1.先确定是否可以冲平，可以通过查阅相关账册记录、凭证等财务记录，找到是否有相关离职员工的结款记录，若有，可以进行冲平，若没有，则应该报税事务所进行审计，确定该备用金当前账户的状况和往来情况。 2.若可以冲平，需要按照以下步骤执行： ①确定备用金余额，并明确已付款和保留支付的金额； ②确定离职前结清的备用金，并与余额进行对比； ③根据实际情况，确定是否需要开具发票来冲平备用金；④最后根据实际发票金额，在系统中进行结账，进行冲平。 此外，为了防止这类问题再次发生，确保财务系统流程的规范性，可以引入材料审核程序，定期进行财务审核，确保财务系统的数据准确性和完整性，确保财务交易的真实性和有效性。