基层单位开展会计电算化工作应注意的问题
来源： 李青
2002-09-05
普通
会计电算化不仅能使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来，减轻劳动强度，更重要的是能提高会计信息搜集、整理、反馈的灵敏度和正确度，提高会计的分析决策能力，为提高会计管理水平和会计信息质量提供有效的途径，最终为提高企业经济效益服务。因此，会计电算化已成为会计工作发展的趋势。但我国目前会计电算化的普及程度并不高，约80%的单位还处在手工记帐阶段，大多数的企事业单位需要实施会计电算化。从已经实现会计电算化单位的经验教训及将要实施电算化的单位来看，在开展会计电算化工作的过程中我认为应充分注意以下几方面的问题；
一、人才的培养是实施会计电算化的关键
首先要做好单位的领导、总会计师、财会负责人的会计电算化知识培训工作，使他们充分体会到会计电算化带来的优越性，会计数据从手工方式下的分散收集、分散处理、重复记录转变为电算化方式下的集中收集、统一处理、数据共享，数据处理速度大大加快，信息反馈及时、通畅、正确，能为企业的经营管理和决策提供可靠的依据，从而提高经济效益。只有充分意识到这一点，各基层单位的会计电算化工作才能蓬勃地开展起来，才不至于在上海这样一个经济发达地区出现实施会计电算化的单位仅占20%这样的落后局面。 其次，应抓好基层会计人员的培训工作，单位要分期分批使会计人员接受会计电算化知识的培训，逐步使多数会计人员掌握计算机的基本知识和运用会计软件的基本技能，部分会计人员掌握软件日常维护和二次开发的技能。由于目前会计电算化上岗培训采用不同软件公司的商品化会计软件，一方面培训了会计人员的会计电算化基础操作技能，而且借此机会还能够对不同的会计软件进行比较，从而为单位选择会计软件提供参考。
二、正确的决策是实施会计电算化的前提
由于各单位具体情况不同，会计电算化的程度应有所不同。会计的职能是反映、监督和参与决策，从系统职能看即分为核算职能、管理职能和决策职能。因此，电算化会计信息系统一般可分为电算化会计核算信息子系统、电算化会计管理信息系统和电算化会计决策支持子系统。通过会计核算来反映企业的经营活动情况，通过会计管理来监督企业的经营活动情况，通过会计决策来参与企业管理。在上述三个子系统中电算化会计核算信息子系统是基础，只有会计核算得出的信息正确，才能对信息的使用者提供进行管理和决策的有用信息。一般来说，会计电算化的程度越高，越能满足管理的需要，越能为提高经济效益服务。在实际工作中，各单位可根据经营规模、会计人员的素质、会计基础工作的规范等情况，按照循序渐进、逐步提高的原则，选择与自身条件相适应的应用方式:
1、单项业务电算化
2、多项业务电算化
3、整个会计核算系统电算化
4、会计管理信息系统电算化
5、会计决策支持系统电算化
总之，切忌盲目攀高比大，不切合单位实际工作需要，造成资源浪费，影响会计工作的正常开展。
三、硬件和软件的配置是实施会计电算化的基础
(一)硬件配置
电子计算机是实现会计电算化的物质基础，各单位应根据电算化应用程度和今后的发展目标，投人一定的财力，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机硬件结构，以保证会计电算化工作的顺利进行。核算简单的中小企业，可选择单机结构，即只配置一台微机和相应的外部设备。对于会计业务量大、地理分布较集中、资金雄厚且具有一定系统维护力量的单位，可选择多用户结构(配置小型机或中型机及相应的终端设各)或局域网结构，数据通过各终端可同时输入，主机对数据集中处理，能提高系统效率。对于大型集团型企业，地理位置分散，则宜选择广域网结构，满足异地财务信息实时交换的需要。
