会计师事务所审计底稿的电子化
来源： 《中国注册会计师》·魏先锋
2003-06-19
普通
随着计算机技术的广泛应用，社会信息化程度的逐步提高，传统的以“纸+笔+计算器”为工具的审计方式日益显得低效和不经济，如何利用计算机技术对传统的审计方式进行改造，是国内会计师事务所面临的一项紧迫任务，本文结合底稿电子化的实践谈点体会，供同行们参考。
电子化底稿的优势
1.电子化底稿可方便审计人员共享资料，提高审计效率。审计工作是一种团队工作，其效率依托于有效的信息共享。在传统的纸质底稿工作方式下，审计小组成员各自按分工编制底稿，相互查阅很不方便。审计工作底稿实现电子化后，审计人员能方便地通过公司内部的局域网或审计小组现场的对等网实现信息共享，相互之间查阅审计底稿只需要点点鼠标即可轻松实现，而且审计人员之间互不影响，从而可以极大提高审计效率。另外，在传统的“纸+笔+计算器”工作方式下，大量的计算工作利用计算器完成，审计人员为了确保计算结果的准确，往往要验算二到三遍，浪费大量时间。在电子化底稿工作条件下，审计人员只需要进行初始的数据录入，计算工作由计算机自动完成，计算结果准确，无须验算，可节约时间，提高审计效率。
2.有利于事务所积累审计经验，提高知识管理水平。底稿电子化后，审计人员在实际工作中积累的经验可以很方便地及时转化为指导以后审计工作的模板，并可及时更新审计程序，实现审计经验的共享。一旦国家颁布新的会计准则和审计准则，事务所利用电子化底稿也能迅速作出反映，调整自己的审计程序。而在传统的纸介质底稿的方式下，为了提高效率，事务所一般将审计程序印刷在纸上，在印刷时为节约成本，印刷批量一般较大。一旦批量印刷完成，审计程序无法批量进行调整，只能在使用时由审计人员进行调整，而这往往需要事务所进行大量的宣传和培训才能做到。这样，国家颁布新的会计准则和审计准则的新要求和事务所内部的审计经验难以及时转化成审计程序，不利于提高审计质量和降低审计风险。
3.有利于强化审计质量控制。在传统的“纸+笔+计算器”的工作方式下，事务所内部的三级复核和质量检查都是通过纸质文件流转的方式实现的，控制力度不大。在电子底稿中，通过设置控制点，每个员工都有自己的用户名和密码，底稿的编制、复核、检查都实现计算机自动签名，可以方便而严格地控制业务流程，保证事务所的质量控制政策和程序的贯彻执行。由此可大大强化三级复核和质量检查工作，提高复核和质量检查水平。
4.电子化底稿扩大了审计底稿的素材范围。有了电子底稿后，除了纸质底稿外，录音材料、录像材料、电子照片均能构成审计底稿，审计人员可以充分利用信息技术手段方便快捷搜集审计证据，从而降低审计风险。
5.减轻审计人员的携带负担，方便审计工作底稿的保管、检索和查阅。底稿电子化后，所有底稿皆可以储存于笔记本电脑中，审计人员无需携带沉重的纸介质底稿。而且底稿完成后，归档于服务器或刻录成光盘，方便保管和以后的检索、查阅。由于纸张消耗的大幅度降低，既可以大幅度减少事务所底稿的保管费用，也符合国家的环保政策。
电子化底稿实现的条件和途径
实施底稿电子化不仅是底稿介质的变化，实际也是通过计算机技术对现有的审计方式进行的一场深刻的变革，需要审计人员进行审计理念上的变革。在这个过程中，事务所应不断总结审计经验，及时调整审计程序。
实现底稿的电子化，核心在于开发一套计算机软件。开发计算机软件有两种方式：委托外单位开发和自行开发。软件的开发一般利用已有的办公软件和数据库软件实施。可供利用的软件有：OFFICE、SQSEVER、NOTES等。事务所应结合自己的规模，选择恰当的数据库软件。规模较大的公司或拟规模化发展的会计师事务所，建议自己招聘软件人才自行开发，开发小组应由经验丰富的审计人员和软件人员组成。首先由审计人员提出各种需要，软件人员在与审计人员充分沟通的基础上编制电子底稿，并随着会计和审计的发展不断调整审计软件，软件应该开发成网络版而不是单机版。
在硬件方面，应保证每位审计人员都有一台笔记本电脑，每个审计小组应具备一个集线器。审计人员在审计现场应通过集线器将所有审计人员的电脑组成一个小的网络，以实现信息的共享。
顺利实施底稿的电子化，还需要对员工进行大量的培训。培训主要应着眼于解决两个问题：①转变审计人员的思想观念，使其接受并乐于使用电子底稿；②提高审计人员的计算机使用能力，使其能熟练使用计算机编制电子底稿。
由于底稿的电子化需要较大的软硬件投资和较多的培训工作，能否顺利实施具有一定的风险，事务所可以先在一部分计算机水平较好，审计业务能力较强的审计人员中试点，试点成功后再全面推广，这样，试用成功的示范作用可以有效减少推广过程中的阻力。
电子化底稿应注意的两个问题
1.保密问题。审计底稿不仅涉及被审计单位的商业秘密，也涉及事务所自身的商业秘密。由于电子文件很容易被复制，也容易遭到黑客的攻击，为了保护自身和客户的商业秘密，事务所应该为电子化底稿制定保密制度，从硬件和软件两个方面采取可行的措施，确保客户的商业秘密不被泄露。
2.底稿的安全保管问题。审计工作底稿是出具审计报告的依据，是判断审计责任的凭证。如何按法律、法规的要求保管好底稿是电子化底稿所要解决的一个关键问题。根据《独立审计准则第6号—审计工作底稿》的要求，当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年；永久性档案应长期保存。为了达到准则的要求，事务所应及时将已编制完成的工作底稿刻录成光盘，将光盘保管在条件较好的储藏室。
