期初金额差错的会计处理及财务软件设计
来源： 上海会计 李氟 欧阳峰
2003-12-16
普通
按照会计制度规定，对适用于追溯调整法的会计政策变更、会计差错更正等，应调整会计报表的期初数。但目前国内绝大多数财务软件都没有考虑到这一问题，没有提供相应的功能。本文试对财务软件中期初金额需要调整的情况作一分析，并研究其设计对策。
一、必须调整期初金额的情况
1.依据会计准则的相应规定。《企业会计准则一一会计政策、会计估计变更和会计差错更正》明确指出：“本期发现的与前期相关的重大会计差错，如影响损益，应将其对损益的影响数调整发现当期的期初留存收益，会计报表其他相关项目的期初数也应一并调整”。
[例]某企业在2003年发现2002年漏提一笔折旧费100，000元，该折旧应计入上期管理费用。但该企业2002年度已结账，相应的报表已报出（不考虑所得税的影响）。按规定，对上述事项应在发现当期作如下调整分录：
借：以前年度损益调整 100，000
贷：累计折旧 100，000
借：利润分配一未分配利润 100，000
贷：以前年度损益调整 100，000
2.会计电算化中出现的特殊情况。期初金额的差错也可能出现生初始化数据的手工录入工作中。对于财务软件而言，期初金额的产生通常有两种方式：初始化（初次使用）时的手工输入；上年结账后软件自动将上年期末数转入。对于后一种情况，因为是软件自动将上年期末数结转至本年的期初数，通常不会出错。大部分期初金额产生差错都发生在前一种情况，如误将待摊费用和其他应付款的期初余额10，000元看成1，000元输入。对此，必须采用合理办法予以调整。
二、现行财务软件中的处理方法分析
由于没有考虑到会有必须调整期初金额的情况，大多数财务软件都缺乏处理此类问题的完善功能。在实际工作中，很多用户采用“反结束初始化”功能，通过重新开放初始化模块让用户直接用手工修改期初数的方式。笔者认为，这种做法不可取。其弊端有三：
1.无法留下对差错修改的业务痕迹。会计差错的修正也是会计业务，必须对其及时记录，留下业务痕迹。否则，会导致审计线索的缺失，容易引起舞弊；时间长了也会忘记这笔业务。就上例而言，会计差错让用户直接手工修改期初数，会导致该企业2003年会计报表的期初数不等于2002年期末数的情况，如果差错更正没有及时记录，将来查账时谁还会知晓其前因后果？
2.采用手工方式调整数据可能会因为操作员的疏忽而导致账与表、表与表之间金额的不一致。因为上述会计差错同时涉及到资产负债表和利润表，如果操作员不同时对相关账表数据修改的话，会影响账表之间的勾稽关系。
3.让用户直接用手工修改机内数据会使软件缺乏相应的控制。期初数是重要的会计数据，如果对该数据的修改不加以适当的控制，数据的安全性将无法得到保证。
三、建议软件设计中采用新的处理方法
1.对于本期发现前期会计差错的情况，笔者认为可以考虑在软件中增加一项“期初金额调整”功能，通过编制追溯调整分录的方式来处理该类问题。具体作法是：首先，按准则要求编制调整分录，并在“期初金额调整”功能中将其输入软件；由指定权限的会计主管人员对其进行审核后，根据审核通过的分录，自动调整相关账户的期初数。这样，既通过授权、分工和调整分录，留下审计线索；又能利用软件自动处理的特点，防止账表数据间的不平衡。
2.对于本期发现录入期初数有差错的情况，也可以通过“期初金额调整”功能来实现。因为根据会计基本原理，某一账户金额有差错，必然有某一或某几个对应账户出现同金额的差错，同样可以通过编制调整分录的方式来对该差错进行处理。本期发现期初数有差错，也属于会计差错，可以将其视同为“本期发现前期会计差错”的情况，通过增加的“期初金额调整”功能来解决。
一、必须调整期初金额的情况
1.依据会计准则的相应规定。《企业会计准则一一会计政策、会计估计变更和会计差错更正》明确指出：“本期发现的与前期相关的重大会计差错，如影响损益，应将其对损益的影响数调整发现当期的期初留存收益，会计报表其他相关项目的期初数也应一并调整”。
[例]某企业在2003年发现2002年漏提一笔折旧费100，000元，该折旧应计入上期管理费用。但该企业2002年度已结账，相应的报表已报出（不考虑所得税的影响）。按规定，对上述事项应在发现当期作如下调整分录：
借：以前年度损益调整 100，000
贷：累计折旧 100，000
借：利润分配一未分配利润 100，000
贷：以前年度损益调整 100，000
2.会计电算化中出现的特殊情况。期初金额的差错也可能出现生初始化数据的手工录入工作中。对于财务软件而言，期初金额的产生通常有两种方式：初始化（初次使用）时的手工输入；上年结账后软件自动将上年期末数转入。对于后一种情况，因为是软件自动将上年期末数结转至本年的期初数，通常不会出错。大部分期初金额产生差错都发生在前一种情况，如误将待摊费用和其他应付款的期初余额10，000元看成1，000元输入。对此，必须采用合理办法予以调整。
二、现行财务软件中的处理方法分析
由于没有考虑到会有必须调整期初金额的情况，大多数财务软件都缺乏处理此类问题的完善功能。在实际工作中，很多用户采用“反结束初始化”功能，通过重新开放初始化模块让用户直接用手工修改期初数的方式。笔者认为，这种做法不可取。其弊端有三：
1.无法留下对差错修改的业务痕迹。会计差错的修正也是会计业务，必须对其及时记录，留下业务痕迹。否则，会导致审计线索的缺失，容易引起舞弊；时间长了也会忘记这笔业务。就上例而言，会计差错让用户直接手工修改期初数，会导致该企业2003年会计报表的期初数不等于2002年期末数的情况，如果差错更正没有及时记录，将来查账时谁还会知晓其前因后果？
2.采用手工方式调整数据可能会因为操作员的疏忽而导致账与表、表与表之间金额的不一致。因为上述会计差错同时涉及到资产负债表和利润表，如果操作员不同时对相关账表数据修改的话，会影响账表之间的勾稽关系。
3.让用户直接用手工修改机内数据会使软件缺乏相应的控制。期初数是重要的会计数据，如果对该数据的修改不加以适当的控制，数据的安全性将无法得到保证。
三、建议软件设计中采用新的处理方法
1.对于本期发现前期会计差错的情况，笔者认为可以考虑在软件中增加一项“期初金额调整”功能，通过编制追溯调整分录的方式来处理该类问题。具体作法是：首先，按准则要求编制调整分录，并在“期初金额调整”功能中将其输入软件；由指定权限的会计主管人员对其进行审核后，根据审核通过的分录，自动调整相关账户的期初数。这样，既通过授权、分工和调整分录，留下审计线索；又能利用软件自动处理的特点，防止账表数据间的不平衡。
2.对于本期发现录入期初数有差错的情况，也可以通过“期初金额调整”功能来实现。因为根据会计基本原理，某一账户金额有差错，必然有某一或某几个对应账户出现同金额的差错，同样可以通过编制调整分录的方式来对该差错进行处理。本期发现期初数有差错，也属于会计差错，可以将其视同为“本期发现前期会计差错”的情况，通过增加的“期初金额调整”功能来解决。
