ERP实现全面预算的设想
来源：
2005-02-04
普通
全面预算主要包括经营预算和财务预算两个部分。其中经营预算又具体包括销售预算、生产预算、直接材料预算、直接人工预算、制造费用预算；期末产成品存货预算和销售及管理费用预算；而财务预算则包括现金预算、预计利润表、预计资产负债表和资金预算。通过分析上述各类预算的编制方法，我们不难得出全面预算的数据来源主要包括以下6个方面：
1、基础数据。基础数据是在每次编制全面预算时都需要重复使用的数据。在全面预算中，需要使用基础数据的主要是直接材料预算和直接人工预算等成本费用项目。如预计利润表中的产品销售成本就可根据基础数据直接生成，它实质上是二种产品标准成本。
2、电子档案数据。历年的电子档案数据主要是往年的预算数据、财务数据和报表数据等。这类数据既是生成增量预算数据的基础，同时也是生成各类对比经济指标的数据来源。
3、预算年度发生的会计核算数据，是企业经济运行的真实写照。通过预算数据与同期真实数据相比较，能够发现当期经济运行中的非正常情况，由全面预算的闭环功能反馈到企业决策层，以便企业管理当局对经济运行进行必要的调度和调控。
4、预先设定的政策性数据。在编制全面预算时要用到各种政策性数据，例如制造费用预算中需要使用的制造费用分配办法、资金预算中的销售货款回收、采购货款付现等都是根据企业内部相应政策而预先设定的政策性数据。
5、由经济模型产生的数据。经济模型是人们在认识经济事物过程中形成的一种抽象的概念框架。如销售预算中的产品销售量和直接材料预算中的材料采购批量都可根据相关的经济模型来预测。
6、申报、批复和分析数据。此类数据是指各预算执行部门编制预算和执行预算的申请批复文档，以及供决策层分析使用的文档数据和图形表格等。如各预算执行部门申请报批的销售费用预算和管理费用预算。此项数据来源可能是采用Word，Excel等通用办公软件填写，也可能采用其他图形分析文档。
一般来讲，ERP中的数据可分为三种类型：（1）静态数据（或称固定信息），它是指生产活动开始之前就要准备的各类数据，如物料清单（即BOM）、工作中心能力、成本参数、工艺路线、物料可用量、仓库货位代码、会计科目设定等；（2）动态数据（或称流动信息），它是指生产活动中发生的数据，这些数据不断发生并经常变动，如客户合同、库存记录等；（3）中间数据（或称中间信息），它是根据用户对管理工作的需要，由ERP系统综合上述静态和动态两类数据，经过运算形成的各种数据或报表，如主要生产计划和物料需求计划都是根据静态和动态数据加工处理后生成的中间信息。
比较全面预算的数据来源和ERP软件可以提供的相关数据，我们不难发现：
1、ERP包含的产品结构图和物料清单之间的数量关系、物料主文件中记录的采购成本、工作中心文件中的各种小时费率、工艺路线文件中的标准时间等数据可满足全面预算的第一类数据来源。如预计利润表中的产品销售成本可通过滚动计算法逐步由底层向上累计得到。
2、会计核算功能是ERP中极其重要的组成部分。因此，ERP也可满足全面预算的第二类数据来源，即ERP可以提供以前年度的账务数据、报表数据以及各种重要的预算数据。
3、当企业的实际业务发生时，ERP系统会记录下与该笔业务相关的各种数据，如财务会计数据和管理会计数据。因此，对于全面预算需要的第三类数据来源，ERP可以及时提供，通过与当期预算数据的比较，分析出不同性质的量化差异，由这些差异可以找到发生问题的地方并采取必要的管理手段。
4、由ERP提供的各种数据可见，ERP软件没有提供全面预算所需要的第四类数据来源，即各种政策性数据，如销售货款的回收政策、采购货物的付现政策和制造费用的分配办法等，这类数据虽然是全面预算所必需的，但ERP仅仅基于企业资源计划的需要而没有提供。
5、ERP软件虽然可以提供预测模型对将来的计划销售量作出预测，但全面预算所需的经济模型应有下列两种作用：一是根据历年的数据和某些调整信息预测未来时期的信息；二是由实际业务数据和预算数据进行比较分析。由此可见，ERP不能完全提供全面预算所需的第五类数据来源。
