代理商财务管理的难题与对策
来源： 山西/樊晓军 邢晓钢 任翠英
2005-01-18
普通
难题
目前，作为中国商品区域流通环节主体的代理商，由于受到上游生产企业、下游大型终端零售企业的共同冲击，业务职能有了一定的转化；同时，各级管理机关对代理商的财务正规化建设也加强了监督与管理，建立具有自身特点的财务管理系统，提升财务管理的能力与水平，成为代理商企业生存、发展的迫切需求。然而，在诸多因素影响下，代理商企业财务发展却面临许多难题。
1.由于代理商规模较小，尤其是私营代理企业，多数是大家所熟悉的“个体户”，虽然很多“个体户”现在已经成长为大、中型代理商，但仍缺乏正规、完善的现代化财务管理支持。
2.作为上游的生产企业，都希望代理商“专业化、单一”地从事本公司产品的分销工作，而控制代理商的一个重要手法，就是控制代理商的财务管理系统（或者是控制代理商本产品的财务管理系统）。因此，大型生产企业都会要求代理商使用自己全国统一的、甚至专为中国市场设计的“营销业务”（其中包括大量的财务数据管理）管理系统。虽然这些先进的财务管理系统为代理商解决了许多问题，带来许多便利，但不能否认，生产企业通过它实现了对代理商财务（业务）的监控。而对于独立的、要求不断发展的代理商而言，如果代理多个知名品牌产品，就要建立多个财务管理体系，购置多部计算机，使用多种财务管理软件，相应地雇用多名财务管理人员，这样就很难形成有自己特色的财务管理体系。
3.作为大型零售终端，往往会要求代理商的财务管理与他们相“吻合”，包括结算管理、商品退货管理等。大型连锁零售企业使用某种财务软件，必然要求代理商的财务管理软件与之相配合。虽然大型零售企业不会硬性要求，但由于其把握着代理商的经济脉搏，代理商的财务管理不得不与大型零售企业相适应。一方面这是对代理商财务管理的推进，但另一方面，它也限制了代理商自身财务管理系统的建设。
4.代理商虽然数量众多，但属于“弱势群体”，呈现数量巨大、规模弱小、利润趋于下降的特点；并且代理商既不是高新技术产业，也不属于国家扶植产业，因此，没有受到相应管理部门的重视。尤其是财务管理的相关部门，只是一味地对代理商进行硬性管理，基本上没有政策、方案方面的倾斜，这也成为影响代理商企业建立自己的财务管理系统的困扰因素之一。
对策
作为专业化、单一性质的代理商，其“进、销、存”的财务管理在财务理论中属较为简单的。但由于代理商所经营的产品品种繁杂，而且每日的货品销售具有单次量小、次数多等特点，给代理商财务手续管理方面带来诸多不便。如何解决代理商库房管理困难、票据管理混乱、人机不能良好结合的问题，成为代理商财务管理的重点，也在很大程度上成为制约代理商发展的瓶颈。
随着中国代理商的壮大、转型，代理商必然会向着区域物流配送、商品专业化、全方位服务等方面发展。依据这种发展方向，代理商自身财务管理系统的建立和完善应注意以下问题：
1.企业管理者要引以重视，要认识到加强财务管理本身就是强化自身的管理能力，为代理商的强大打下坚实的基础。
2.加强财务监控。代理商的财务管理系统，是各项业务活动中反映问题的第一道关口，不仅销量、各项服务费用（促销、渠道费用等）需要财务系统提供数据支持，而且对于价格的监控、考核的进行等，也需要财务系统提供必要的监控手段。因此，财务监控职能对代理商显得尤为重要。
3.建立代理商完善的《财务管理系统》。财务管理工作是一项严谨、准确的制度化工作，建立完备、自成体系的管理系统就是建立一个良好的管理平台。
代理商大多数都是从“个体户”发展而来，其财务管理往往是从“自家人方式”开始，缺乏正规、专业化的财务管理手段，甚至没有建立完善的财务系统管理。因此代理商必须加强自身的财务管理能力，从回款、借款、差旅费、报销等细小但影响大的具体财务行为入手，加强财务管理的水平。
《财务管理系统》既能为代理商财务工作的实施平台打下基础，也能为解决一些疑难问题提出解决方案。例如，库房管理对每一个代理商而言都存在不同程度的困难，作为年销售上亿元、库存周转流程最短为7天的代理商，不可能停下生意专门点库，但也不能长时间不点库（某代理商曾出现用半个月时间，将库房点了多次，但次次都存在较大的差额的情况）。由于目前代理商的库存条件还远远达不到“自动（半自动）分拣、计算机管理的现代水平”，因此，有些代理商加强日常的出入库工作，对仓储进行经常性“盘点”，同时有机地将仓储的人工管理与计算机财务管理系统相结合，摸索出一套较有效果的解决方案。
