利用Excel进行应收款项的账龄审计

　　表一是某上市公司2004年度财务会计报告披露的母公司应收账款的会计注释：

　　仔细分析，我们会发现表格中存在两处矛盾之处：2004年12月31日账龄为2～3年的金额为9389259.79元，而在2003年12月31日账龄为1～2年的金额仅有3808844.83元。另外，2003年12月31日并无账龄为4～5年的应收款项，而2004年12月31日，账龄5年以上的应收款竟然会有553575.41元之多。

　　按照财政部财会（2002）18号的规定：采用账龄分析法计提坏账准备时，收到债务单位当期偿还的部分债务后，剩余的应收款项，不应改变其账龄，仍应按原账龄加上本期应增加的账龄确定；在存在多笔应收款项，且各笔应收款项账龄不同的情况下，收到债务单位当期偿还的部分债务，应当逐笔认定收到的是哪一笔应收款项；如果确实无法认定的，按照先发生先收回的原则确定，剩余应收款项的账龄按上述同一原则确定。实践中，绝大多数企业采用“先发生先收回”的原则确认应收款项的账龄。

　　按照上述账龄划分原则，在一般情况下，企业财务会计报表的应收账款或其他应收款项目本年末账龄1～2年的金额不应该大于上年末账龄1年以内的金额；本年末账龄2～3年的金额不应该大于上年末账龄1～2年的金额；假如账龄3年以上的不再细分，本年末账龄3年以上的金额不应该大于上年末账龄2～3年和3年以上的金额的合计数。

　　当存在下列情况时，应收账款或其他应收款报表项目的两个连续会计年度不同账龄金额可能不遵循上面的规律：

　　1.编制合并报表的，本年度纳入合并范围的企业增加，新增加的企业包含有账龄为1年以上的应收款项；

　　2.由于收购、兼并或债务重组，企业本年度购入账龄为1年以上的应收款项；

　　3.预付账款因回收无望转入其他应收款。

　　阅读该公司年报，公司并未披露资产收购、亦不存在预付账款调整。因此我们可以判断，该上市公司账龄划分可能存在问题。

　　为什么审计的会计师没有发现这样明显的差错呢？

　　应收款项的账龄审计，是财务会计报表的基础审计工作，企业应收款项的明细账户动辄成百上千，账龄审计颇为繁琐。但坏账准备计提依据的准确性直接影响坏账准备金额的准确性，故对应收款项要求的精度很高。有什么高效率的方法可以解决这个问题吗？

　　下面介绍一种利用Excel进行应收款项账龄审计的方法。

　　利用Excel进行账龄审计，需要企业提供应收款项分客户明细账户编制的“年初数、本年累计借方发生额、本年累计贷方发生额、年末余额”格式的会计数据资料。目前越来越多的企业采用会计软件进行核算，该资料可以利用会计软件提供的“数据导出”功能导出为Excel格式获得。

　　一、首次接受委托审计

　　将获取资料按照表二格式置于一个Excel工作簿内。

　　运用Excel的数据排序功能将年末余额为负数的数据（需要报表重分类）剔除后，就可以在A、B、C、D单元格中设定函数公式。

　　1.账龄1年以内的函数为：A=IF（本年贷方发生额>=年初余额，年末余额，本年借方发生额）

　　2.接着利用Excel的数据排序功能，筛选出（年末余额一账龄1年以内金额）>0的明细账户，获取其上年“年初数、本年累计借方发生额、本年累计贷方发生额、年末余额”格式的会计数据资料。在上表“单位名称”列左侧增加列，用以添加上年数据。

　　账龄1-2年的函数为：B=IF（（本年贷方发生额十上年贷方发生额）>：上年度年初余额，年末余额一账龄1年以内的金额A，上年度借方发生额）

　　3.同样的，筛选出（年末余额一账龄1年以内金额一账龄 1～2年的金额）>o的明细账户，获取其更前一个年度的数据。

　　账龄2-3年的函数为：C=IF（（本年贷方发生额牛上年贷方发生额+更上一年的贷方发生额）>=更上一个年度年初余额，年末余额—账龄1年以内的金额A-账龄l-2年的金额B，更上一个年度的借方发生额）

　　4.账龄3年以上的函数为：n：年末余额一账龄1年以内的金额A-账龄1-2年的金额B-账龄2—3年的金额C

　　二、连续年度的审计

　　请企业提供表三格式的Excel数据资料。

　　然后对A、B、C、D设定函数即可。

　　1.账龄1年以内的函数为A=IF（本年贷方发生额>=年初余额，年末余额，本年借方发生额）

　　2.账龄为1-2年的函数为：B=IF（（年末余额一本年胀龄 1年以内的金额A>=上年度账龄1年以内的金额，上年度账龄1年以内的金额，年末余额一本年账龄1年以内的金额A）

　　3.账龄为2-3年的函数为C=IF（（年来余额—奉年账龄 1年以内的金额A-本年账龄1-2年的金额B>=上年账龄 1-2年的金额，上年账龄1-2年的金额，年末余额一本年账龄1年以内的金额A-本年账龄1-2年的金额B）

　　4.账龄为3年以上的函数为；D=年末余额一本年账龄1年以内的金额A-本年账龄1-2年的金额B-本年账龄2— 3年的金额C

　　上述运用Excel函数计算应收款项的方法，必须建立在“借方发生额均为实际发生的应收数额，贷方发生额均为实际收回或核销的金额”这一前提条件下，否则函数计算的账龄将存在差错（详见表四示例）。

　　实际工作中，较常见的例外情况大体有下列几种：

　　1.应收款项的借方或贷方发生额为红数：

　　2.应收款项的明细账户之间重分类（账户合并或账户分

　　3.报表重分类来的预收账款和其他应付款账龄的划分：

　　4.会计差错金额的更正。

　　编制说明：

　　1.将年初数过人期初数内，并将其对应的账龄金额划分清楚

　　2.将当年的借贷方发生额过入对应栏次中，模板将自动计算年末余额

　　3.借贷方发生颇应演输入蓝字金额，对于借方发生的红字金额应该改在贷方输入蓝字金额，对于贷方发生的红字金额应该改在借方输入蓝宇金额

　　4.输入完毕，模板将自动计算年末账龄

　　5.如果行次不够，插入行，井复制黄色栏次的公式

　　表四　账龄划分模板