如何管理企业外埠资金？
来源： 来源：中国财经报·张少锋
2003-09-22
普通
如何管理企业外埠资金？
外埠资金作为企业货币资金的一部分，如疏于管理，可能出现资金流失、费用失控等现象，影响企业经营秩序，严重的将波及企业生存安全。
企业在经营活动中需要在生产区域之外开设银行账号，组织材料的采购、零星结算等，以压缩结算周期和管理成本，这一部分资金统称为企业的外埠资金。从核算方式看，部分企业将外埠资金反映在“银行存款”或“其它货币资金”科目，纳入企业货币资金核算；也有企业将外埠资金反映在“其他应收款”科目，通过往来账项核算。从管理角度看，因外埠资金远离企业管理本部，资金收付业务需要一定的时间才能反映到企业资金控制中心，管理起来较为困难，是货币资金管理的薄弱环节。但外埠资金作为企业货币资金的一部分，如疏于管理，则可能出现资金流失、费用失控等现象，影响企业经营秩序，严重的将波及企业生存安全。因此，加强外埠资金管理，是企业资金管理的重要组成部分，必须采取切实可行的管理措施，以保障企业资产的安全完整。根据目前多数企业状况，笔者建议在管理外埠资金时应重点从以下几个方面着手：
一、加强外埠资金账户设立时的审查。企业因经营活动需要而在外埠开户时，企业财务部门应加强对开户的审查，重点审查设立的必要性、规范性、可控性和唯一性。只有资金收付业务频繁、持续时间较长的经营单位如企业组建的非法人驻外办事机构等，才有必要开设银行账户。财务部门应对需开户的单位及业务进行可控性和规范性测验，特别注意审查监督的有效性和账务处理的可操作性。唯一性的涵义有两种，一是指经审查同意开设外埠账户的任何一个单位或一项业务，只能开设一个外埠账户，以便于企业财务部门随时了解资金流向；二是指外埠存款账户只能在指定的用途下使用。双重涵义体现了账户归企业所有、管理受企业监控的特点。需要说明，企业外派职工以私人名义设立的银行户头或信用卡，属于职工个人所有，应与企业外埠资金严格区分，不得通过外埠存款账户进行结算，以分清责任，防止差错和舞弊行为的发生。
二、明确外埠资金负责人，建立岗位责任制。企业设立外埠资金的根本目的，是为特别部门或业务结算上的便利，因此外埠资金终归有明确的使用者。一旦外埠资金设立，企业即应明确外埠资金管理责任人，企业财务部门可以委托外埠资金的使用者为管理负责人，以企业规章制度或合约的形式，明确管理负责人与企业财务部门的权利义务关系、外埠资金授权额度、开支范围及用途。企业财务部门应同时设置监控外埠资金的会计岗位，规范资金使用程序，及时反馈外埠资金负责人资金使用的准确性和合理合法性。
三、健全内控制度，实施必要的监控管理手段。在审查开户的基础上，财务部门应健全内部控制制度，对外埠资金管理的方法、原则、程序进行规范。外埠资金应强调过程管理，掌握外埠经营单位的财务状况，发现问题，及时采取补救措施。以笔者对部分企业的调查，建议强制外埠资金必须在“银行存款”账户或“其它货币资金”账户中反映，不得在往来账款中核算和归类，有条件的外埠资金使用者，应建立规范的财务账目记录；不具备建账条件的，至少应建立外埠资金收付“流水账”，以备财务部门核对审查，审计部门监督，保持资金使用的可追溯性。可追溯性是企业内控制度严密程度的重要体现，外埠资金的流动必须有真实可靠的记录，健全违规行为的处罚措施，确保外埠资金的运作纳入工厂正常管理渠道。外埠资金的使用者，必须通过可靠途径，及时向企业财务部门传递外埠资金收支单据，包括银行资金划付凭证、银行对账单等，一方面这是企业会计档案的重要组成部分，另一方面也便于企业财务部门及时进行账务处理，保证账、款一致。如出现账、款不一致时，企业即可采取资金保全措施，冻结外埠存款账户，待查明原因、明确责任后，予以解冻。