为了保证会计数据的安全性和完整性，避免电压不稳或突然断电造成的损失，单位还应配置UPS不间断电源，会计数据量较少的单位可配备500w的UPS，大中型企业，会计数据量大，应配备1000w以上的UPS。
(二)软件配置
软件分系统软件和应用软件，本文重点讨论会计软件的配置问题。会计软件是实现会计电算化的灵魂，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。会计软件又有通用软件和专用软件之分。对于开展会计电算化初期的单位，选择通用商品化软件是一条捷径，投资小，见效快。如果随着会计电算化工作的深人，通用软件不能完全满足需要，可通过二次开发的形式，解决会计软件的配置问题。如果单位具有特殊或特别的核算和管理要求，一般通用会计软件难以满足需求的，可采取定点开发专用软件的方式，解决会计软件的配置问题。对于选择通用会计软件的单位，在选择的过程中，要注意的是：
l、平台问题。究竟是选择DOS平台还是WINDOWS平台，如果单位里没有较为熟悉计算机的人员，建议先选择Dos平台的软件较好，对硬件要求低，环境稳定，学习和维护较容易，以后条件成熟，要升级到WINDOWS版，只要付升级费即可实现。
2、单机版和网络版问题。对于经济业务量较少的单位，选用单机版的软件即可，对大中型企业而言，选择网络版软件较合适。对于选择网络版的单位来说，需要注意的是，任何一套通用网络版会计软件其适用的网络都是特定的，不要误认为任何一套“网络版”会计软件均适用于单位所建的网络平台，选择时除了要了解该网络软件是基于主机处理系统、丈件服务器系统还是客户机/服务器系统的网络平台之外，还应了解其操作系统是多用户系统还是局域网络系统，工作站平台是D0S界面还是WINDOWS界面等。总之，要同单位的网络系统吻合。3、软件质量问题。如何从琳琅满目的商品化会计软件中选择一套高质量的软件，成为关系到单位会计电算化工作开展成败的问题。
(1)选择通过财政部或地方财政厅(局)评审通过的商品化会计软件。最好是通过财政部评审的软件，因为财政部评审的软件必须是通过地方财政厅(局)评审一年以上，软件运行良好，有关经销单位售后服务良好，由地方财政厅(局)向财政部推荐，由财政部组织评审的。这样的软件质量及售后服务各方面都有保障。
(2)验证核算软件是否达到《会计核算软件基本功能规范》的规定。有的软件虽然通过了商品化会计软件的评审，但实际上对照《规范》有关会计数据输人、处理、输出、安全等方面的内容，并不具备或达不到要求，对于没有经验的用户来说，这不失为一种保险的方法。通过会计电算化初级培训的人员，都熟悉《规范》的具体内容。
(3)软件是否操作方便、功能全面、满足单位实际需求。不要被软件花哨的画面遮挡了视线，要根据业务的需要，来检查其操作的方便与数据采集的全面性。一般软件公司都备有各种版本的演示软件，可索取版本号最高的演示软件进行研究后，再决定是否购买。需要注意的是，演示版软件一般都有时间或功能限制，不能代替正式版软件。另外，盗版软件切不能用，否则软件的售后服务得不到保障。
四、替代手工记帐是会计电算化实施的结果
硬件和软件配置完备之后，单位即可开始会计电算化工作的具体应用。
l、规范手工作业下的会计业务，包括凭证的规范化，会计核算程序的规范化，成本核算程序的规范化，往来帐、银行帐的清理等。
2、进行软件初始化环境设置。这一过程非常重要，牵涉到帐本开设质量的好坏，数据采集范围的大小以及操作的灵活性等。同一软件在不同的单位应用会出现不同的效果，多与初始化设置的好坏有关，因此，进行初始化设置时，要仔细研究软件的操作说明书，领会其含义，最好由软件售后服务人员协助用户设置完成，他们了解会计电算化后数据处理的特点，具有丰富的经验，可避免用户自行设置带来的考虑问题不同、经验不足的缺点。在手工帐务转移到电算化帐务时必须严格遵守帐帐相符、帐实相符、帐证相符的原则，特别要注意各项(银行、往来)未达帐的正确转移。