6、对于全面预算的第六种数据来源，则要求ERP不仅能处理定量信息，还能处理文本信息，同时还需要这些文本信息在决策层和各预算执行层之间反复进行调整。而ERP的数据库功能较强，文本信息处理功能则不是很强。
基于ERP不能满足全面预算的第四、第五和第六类数据来源的客观现实，笔者认为要利用ERP实现企业的全面预算必须采取以下措施：
1、要想获得全面预算的第四类数据来源，就要在ERP基础数据设置中增加录入数据功能，以供以后预算年度重复使用，也可定期对它进行更新和补充。
2、要想获得第五类数据来源，提供各种清晰明了的全面信息，ERP中应提供一些常用的经济模型，同时可允许用户自定义特殊的经济模型，并对由经济模型产生的数据进行取舍以作为预算数据。
3、由于在数据库中一般采用定量信息进行存储运算，而在文档文件中采用文字方式进行表述，为达到二者的协调一致，可用定制文档方式，即把文档的内容分为定制格式数据与说明性描述数据两类，其中定制格式数据便于计算机进行采集和管理，而说明性描述数据则同时可记录当时决策层和预算执行部门进行协调的具体情况，便于以后查询。同时可在ERP中提供上报和下发功能，由于预算的编制通常是一个自上而下和自下而上反复进行的过程，通过上报和下发功能可使企业的上下层之间经过反复多次修改，最终对预算形成一致意见。 由于全面预算编制的复杂性，还应在ERP中提供以下功能以方便全面预算的实现：（1）为在保留历史预算的基础上编制滚动预算，可将实际数据保存在不同的预算版本中作为比较数据，边对比边作计划；（2）各种预算数据还应能在不同的预算版本之间进行拷贝。
还由于全面预算数据来源的多样性，应在ERP软件中提供对数据进行穿透分析的功能，即对某一汇总数据，从其出发进行层层追溯，由此得到构成汇总数据的各明细数据，直到得到原始数据。这样就可以对数据的不同来源心中有数，可揭开汇总数据背后的真象。如对预计利润表中的产品销售收入进行穿透分析，可得到不同时期、不同产品类别等不同分类标准的明细数据情况，便于企业的实际数据和预算数据进行比较，发现差距，找到解决问题的方法。
总之，我们可以充分利用ERP的系统集成性，分析它对编制全面预算的不足之处，对它进行补充和修改，使通过它可以方便和实用地编制出所需要的全面预算，解决手工条件下编制全面预算的不足，使企业能够及时作出快速、科学和正确的决策。
1、基础数据。基础数据是在每次编制全面预算时都需要重复使用的数据。在全面预算中，需要使用基础数据的主要是直接材料预算和直接人工预算等成本费用项目。如预计利润表中的产品销售成本就可根据基础数据直接生成，它实质上是二种产品标准成本。
2、电子档案数据。历年的电子档案数据主要是往年的预算数据、财务数据和报表数据等。这类数据既是生成增量预算数据的基础，同时也是生成各类对比经济指标的数据来源。
3、预算年度发生的会计核算数据，是企业经济运行的真实写照。通过预算数据与同期真实数据相比较，能够发现当期经济运行中的非正常情况，由全面预算的闭环功能反馈到企业决策层，以便企业管理当局对经济运行进行必要的调度和调控。
4、预先设定的政策性数据。在编制全面预算时要用到各种政策性数据，例如制造费用预算中需要使用的制造费用分配办法、资金预算中的销售货款回收、采购货款付现等都是根据企业内部相应政策而预先设定的政策性数据。
5、由经济模型产生的数据。经济模型是人们在认识经济事物过程中形成的一种抽象的概念框架。如销售预算中的产品销售量和直接材料预算中的材料采购批量都可根据相关的经济模型来预测。
6、申报、批复和分析数据。此类数据是指各预算执行部门编制预算和执行预算的申请批复文档，以及供决策层分析使用的文档数据和图形表格等。如各预算执行部门申请报批的销售费用预算和管理费用预算。此项数据来源可能是采用Word，Excel等通用办公软件填写，也可能采用其他图形分析文档。
一般来讲，ERP中的数据可分为三种类型：（1）静态数据（或称固定信息），它是指生产活动开始之前就要准备的各类数据，如物料清单（即BOM）、工作中心能力、成本参数、工艺路线、物料可用量、仓库货位代码、会计科目设定等；（2）动态数据（或称流动信息），它是指生产活动中发生的数据，这些数据不断发生并经常变动，如客户合同、库存记录等；（3）中间数据（或称中间信息），它是根据用户对管理工作的需要，由ERP系统综合上述静态和动态两类数据，经过运算形成的各种数据或报表，如主要生产计划和物料需求计划都是根据静态和动态数据加工处理后生成的中间信息。
