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学会这个excel技能,和加班说拜拜~

来源: 正保会计网校 2021-01-07
普通

数据的处理和分析管理是一个严谨的工作。如果我们花费了大量的时间和人力物力,最终却获取的是一个错误的分析结果,不仅仅是资源的巨大浪费,而且会导致错误的决策和管理。

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灵活使用数据分析工具,不仅仅能够快速了解数据的分布、汇总状况,更能够掌握重要数据的来龙去脉。

注意:当表格中存在合并单元格,并且合并单元格的大小不相同时,不能对表格中的数据进行排序。

步骤:数据→排序

1.排序

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2.自定义排序

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3.数据的筛选

在数量记录繁多的报表中,我们常常需要将一些重要的数据由针对性地筛选出来,单独进行查阅和分析。Excel 2007的数据筛选功能可以帮助大家,根据一定的条件,将这些满足条件的数据有选择地进行显示,同时隐藏其他不满足条件的数据。

步骤:数据→筛选

不同类型的筛选方式

对于不同类型的数据,筛选的方式也有所不同。例如对于文本,Excel提供了文本筛选,可以按照包含文字进行筛序;对于日期,Excel提供了日期筛选,可以按照周、月份、季度、年等不同条件进行筛选。

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高级筛选——对于多个条件的高级筛选,多个条件是否同时满足,涉及到“逻辑与”和“逻辑或”的相互关系。“逻辑与”是多个条件同时满足,而“逻辑或”只需要满足多个条件之一就可以了。

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4.数据的分类汇总

面对大量数据记录时,如何将数据进行分门别类地进行汇总分析,条理清晰地把握经济活动的运行状态?Excel 2007提供了将表格数据进行分类汇总的功能,用户可以对特定项目,灵活选择汇总方式以及需要汇总的数据字段。

步骤:数据→分类汇总

先排序,后汇总

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5.数据透视表

数据透视表是Excel中的一种交互式工作表,可以根据用户的需要,依照不同的关系数据来提取、组织和分析数据。

步骤:插入→数据透视表

数据透视表的特性

数据透视表建立在明细数据记录基础之上。集合了排序、筛选和分类汇总的功能,并生成汇总表格,集中体现了Excel强大的数据分析功能。

相对于Excel 2003,Excel 2007的透视表功能更加直观,也更便于用户对数据的提取和分析。

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数据透视表操作界面主要由汇总表区域和数据透视表字段列表构成。

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数据透视表的排序、筛选和分类汇总功能

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点击行标签的下拉菜单,可对数据进行排序和筛选;

点击左侧的“+” “-”可以对数据展开和折叠。

6.数据透视图

数据透视图是以数据透视表的汇总表为数据源,建立的具有动态分析能力的图表。

数据透视图兼有数据透视表工具和图表工具的功能,能够根据数据分析的目的和需要,直观呈现数据信息。

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