3、试运行及甩帐。启用会计电算化系统的单位，并不能马上取代手工作业，而是要手工和电算化系统同时试运行三个月以上(一般不超过六个月)，并取得相一致的结果，才具备正式替代手工系统的条件。要甩掉手工帐，必须向主管验收的单位提出书面申请，并提交应用软件通过评审的有关文档资料(定点开发的软件应先通过评审，评审和验收可同时进行)、符合软件评审标准并结合本单位具体情况制定的电算化会计管理制度及各种代码表(如会计科目、会计报表、客户、产品、材料代码表等)。主管验收单位组织负责征管的财税部门等单位根据有关应用验收标准，检查与软件相配合的运行环境的建立情况及管理制度的建立情况，进行审核验收，通过后发给该单位〈会计电算化应用验收合格证书〉，取得验收证书后，单位方可实现把传统手工做帐的帐面数据彻底地改变成无纸化的数据库管理形式，即甩掉手工做帐的形式。
五、其他注意事项
实施会计电算化后，还必须注意以下几方面的问题
1、数据备份问题。由于会计数据的重要性，对存储在硬盘里的数据必须经常进行备份工作，以便由于各种原因引起会计数据丢失或会计数据遭到破坏时，能借助备份恢复到最近状态。在备份磁盘上要注明数据备份的日期，所备份的内容，软件的版本号，以免引起混乱。
2、电算化后会计档案保管问题。会计电算化后，会计档案主要以两种方式存在，存储在磁性介质上的会计资料和据此打印输出的会计凭证、帐簿、会计报表等资料。打印输出的会计档案保管方法同手工作业下的保管方法。存储在磁性介质上的会计资料应远离机房，做好防霉防潮的工作，定期将数据进行重新处理。
3、机房管理问题。系统的实施不能忽略对提供实施的场所—计算机机房的管理，以保证系统的正常运行。计算机对温湿度要求较高，温度一般在l8-24度(每小时温度变化率在3度以下)之间为宜；湿度一般在40%-60%(每小时湿度变化率在5%以下)之间为宜。另外，防尘也是机房应注意的问题，应保待5mm以下的尘埃0、3mg/m，以下，经常用吸尘器清除纸屑及尘埃，严格控制进人机房的人员，维护人员不宜在机房内办公，更不宜在磁带或磁盘房内工作。
一、人才的培养是实施会计电算化的关键
首先要做好单位的领导、总会计师、财会负责人的会计电算化知识培训工作，使他们充分体会到会计电算化带来的优越性，会计数据从手工方式下的分散收集、分散处理、重复记录转变为电算化方式下的集中收集、统一处理、数据共享，数据处理速度大大加快，信息反馈及时、通畅、正确，能为企业的经营管理和决策提供可靠的依据，从而提高经济效益。只有充分意识到这一点，各基层单位的会计电算化工作才能蓬勃地开展起来，才不至于在上海这样一个经济发达地区出现实施会计电算化的单位仅占20%这样的落后局面。 其次，应抓好基层会计人员的培训工作，单位要分期分批使会计人员接受会计电算化知识的培训，逐步使多数会计人员掌握计算机的基本知识和运用会计软件的基本技能，部分会计人员掌握软件日常维护和二次开发的技能。由于目前会计电算化上岗培训采用不同软件公司的商品化会计软件，一方面培训了会计人员的会计电算化基础操作技能，而且借此机会还能够对不同的会计软件进行比较，从而为单位选择会计软件提供参考。
二、正确的决策是实施会计电算化的前提
