立于担保合同核准、垫付担保责任款项的人员定期对被担保企业的经营与财务状况进行全面了解，对经营与财务状况恶化的被担保企业及时作出说明，企业可以据此检查账簿记录、担保合同条款等进行恰当的处理，尽可能避免或减少可能发生的损失。
6、反担保制度。在可能情况下，企业可以要求被担保企业为自己提供适当的担保——反担保。当债权人实施担保权利，企业支付垫付款造成自己的损失时，企业的损失可以从反担保中获得优先受偿。
7、内部核查制度。由内部审计人员或其他独立人员核查担保业务的处理和记录，是实现内部会计控制目标所不可缺少的一项控制措施。
三、担保业务的主要流程及其控制
（一）担保业务的受理。受理担保业务时，要求被担保企业提供完整的资料，如：1、被担保企业出具的担保申请书；2、被担保事项的经济合同、协议及相关文件资料；3、有关反担保的资料。
担保业务的受理阶段，企业对担保业务材料审查的主要内容包括：1、完整性。主要审查被担保企业提交的文件、资料的种类是否完整、齐全。2、合法性。审查被担保企业提交的文件、资料以及申请的担保事项是否真实、合法、有效。3、条件：主要审查被担保企业是否符合企业规定的担保原则、标准和条件。
（二）调查了解被担保企业的经营和财务状况。企业可以以被担保企业经有资格机构审计过的财务报表为基础，通过调查被担保企业财务部门和主要管理者，必要时向被担保企业的商业往来客户、供货商和其他债权人，询问被担保企业资信情况，核对财务报表和主要凭证，查看库存，了解和掌握被担保企业的动态情况以及走访外部管理部门，了解其对被担保企业的评价，核实有关情况等方式，获取第一手材料。
（三）担保业务的审批。担保业务审查人员通过对调查审批报告及相关材料的审查，分析被担保企业的履约能力、反担保情况及本企业相关利益，对照本企业的担保责任、担保标准和条件等政策规定，决定是否办理该担保业务。
（四）签订担保合同。根据调查、了解的被担保企业的财务与经营情况和企业的担保原则、担保标准和条件，经审批后，与被担保企业签订担保合同。担保合同一般一式3份，一份交受益人；一份由会计部门作表外或表内科目登记的附件；一份由经办部门存查。担保合同签订后，担保经办人员应及时登记担保业务台账。
（五）担保检查。在担保有效期内，担保业务经办人员应对被担保企业资格、经营管理和担保等事项进行检查，并了解担保事项的进展情况，促使被担保企业按时履约，或在本企业履行担保责任垫付款项后能及时得到追偿。企业可以规定检查的时限，如担保期在1年以内或风险较大的担保业务，担保业务经办人员需每1个月进行一次跟踪检查；担保期在1年以上的担保业务，至少每季度进行一次跟踪检查。
（六）担保合同的履行。担保合同的履行，是指担保合同签订后，企业应被担保企业和受益人要求对担保合同进行修改或应受益人要求履行担保责任，或在保证期满担保合同注销的过程。具体包括修改、展期、终止、垫款、收回垫付款项等环节。1、担保合同的修改。担保期间，被担保企业和受益人因主合同条款发生变更需要修改担保合同内容，应按要求办理。例如，对增加担保范围或延长担保期间或者因变更、增大担保责任的，按拟重新签订的担保合同的审批权限报有权审批部门审批。其中，经办部门应就担保合同的变更内容进行审查后，形成调查报告，同时要求被担保企业提出修改担保合同的意向文件。经批准的，经办部门再重新与被担保企业签订担保合同。2、担保合同的展期。对于担保合同的展期，应视同新担保业务进行审批，重新签订担保合同。3、担保合同的终止和注销。当出现以下情况时，担保业务经办部门要及时通知被担保企业，担保合同终止。（1）担保有效期届满；（2）修改担保合同；（3）被担保企业和受益人要求终止担保合同；（4）本企业替被担保企业垫付款项。企业已经承担担保责任的，在垫付款项未获全部清偿前，经办部门不得注销担保合同，并要向被担保企业和反担保企业发送催收通知书，通知被担保企业还款。
（七）垫付款项及其催收。1、担保业务垫付款项的前提条件和内部批准手续。担保期间，担保业务执行部门收到受益人的书面索赔通知后，核对书面索赔通知是否有有效签字、盖章，索赔是否在担保规定的有效期内，索赔的金额、索赔证据是否与担保合同的规定一致等内容。核对无误后，经有权签字人同意后对外支付垫付款项。2、垫付款项的催收和处理。担保业务经办人员要在垫款当日或第2个工作日内，向被担保企业发出垫款通知书，向反担保企业发送《履行担保责任通知书》并加强检查的力度，以便及时、全额收回垫付款项。