比较全面预算的数据来源和ERP软件可以提供的相关数据，我们不难发现：
1、ERP包含的产品结构图和物料清单之间的数量关系、物料主文件中记录的采购成本、工作中心文件中的各种小时费率、工艺路线文件中的标准时间等数据可满足全面预算的第一类数据来源。如预计利润表中的产品销售成本可通过滚动计算法逐步由底层向上累计得到。
2、会计核算功能是ERP中极其重要的组成部分。因此，ERP也可满足全面预算的第二类数据来源，即ERP可以提供以前年度的账务数据、报表数据以及各种重要的预算数据。
3、当企业的实际业务发生时，ERP系统会记录下与该笔业务相关的各种数据，如财务会计数据和管理会计数据。因此，对于全面预算需要的第三类数据来源，ERP可以及时提供，通过与当期预算数据的比较，分析出不同性质的量化差异，由这些差异可以找到发生问题的地方并采取必要的管理手段。
4、由ERP提供的各种数据可见，ERP软件没有提供全面预算所需要的第四类数据来源，即各种政策性数据，如销售货款的回收政策、采购货物的付现政策和制造费用的分配办法等，这类数据虽然是全面预算所必需的，但ERP仅仅基于企业资源计划的需要而没有提供。
5、ERP软件虽然可以提供预测模型对将来的计划销售量作出预测，但全面预算所需的经济模型应有下列两种作用：一是根据历年的数据和某些调整信息预测未来时期的信息；二是由实际业务数据和预算数据进行比较分析。由此可见，ERP不能完全提供全面预算所需的第五类数据来源。
6、对于全面预算的第六种数据来源，则要求ERP不仅能处理定量信息，还能处理文本信息，同时还需要这些文本信息在决策层和各预算执行层之间反复进行调整。而ERP的数据库功能较强，文本信息处理功能则不是很强。
基于ERP不能满足全面预算的第四、第五和第六类数据来源的客观现实，笔者认为要利用ERP实现企业的全面预算必须采取以下措施：
1、要想获得全面预算的第四类数据来源，就要在ERP基础数据设置中增加录入数据功能，以供以后预算年度重复使用，也可定期对它进行更新和补充。
2、要想获得第五类数据来源，提供各种清晰明了的全面信息，ERP中应提供一些常用的经济模型，同时可允许用户自定义特殊的经济模型，并对由经济模型产生的数据进行取舍以作为预算数据。
3、由于在数据库中一般采用定量信息进行存储运算，而在文档文件中采用文字方式进行表述，为达到二者的协调一致，可用定制文档方式，即把文档的内容分为定制格式数据与说明性描述数据两类，其中定制格式数据便于计算机进行采集和管理，而说明性描述数据则同时可记录当时决策层和预算执行部门进行协调的具体情况，便于以后查询。同时可在ERP中提供上报和下发功能，由于预算的编制通常是一个自上而下和自下而上反复进行的过程，通过上报和下发功能可使企业的上下层之间经过反复多次修改，最终对预算形成一致意见。 由于全面预算编制的复杂性，还应在ERP中提供以下功能以方便全面预算的实现：（1）为在保留历史预算的基础上编制滚动预算，可将实际数据保存在不同的预算版本中作为比较数据，边对比边作计划；（2）各种预算数据还应能在不同的预算版本之间进行拷贝。
还由于全面预算数据来源的多样性，应在ERP软件中提供对数据进行穿透分析的功能，即对某一汇总数据，从其出发进行层层追溯，由此得到构成汇总数据的各明细数据，直到得到原始数据。这样就可以对数据的不同来源心中有数，可揭开汇总数据背后的真象。如对预计利润表中的产品销售收入进行穿透分析，可得到不同时期、不同产品类别等不同分类标准的明细数据情况，便于企业的实际数据和预算数据进行比较，发现差距，找到解决问题的方法。
总之，我们可以充分利用ERP的系统集成性，分析它对编制全面预算的不足之处，对它进行补充和修改，使通过它可以方便和实用地编制出所需要的全面预算，解决手工条件下编制全面预算的不足，使企业能够及时作出快速、科学和正确的决策。