由于各单位具体情况不同，会计电算化的程度应有所不同。会计的职能是反映、监督和参与决策，从系统职能看即分为核算职能、管理职能和决策职能。因此，电算化会计信息系统一般可分为电算化会计核算信息子系统、电算化会计管理信息系统和电算化会计决策支持子系统。通过会计核算来反映企业的经营活动情况，通过会计管理来监督企业的经营活动情况，通过会计决策来参与企业管理。在上述三个子系统中电算化会计核算信息子系统是基础，只有会计核算得出的信息正确，才能对信息的使用者提供进行管理和决策的有用信息。一般来说，会计电算化的程度越高，越能满足管理的需要，越能为提高经济效益服务。在实际工作中，各单位可根据经营规模、会计人员的素质、会计基础工作的规范等情况，按照循序渐进、逐步提高的原则，选择与自身条件相适应的应用方式:
1、单项业务电算化
2、多项业务电算化
3、整个会计核算系统电算化
4、会计管理信息系统电算化
5、会计决策支持系统电算化
总之，切忌盲目攀高比大，不切合单位实际工作需要，造成资源浪费，影响会计工作的正常开展。
三、硬件和软件的配置是实施会计电算化的基础
(一)硬件配置
电子计算机是实现会计电算化的物质基础，各单位应根据电算化应用程度和今后的发展目标，投人一定的财力，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机硬件结构，以保证会计电算化工作的顺利进行。核算简单的中小企业，可选择单机结构，即只配置一台微机和相应的外部设备。对于会计业务量大、地理分布较集中、资金雄厚且具有一定系统维护力量的单位，可选择多用户结构(配置小型机或中型机及相应的终端设各)或局域网结构，数据通过各终端可同时输入，主机对数据集中处理，能提高系统效率。对于大型集团型企业，地理位置分散，则宜选择广域网结构，满足异地财务信息实时交换的需要。
为了保证会计数据的安全性和完整性，避免电压不稳或突然断电造成的损失，单位还应配置UPS不间断电源，会计数据量较少的单位可配备500w的UPS，大中型企业，会计数据量大，应配备1000w以上的UPS。
(二)软件配置
软件分系统软件和应用软件，本文重点讨论会计软件的配置问题。会计软件是实现会计电算化的灵魂，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。会计软件又有通用软件和专用软件之分。对于开展会计电算化初期的单位，选择通用商品化软件是一条捷径，投资小，见效快。如果随着会计电算化工作的深人，通用软件不能完全满足需要，可通过二次开发的形式，解决会计软件的配置问题。如果单位具有特殊或特别的核算和管理要求，一般通用会计软件难以满足需求的，可采取定点开发专用软件的方式，解决会计软件的配置问题。对于选择通用会计软件的单位，在选择的过程中，要注意的是：
l、平台问题。究竟是选择DOS平台还是WINDOWS平台，如果单位里没有较为熟悉计算机的人员，建议先选择Dos平台的软件较好，对硬件要求低，环境稳定，学习和维护较容易，以后条件成熟，要升级到WINDOWS版，只要付升级费即可实现。
2、单机版和网络版问题。对于经济业务量较少的单位，选用单机版的软件即可，对大中型企业而言，选择网络版软件较合适。对于选择网络版的单位来说，需要注意的是，任何一套通用网络版会计软件其适用的网络都是特定的，不要误认为任何一套“网络版”会计软件均适用于单位所建的网络平台，选择时除了要了解该网络软件是基于主机处理系统、丈件服务器系统还是客户机/服务器系统的网络平台之外，还应了解其操作系统是多用户系统还是局域网络系统，工作站平台是D0S界面还是WINDOWS界面等。总之，要同单位的网络系统吻合。3、软件质量问题。如何从琳琅满目的商品化会计软件中选择一套高质量的软件，成为关系到单位会计电算化工作开展成败的问题。
(1)选择通过财政部或地方财政厅(局)评审通过的商品化会计软件。最好是通过财政部评审的软件，因为财政部评审的软件必须是通过地方财政厅(局)评审一年以上，软件运行良好，有关经销单位售后服务良好，由地方财政厅(局)向财政部推荐，由财政部组织评审的。这样的软件质量及售后服务各方面都有保障。
