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知识点：内部控制应用指引
七、采购业务
《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》所称采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。
采购业务——案例
贪污挪用公款840万元，一国企贪官被判死缓
1998年2月至10月，沈某（担任北京市第六市政工程公司水电工程处主任）
用向他人索要的空白合同及空白商业零售专用发票，伪造工矿产品购销合同，虚构水电工程处从北京某电缆有限公司购买价值382.6万元电力电缆的事实。
指令保管员填写虚假的材料入库验收单，用写有187.04万元和195.6万元的两张空白发票平账。
【启示】
1.电力电缆的请购、审批和实际采购全由沈某一人完成。
2.采购和验收没有形成牵制。
3.最后环节，即应付账款的控制上对于入账凭证的审核不严密造成应付账款的入账依据不真实。
（一）采购业务需关注的主要风险
（1）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。
（2）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。
（3）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
（二）内部控制要求与措施
1.购买
（1）采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购。
对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。
重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。
企业除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。
（2）采购归口请购制度
建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。
对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
（3）加强供应商管理
建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议。
建立供应商管理信息系统。
可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。
（4）企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。
大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；
一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；
小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
（5）企业应当建立釆购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格。
大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格。
其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。
（6）签订采购合同。
（7）企业应当建立严格的采购验收制度，出具验收证明。
涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。
（8）企业应当加强物资采购供应过程的管理，做好采购业务各环节的记录。
2.付款。
（1）企业应当加强采购付款的管理。
严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。
严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。
重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。
合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。
（2）企业应当加强预付账款和定金的管理。
（3）企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。
企业应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。
（4）建立退换货管理制度。
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