4.选择或设计适合的财务管理软件。一般来讲，生产企业要求代理商使用指定的财务软件，比如宝洁的IDS、DMS、“国强”、“管家婆”、“用友”等，它能为代理商的财务管理节省大量的时间与精力，实现代理商企业的财务电算化管理，这也是国家税务管理系统电子化的要求。
但代理商在将“手工账”改为“电算化”的过程中，往往出现两套账并行一段时间的情况，这会加大财务管理成本，使手续变得更加烦琐。这一段过程，既是对代理商财务管理能力的一次考核，也是代理商财务管理“化蛹成蝶”的大飞跃。因此，付出是必要的，也是必需的。
5.健全财务审计职能。针对代理商企业业务面广、商品种类多、业务量大、结款种类多、货款在途数额大等特点，对代理商企业的内部审计工作的重要性要有充分的认识。代理商的业务是连续性的，如果不能定期、正确地进行财务统计和审计，往往会形成恶性循环。
代理商财务审计职能的建立，实质上是建立了企业内部的一套财务预警系统，尤其是针对区域内建立多个分销机构（区域分公司、分仓等）的大、中型代理商而言，财务的审计会从企业的各个方面发现苗头，并提出预警，从而避免出现问题。
6.加强对企业全体员工的财务培训工作，使每一名员工都懂得必要的财务知识、财务流程，是财务管理正规化的基础要求。
7.建立完善的预算管理办法。预算管理是对企业管理能力的一项综合测试。年度、半年度预算的制定，既是对前期成绩的总结，也是对未来生意的计划与市场预计。预算管理体系将加强代理商自身的生意管理水平。
面临代理商在区域营销过程中发挥出越来越重要的作用，但生存空间越来越小的现实情况，现代化大型生产企业已经开始改变观念，设计出（或要求代理商使用某种指定的）新的财务管理软件。在新的系统上，可以“搭载”其他生产企业的产品，实现了共有财务系统的平台建设。少数代理商利用这个机会，请财务管理专家结合自己的工作实践，建立起完备的《财务管理系统》，同时有效地将所代理的各大品牌与本身使用的财务管理软件相结合，完全实现了财务电算化管理，提升了企业管理能力，大幅度降低了企业管理成本。
目前，作为中国商品区域流通环节主体的代理商，由于受到上游生产企业、下游大型终端零售企业的共同冲击，业务职能有了一定的转化；同时，各级管理机关对代理商的财务正规化建设也加强了监督与管理，建立具有自身特点的财务管理系统，提升财务管理的能力与水平，成为代理商企业生存、发展的迫切需求。然而，在诸多因素影响下，代理商企业财务发展却面临许多难题。
1.由于代理商规模较小，尤其是私营代理企业，多数是大家所熟悉的“个体户”，虽然很多“个体户”现在已经成长为大、中型代理商，但仍缺乏正规、完善的现代化财务管理支持。
2.作为上游的生产企业，都希望代理商“专业化、单一”地从事本公司产品的分销工作，而控制代理商的一个重要手法，就是控制代理商的财务管理系统（或者是控制代理商本产品的财务管理系统）。因此，大型生产企业都会要求代理商使用自己全国统一的、甚至专为中国市场设计的“营销业务”（其中包括大量的财务数据管理）管理系统。虽然这些先进的财务管理系统为代理商解决了许多问题，带来许多便利，但不能否认，生产企业通过它实现了对代理商财务（业务）的监控。而对于独立的、要求不断发展的代理商而言，如果代理多个知名品牌产品，就要建立多个财务管理体系，购置多部计算机，使用多种财务管理软件，相应地雇用多名财务管理人员，这样就很难形成有自己特色的财务管理体系。
3.作为大型零售终端，往往会要求代理商的财务管理与他们相“吻合”，包括结算管理、商品退货管理等。大型连锁零售企业使用某种财务软件，必然要求代理商的财务管理软件与之相配合。虽然大型零售企业不会硬性要求，但由于其把握着代理商的经济脉搏，代理商的财务管理不得不与大型零售企业相适应。一方面这是对代理商财务管理的推进，但另一方面，它也限制了代理商自身财务管理系统的建设。
4.代理商虽然数量众多，但属于“弱势群体”，呈现数量巨大、规模弱小、利润趋于下降的特点；并且代理商既不是高新技术产业，也不属于国家扶植产业，因此，没有受到相应管理部门的重视。尤其是财务管理的相关部门，只是一味地对代理商进行硬性管理，基本上没有政策、方案方面的倾斜，这也成为影响代理商企业建立自己的财务管理系统的困扰因素之一。
