财务报销问题之私车公用的费用如何处理？

来源：正保会计网校 2019-12-17

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现实中多数企业对私车公用的费用处理凭票报销，把与车辆相关的费用一古脑地作为报销凭据。其实这样的做法是并不合规的，私车公用的费用究竟该如何处理？今天我们就来聊一聊财务报销中的私车公用问题。

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首先必须明确，上述这种直接凭票报销的做法是不合规的，存在较大的税务风险。原因有二：

一是企业很难证实费用就是为“公用”发生的；

二是存在变相发放交通补贴的嫌疑。

▶那么如何才能让私车公用的费用做到税前扣除理由合理充分呢？

◆一、企业与员工签订租赁合同。

◆二、在租赁合同中约定使用个人汽车所发生的费用由企业承担。

◆三、承担的费用能取得发票。

◆四、费用支出属于使用汽车发生的，对应该由员工个人负担的费用不能在企业所得税前列支。

▶公车私用涉及的费用大体包括三个部分：

一、车辆运行的直接费用；

二、车辆的折旧补偿与自驾的劳务补偿；

三、车辆保险、维修等间接费用。

私车公用涉及的费用能否在企业所得税前扣除，从税务的解释看，不完全认可，也不完全否定。

《北京市地方税务局关于明确若干企业所得税业务政策问题的通知》第三条规定，对纳税人因工作需要租用个人汽车，按租赁合同或协议支付的租金，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期内汽车使用所发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除。其它应由个人负担的车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。

▶如何让私车公用费用报销做到规范合理、税前扣除理由充分呢？具体操作时，建议做到以下几点：

（1）明确哪些岗位、哪些员工适用私车公用，企业要有书面备案登记，避免把私车公用的费用报销与发放全员性的交通补贴混同。

（2）与适用私车公用的员工签订用车协议，明确权利义务。这点非常重要，可以解答变相发放交通补贴的质疑。

（3）私车公用的出车记录企业应专门登记，登记簿记录清楚每次出车的时间、往返地点、公里数，车牌号、所办事由等，并需车主签字确认。

（4）协议中要约定清楚费用报销与用车补贴的支付标准与形式。直接费用由员工凭发票据实报销，其中，油费可依据运行公里数及油耗标准报销，过桥过路费、停车费根据出车记录报销。

（5）给予员工的用车补贴（包括劳务补贴、车损补贴等）制定报销标准，如根据行驶里程确定。补贴金额应并入员工当月工资计征个税。需要注意的是，补贴金额要想在企业所得税前扣除，需要员工到当地税务代开租赁费发票。

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