(2)验证核算软件是否达到《会计核算软件基本功能规范》的规定。有的软件虽然通过了商品化会计软件的评审，但实际上对照《规范》有关会计数据输人、处理、输出、安全等方面的内容，并不具备或达不到要求，对于没有经验的用户来说，这不失为一种保险的方法。通过会计电算化初级培训的人员，都熟悉《规范》的具体内容。
(3)软件是否操作方便、功能全面、满足单位实际需求。不要被软件花哨的画面遮挡了视线，要根据业务的需要，来检查其操作的方便与数据采集的全面性。一般软件公司都备有各种版本的演示软件，可索取版本号最高的演示软件进行研究后，再决定是否购买。需要注意的是，演示版软件一般都有时间或功能限制，不能代替正式版软件。另外，盗版软件切不能用，否则软件的售后服务得不到保障。
四、替代手工记帐是会计电算化实施的结果
硬件和软件配置完备之后，单位即可开始会计电算化工作的具体应用。
l、规范手工作业下的会计业务，包括凭证的规范化，会计核算程序的规范化，成本核算程序的规范化，往来帐、银行帐的清理等。
2、进行软件初始化环境设置。这一过程非常重要，牵涉到帐本开设质量的好坏，数据采集范围的大小以及操作的灵活性等。同一软件在不同的单位应用会出现不同的效果，多与初始化设置的好坏有关，因此，进行初始化设置时，要仔细研究软件的操作说明书，领会其含义，最好由软件售后服务人员协助用户设置完成，他们了解会计电算化后数据处理的特点，具有丰富的经验，可避免用户自行设置带来的考虑问题不同、经验不足的缺点。在手工帐务转移到电算化帐务时必须严格遵守帐帐相符、帐实相符、帐证相符的原则，特别要注意各项(银行、往来)未达帐的正确转移。
3、试运行及甩帐。启用会计电算化系统的单位，并不能马上取代手工作业，而是要手工和电算化系统同时试运行三个月以上(一般不超过六个月)，并取得相一致的结果，才具备正式替代手工系统的条件。要甩掉手工帐，必须向主管验收的单位提出书面申请，并提交应用软件通过评审的有关文档资料(定点开发的软件应先通过评审，评审和验收可同时进行)、符合软件评审标准并结合本单位具体情况制定的电算化会计管理制度及各种代码表(如会计科目、会计报表、客户、产品、材料代码表等)。主管验收单位组织负责征管的财税部门等单位根据有关应用验收标准，检查与软件相配合的运行环境的建立情况及管理制度的建立情况，进行审核验收，通过后发给该单位〈会计电算化应用验收合格证书〉，取得验收证书后，单位方可实现把传统手工做帐的帐面数据彻底地改变成无纸化的数据库管理形式，即甩掉手工做帐的形式。
五、其他注意事项
实施会计电算化后，还必须注意以下几方面的问题
1、数据备份问题。由于会计数据的重要性，对存储在硬盘里的数据必须经常进行备份工作，以便由于各种原因引起会计数据丢失或会计数据遭到破坏时，能借助备份恢复到最近状态。在备份磁盘上要注明数据备份的日期，所备份的内容，软件的版本号，以免引起混乱。
2、电算化后会计档案保管问题。会计电算化后，会计档案主要以两种方式存在，存储在磁性介质上的会计资料和据此打印输出的会计凭证、帐簿、会计报表等资料。打印输出的会计档案保管方法同手工作业下的保管方法。存储在磁性介质上的会计资料应远离机房，做好防霉防潮的工作，定期将数据进行重新处理。
3、机房管理问题。系统的实施不能忽略对提供实施的场所—计算机机房的管理，以保证系统的正常运行。计算机对温湿度要求较高，温度一般在l8-24度(每小时温度变化率在3度以下)之间为宜；湿度一般在40%-60%(每小时湿度变化率在5%以下)之间为宜。另外，防尘也是机房应注意的问题，应保待5mm以下的尘埃0、3mg/m，以下，经常用吸尘器清除纸屑及尘埃，严格控制进人机房的人员，维护人员不宜在机房内办公，更不宜在磁带或磁盘房内工作。