对策
作为专业化、单一性质的代理商，其“进、销、存”的财务管理在财务理论中属较为简单的。但由于代理商所经营的产品品种繁杂，而且每日的货品销售具有单次量小、次数多等特点，给代理商财务手续管理方面带来诸多不便。如何解决代理商库房管理困难、票据管理混乱、人机不能良好结合的问题，成为代理商财务管理的重点，也在很大程度上成为制约代理商发展的瓶颈。
随着中国代理商的壮大、转型，代理商必然会向着区域物流配送、商品专业化、全方位服务等方面发展。依据这种发展方向，代理商自身财务管理系统的建立和完善应注意以下问题：
1.企业管理者要引以重视，要认识到加强财务管理本身就是强化自身的管理能力，为代理商的强大打下坚实的基础。
2.加强财务监控。代理商的财务管理系统，是各项业务活动中反映问题的第一道关口，不仅销量、各项服务费用（促销、渠道费用等）需要财务系统提供数据支持，而且对于价格的监控、考核的进行等，也需要财务系统提供必要的监控手段。因此，财务监控职能对代理商显得尤为重要。
3.建立代理商完善的《财务管理系统》。财务管理工作是一项严谨、准确的制度化工作，建立完备、自成体系的管理系统就是建立一个良好的管理平台。
代理商大多数都是从“个体户”发展而来，其财务管理往往是从“自家人方式”开始，缺乏正规、专业化的财务管理手段，甚至没有建立完善的财务系统管理。因此代理商必须加强自身的财务管理能力，从回款、借款、差旅费、报销等细小但影响大的具体财务行为入手，加强财务管理的水平。
《财务管理系统》既能为代理商财务工作的实施平台打下基础，也能为解决一些疑难问题提出解决方案。例如，库房管理对每一个代理商而言都存在不同程度的困难，作为年销售上亿元、库存周转流程最短为7天的代理商，不可能停下生意专门点库，但也不能长时间不点库（某代理商曾出现用半个月时间，将库房点了多次，但次次都存在较大的差额的情况）。由于目前代理商的库存条件还远远达不到“自动（半自动）分拣、计算机管理的现代水平”，因此，有些代理商加强日常的出入库工作，对仓储进行经常性“盘点”，同时有机地将仓储的人工管理与计算机财务管理系统相结合，摸索出一套较有效果的解决方案。
4.选择或设计适合的财务管理软件。一般来讲，生产企业要求代理商使用指定的财务软件，比如宝洁的IDS、DMS、“国强”、“管家婆”、“用友”等，它能为代理商的财务管理节省大量的时间与精力，实现代理商企业的财务电算化管理，这也是国家税务管理系统电子化的要求。
但代理商在将“手工账”改为“电算化”的过程中，往往出现两套账并行一段时间的情况，这会加大财务管理成本，使手续变得更加烦琐。这一段过程，既是对代理商财务管理能力的一次考核，也是代理商财务管理“化蛹成蝶”的大飞跃。因此，付出是必要的，也是必需的。
5.健全财务审计职能。针对代理商企业业务面广、商品种类多、业务量大、结款种类多、货款在途数额大等特点，对代理商企业的内部审计工作的重要性要有充分的认识。代理商的业务是连续性的，如果不能定期、正确地进行财务统计和审计，往往会形成恶性循环。
代理商财务审计职能的建立，实质上是建立了企业内部的一套财务预警系统，尤其是针对区域内建立多个分销机构（区域分公司、分仓等）的大、中型代理商而言，财务的审计会从企业的各个方面发现苗头，并提出预警，从而避免出现问题。
6.加强对企业全体员工的财务培训工作，使每一名员工都懂得必要的财务知识、财务流程，是财务管理正规化的基础要求。
7.建立完善的预算管理办法。预算管理是对企业管理能力的一项综合测试。年度、半年度预算的制定，既是对前期成绩的总结，也是对未来生意的计划与市场预计。预算管理体系将加强代理商自身的生意管理水平。
面临代理商在区域营销过程中发挥出越来越重要的作用，但生存空间越来越小的现实情况，现代化大型生产企业已经开始改变观念，设计出（或要求代理商使用某种指定的）新的财务管理软件。在新的系统上，可以“搭载”其他生产企业的产品，实现了共有财务系统的平台建设。少数代理商利用这个机会，请财务管理专家结合自己的工作实践，建立起完备的《财务管理系统》，同时有效地将所代理的各大品牌与本身使用的财务管理软件相结合，完全实现了财务电算化管理，提升了企业管理能力，大幅度降低了企业管理成本。
