关于物资采购审计微机管理

　　摘要：在对材料采购价格合理性进行审计时，要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息，而煤炭企业生产所需的各种材料、配件有成千上万种，单靠人的记忆力是无法准确掌握的，且这些工作在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题，不能满足现代审计工作时效性的要求。因此，必须运用现代化的手段———计算机帮助审计人员加以解决。

　　关键词：物资采购审计；材料价格；微机管理

　　目前，“信息高速公路”已在全世界风行。我国的通讯事业也在一日千里地迅猛发展，微机的应用已经普及到各行各业。本文就物资采购审计应用微机管理做一简单探讨。

　　一、目前，物资采购审计事项及管理内容

　　1.审计所购材料是否有采购计划，是否与订货合同一致，是否与验收入库单相符，各项签字盖章手续是否完备；

　　2.审查发票上的数据计算是否正确无误，增值税的计算是否符合国家税收政策；

　　3.审查采购价格是否合理，是否符合市场行情；

　　4.对经审查价格过高的材料品种编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”，以便进一步分析处理；

　　5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额，进行市场调查分析，作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价，可以办理审计签证盖章手续；属于不合理涨价的，与供方交涉，进行压价处理或退货处理，属于采购人员的违纪行为，移交纪检部门进行处理；

　　6.办理审计签证盖章手续；

　　7.汇总计算一定时期内物资材料采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等；

　　8.编制材料采购审计报表。

　　二、实现物资采购审计微机化管理的必要性

　　1.随着市场经济的建立和WTO的加入，企业的物资供应渠道发生了重大变化，生产所需的材料由原来的计划分配变为多渠道的市场采购，其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审计时，要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息，而煤炭企业生产所需的各种材料、配件有成千上万种，单靠人的记忆力是无法准确掌握的，是手工无法解决的问题，这就要求运用现代化的手段帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。

　　2.在材料采购审计工作中，需要审查所购材料是否有采购计划，数量、品种、规格型号是否与进货合同一致，审查购货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确，需要对每个数据进行复核求证，需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析，这些工作在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题，不能满足现代审计工作时效性的要求，必须运用计算机加以解决。

　　3.公司目前已基本构建了微机管理办公自动化雏形，先后开发了《物资供应管理系统》、《财务管理系统》、《劳动工资管理系统》、《科技管理子系统》等一系列应用软件，已形成局域网，这为实现物资采购审计提供了必要的基础。

　　三、材料采购审计微机辅助系统应具备的功能

　　1.事务处理功能。包括微机进账、汇总、计算、打印输出。

　　微机记账包括利用微机登记材料采购审计明细账（做审查记录），贮存采购计划和订购合同。登账由审计人员通过键盘录入方式将购货发票和收料单上的材料名称、数量、价格、供货单、经办人等有关信息按照一定的数据格式录入到数据库中，这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一，也是汇总采购量、计算价差率、计算平均实际进价的基础，也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入到指定的数据库中，是为了日常办理审计财务时，自动核对计划。

　　汇总计算是对数据库中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总，如某种材料一定时期内的采购数量、实际价格、平均进货单价、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况，评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类材料采购量在全部采购量中所占的比重，进一步分析影响综合价差率变化的重要因素，找出材料采购审计工作的重点。按采购员、供货单位为标志进行分类汇总计算，通过价格水平的比较，可以评价采购人员的工作业绩，可以为选择可靠的供货单位提供依据。

　　打印输出，包括打印输出材料采购审计明细账，月度分类汇总分析报表，高价采购与低价采购损失情况对比分析表，材料价格目录表等资料。

　　2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、分月采购情况查询、分月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容，通过查询将近期内某种材料每次进货的价格情况在屏幕上显示出来，为价格审计提供可靠的依据。

　　3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划；自动审查购货发票上的数计算是否正确，对采购价格的合理性进行审查分析，并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。

　　四、如何利用计算机实现上述功能

　　1.数据文件的组织及基本流程设计

　　利用计算机进行材料采购审计，需要建立以下数据库文件：发票库、明细账库、材料价格目录库、采购计划与订货合同库、报表库。

　　发票库用于存放一张发票所列材料及所附验收单的采购信息资料，明细账库用于存放年度内所有经审查合格的材料采购信息资料。这两个数据库结构基本相同，主要应包括如下内容：材料类别、材料名称、规格、型号、计量单位、采购数量、计划单价、实际单价、审查日期、进货日期、经办人、供货单位、备注等。

　　价格目录库用于存贮各种材料的类别、名称、规格型号、计划单价、上年实际平均单价等信息。

　　计划与订货合同库用于存贮采购计划，订货合同有关信息资料；报表库是对明细账库进行加工整理生成的，用于提供各种查询信息，输出各种报表。

　　2.如何实现计算机自动审查

　　运用计算机审计的过程就是将购货发票、收料单上某种材料的名称、规格、数量、金额、运杂费、增值税等数据录入并存放“发票库”。系统首先到存放“采购计划、采购合同”的数据库中查找，若找不到，则说明无采购计划，或者是所采购的材料与供货合同的规格不符，系统应立即给出提示信息，做出不予办理审计签证的决定；若该种材料有计划，再查找实际采购量是否小于计划剩余量，若实际采购量大于计划剩余量，则给出超计划采购的数量，由审计人员根据具体情况做出决定。

　　购货发票数据计算正确性的审查。被录入到“发票库”中的某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后，系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错，系统都要给出误差金额的提示，并禁止继续录入，做出不予审签的决定。在每录入完一条记录后，系统还应自动计算出该种材料的计划价格总额，材料价差额和材料价差率，以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价总额不符，则说明在材料的验收方面存在错误，可能是数据计算错误，也可能是任意改变了计划单价，还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料，这要由审计人员进一步调查分析处理，对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的，审计人员要注意审查其购货价格是否合乎市场行情。

　　价格合理性的审查。被录入到“发票库”中的某种材料通过了以上各种审查后，系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式，具有确定性。

　　材料采购审计辅助系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中，如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误，都应在发出“不予办理”提示信息的同时，对相应的记录做出特殊的标记。“发票库”中的记录只要存在这种标记，系统就阻止该发票中的数据记入明细账。只有经过以上几项审查均无错弊的购货发票，才能将其从“发票库”记入“明细账库”，审计人员才可以此办理签证盖章手续。

　　六、应用计算机进行材料采购审计的好处

　　审计工作要求审计人员善于发现问题、分析问题、解决问题，而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计人员快速发现问题，然后由审计人员进行分析，加以解决。

　　1.为企业审计人员及时提供物资价格信息，使对材料采购价格的审计更加全面、有据、有力，并有效地堵塞漏洞。

　　2.有利于严格把握采购价格关，从而降低采购成本。

　　3.提高审计工作效率，节约人工费用开支。

　　4.保证审计工作的质量。