四、保留企业对外埠资金的统一调度权。外埠资金是企业货币资金的重要组成部分，企业财务部门可通过预留银行印鉴等方式，保留对外埠资金的统一调用权。外埠资金在使用上虽然具有一定目的性，资金管理责任人虽然在授权额度内有一定的调度权限，但当企业财务部门认为必要时，仍有权将外埠资金调回企业本部，以满足企业管理高层对资金的需求和对外埠资金负责人的监督。
五、充分认识外埠资金特有的时间性。在特定的时间内，企业通过外埠资金来完成某一特定的经营活动，当建立外埠资金的理由不复存在或已经转移时，企业财务部门应及时清理外埠资金，收回余款，注销账户。
外埠资金因其特殊性，在使用过程中必须慎之又慎，在管理上要常抓不懈，紧盯不放，一方面给企业创造宽松的经营环境，另一方面也不给不法分子以可乘之机，以保障企业资产安全。
六、财务管理过程中应注意外埠资金的来源必须是企业本部的财务部门，必须坚持“收支两条线”的原则。外埠资金账户不能作为收入账户，不能给外埠资金使用者以货币回收权，避免“坐支”现象，事后记账；另一方面，不能一次请款多次使用，转移请款意图，逃避管理监督。这样即便于企业确认收入，又制约了外埠支出，才能切实发挥财务的监督职能。
笔者所在企业的外埠资金，经历了松散的事后反映到紧密的事前管理事中控制过程。以前的管理模式，一度使企业大量资金处于失控和被动操作状态，扯皮推诿指挥失灵的状况即让企业债权债务不真实，又使部分人员滋长了安乐享受的思想，存在着极大的隐患；通过现在的实时监督管理，既规范了各自的程序，又明确了操作各方的权限，很好地贯彻了会计法“真实、完整”的要求，极大地促进了企业的健康稳定发展。
外埠资金作为企业货币资金的一部分，如疏于管理，可能出现资金流失、费用失控等现象，影响企业经营秩序，严重的将波及企业生存安全。
企业在经营活动中需要在生产区域之外开设银行账号，组织材料的采购、零星结算等，以压缩结算周期和管理成本，这一部分资金统称为企业的外埠资金。从核算方式看，部分企业将外埠资金反映在“银行存款”或“其它货币资金”科目，纳入企业货币资金核算；也有企业将外埠资金反映在“其他应收款”科目，通过往来账项核算。从管理角度看，因外埠资金远离企业管理本部，资金收付业务需要一定的时间才能反映到企业资金控制中心，管理起来较为困难，是货币资金管理的薄弱环节。但外埠资金作为企业货币资金的一部分，如疏于管理，则可能出现资金流失、费用失控等现象，影响企业经营秩序，严重的将波及企业生存安全。因此，加强外埠资金管理，是企业资金管理的重要组成部分，必须采取切实可行的管理措施，以保障企业资产的安全完整。根据目前多数企业状况，笔者建议在管理外埠资金时应重点从以下几个方面着手：
一、加强外埠资金账户设立时的审查。企业因经营活动需要而在外埠开户时，企业财务部门应加强对开户的审查，重点审查设立的必要性、规范性、可控性和唯一性。只有资金收付业务频繁、持续时间较长的经营单位如企业组建的非法人驻外办事机构等，才有必要开设银行账户。财务部门应对需开户的单位及业务进行可控性和规范性测验，特别注意审查监督的有效性和账务处理的可操作性。唯一性的涵义有两种，一是指经审查同意开设外埠账户的任何一个单位或一项业务，只能开设一个外埠账户，以便于企业财务部门随时了解资金流向；二是指外埠存款账户只能在指定的用途下使用。双重涵义体现了账户归企业所有、管理受企业监控的特点。需要说明，企业外派职工以私人名义设立的银行户头或信用卡，属于职工个人所有，应与企业外埠资金严格区分，不得通过外埠存款账户进行结算，以分清责任，防止差错和舞弊行为的发生。