电子化底稿的优势
1.电子化底稿可方便审计人员共享资料，提高审计效率。审计工作是一种团队工作，其效率依托于有效的信息共享。在传统的纸质底稿工作方式下，审计小组成员各自按分工编制底稿，相互查阅很不方便。审计工作底稿实现电子化后，审计人员能方便地通过公司内部的局域网或审计小组现场的对等网实现信息共享，相互之间查阅审计底稿只需要点点鼠标即可轻松实现，而且审计人员之间互不影响，从而可以极大提高审计效率。另外，在传统的“纸+笔+计算器”工作方式下，大量的计算工作利用计算器完成，审计人员为了确保计算结果的准确，往往要验算二到三遍，浪费大量时间。在电子化底稿工作条件下，审计人员只需要进行初始的数据录入，计算工作由计算机自动完成，计算结果准确，无须验算，可节约时间，提高审计效率。
2.有利于事务所积累审计经验，提高知识管理水平。底稿电子化后，审计人员在实际工作中积累的经验可以很方便地及时转化为指导以后审计工作的模板，并可及时更新审计程序，实现审计经验的共享。一旦国家颁布新的会计准则和审计准则，事务所利用电子化底稿也能迅速作出反映，调整自己的审计程序。而在传统的纸介质底稿的方式下，为了提高效率，事务所一般将审计程序印刷在纸上，在印刷时为节约成本，印刷批量一般较大。一旦批量印刷完成，审计程序无法批量进行调整，只能在使用时由审计人员进行调整，而这往往需要事务所进行大量的宣传和培训才能做到。这样，国家颁布新的会计准则和审计准则的新要求和事务所内部的审计经验难以及时转化成审计程序，不利于提高审计质量和降低审计风险。
3.有利于强化审计质量控制。在传统的“纸+笔+计算器”的工作方式下，事务所内部的三级复核和质量检查都是通过纸质文件流转的方式实现的，控制力度不大。在电子底稿中，通过设置控制点，每个员工都有自己的用户名和密码，底稿的编制、复核、检查都实现计算机自动签名，可以方便而严格地控制业务流程，保证事务所的质量控制政策和程序的贯彻执行。由此可大大强化三级复核和质量检查工作，提高复核和质量检查水平。
4.电子化底稿扩大了审计底稿的素材范围。有了电子底稿后，除了纸质底稿外，录音材料、录像材料、电子照片均能构成审计底稿，审计人员可以充分利用信息技术手段方便快捷搜集审计证据，从而降低审计风险。
5.减轻审计人员的携带负担，方便审计工作底稿的保管、检索和查阅。底稿电子化后，所有底稿皆可以储存于笔记本电脑中，审计人员无需携带沉重的纸介质底稿。而且底稿完成后，归档于服务器或刻录成光盘，方便保管和以后的检索、查阅。由于纸张消耗的大幅度降低，既可以大幅度减少事务所底稿的保管费用，也符合国家的环保政策。
电子化底稿实现的条件和途径
实施底稿电子化不仅是底稿介质的变化，实际也是通过计算机技术对现有的审计方式进行的一场深刻的变革，需要审计人员进行审计理念上的变革。在这个过程中，事务所应不断总结审计经验，及时调整审计程序。
实现底稿的电子化，核心在于开发一套计算机软件。开发计算机软件有两种方式：委托外单位开发和自行开发。软件的开发一般利用已有的办公软件和数据库软件实施。可供利用的软件有：OFFICE、SQSEVER、NOTES等。事务所应结合自己的规模，选择恰当的数据库软件。规模较大的公司或拟规模化发展的会计师事务所，建议自己招聘软件人才自行开发，开发小组应由经验丰富的审计人员和软件人员组成。首先由审计人员提出各种需要，软件人员在与审计人员充分沟通的基础上编制电子底稿，并随着会计和审计的发展不断调整审计软件，软件应该开发成网络版而不是单机版。
在硬件方面，应保证每位审计人员都有一台笔记本电脑，每个审计小组应具备一个集线器。审计人员在审计现场应通过集线器将所有审计人员的电脑组成一个小的网络，以实现信息的共享。
顺利实施底稿的电子化，还需要对员工进行大量的培训。培训主要应着眼于解决两个问题：①转变审计人员的思想观念，使其接受并乐于使用电子底稿；②提高审计人员的计算机使用能力，使其能熟练使用计算机编制电子底稿。
由于底稿的电子化需要较大的软硬件投资和较多的培训工作，能否顺利实施具有一定的风险，事务所可以先在一部分计算机水平较好，审计业务能力较强的审计人员中试点，试点成功后再全面推广，这样，试用成功的示范作用可以有效减少推广过程中的阻力。
电子化底稿应注意的两个问题
1.保密问题。审计底稿不仅涉及被审计单位的商业秘密，也涉及事务所自身的商业秘密。由于电子文件很容易被复制，也容易遭到黑客的攻击，为了保护自身和客户的商业秘密，事务所应该为电子化底稿制定保密制度，从硬件和软件两个方面采取可行的措施，确保客户的商业秘密不被泄露。
2.底稿的安全保管问题。审计工作底稿是出具审计报告的依据，是判断审计责任的凭证。如何按法律、法规的要求保管好底稿是电子化底稿所要解决的一个关键问题。根据《独立审计准则第6号—审计工作底稿》的要求，当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年；永久性档案应长期保存。为了达到准则的要求，事务所应及时将已编制完成的工作底稿刻录成光盘，将光盘保管在条件较好的储藏室。