二、明确外埠资金负责人，建立岗位责任制。企业设立外埠资金的根本目的，是为特别部门或业务结算上的便利，因此外埠资金终归有明确的使用者。一旦外埠资金设立，企业即应明确外埠资金管理责任人，企业财务部门可以委托外埠资金的使用者为管理负责人，以企业规章制度或合约的形式，明确管理负责人与企业财务部门的权利义务关系、外埠资金授权额度、开支范围及用途。企业财务部门应同时设置监控外埠资金的会计岗位，规范资金使用程序，及时反馈外埠资金负责人资金使用的准确性和合理合法性。
三、健全内控制度，实施必要的监控管理手段。在审查开户的基础上，财务部门应健全内部控制制度，对外埠资金管理的方法、原则、程序进行规范。外埠资金应强调过程管理，掌握外埠经营单位的财务状况，发现问题，及时采取补救措施。以笔者对部分企业的调查，建议强制外埠资金必须在“银行存款”账户或“其它货币资金”账户中反映，不得在往来账款中核算和归类，有条件的外埠资金使用者，应建立规范的财务账目记录；不具备建账条件的，至少应建立外埠资金收付“流水账”，以备财务部门核对审查，审计部门监督，保持资金使用的可追溯性。可追溯性是企业内控制度严密程度的重要体现，外埠资金的流动必须有真实可靠的记录，健全违规行为的处罚措施，确保外埠资金的运作纳入工厂正常管理渠道。外埠资金的使用者，必须通过可靠途径，及时向企业财务部门传递外埠资金收支单据，包括银行资金划付凭证、银行对账单等，一方面这是企业会计档案的重要组成部分，另一方面也便于企业财务部门及时进行账务处理，保证账、款一致。如出现账、款不一致时，企业即可采取资金保全措施，冻结外埠存款账户，待查明原因、明确责任后，予以解冻。
四、保留企业对外埠资金的统一调度权。外埠资金是企业货币资金的重要组成部分，企业财务部门可通过预留银行印鉴等方式，保留对外埠资金的统一调用权。外埠资金在使用上虽然具有一定目的性，资金管理责任人虽然在授权额度内有一定的调度权限，但当企业财务部门认为必要时，仍有权将外埠资金调回企业本部，以满足企业管理高层对资金的需求和对外埠资金负责人的监督。
五、充分认识外埠资金特有的时间性。在特定的时间内，企业通过外埠资金来完成某一特定的经营活动，当建立外埠资金的理由不复存在或已经转移时，企业财务部门应及时清理外埠资金，收回余款，注销账户。
外埠资金因其特殊性，在使用过程中必须慎之又慎，在管理上要常抓不懈，紧盯不放，一方面给企业创造宽松的经营环境，另一方面也不给不法分子以可乘之机，以保障企业资产安全。
六、财务管理过程中应注意外埠资金的来源必须是企业本部的财务部门，必须坚持“收支两条线”的原则。外埠资金账户不能作为收入账户，不能给外埠资金使用者以货币回收权，避免“坐支”现象，事后记账；另一方面，不能一次请款多次使用，转移请款意图，逃避管理监督。这样即便于企业确认收入，又制约了外埠支出，才能切实发挥财务的监督职能。
笔者所在企业的外埠资金，经历了松散的事后反映到紧密的事前管理事中控制过程。以前的管理模式，一度使企业大量资金处于失控和被动操作状态，扯皮推诿指挥失灵的状况即让企业债权债务不真实，又使部分人员滋长了安乐享受的思想，存在着极大的隐患；通过现在的实时监督管理，既规范了各自的程序，又明确了操作各方的权限，很好地贯彻了会计法“真实、完整”的要求，极大地促进了企业的健康稳定发展。
