当员工借款时，双方需签订借款和还款合同，并出具相应的借条，以确认借款双方的权利和义务。当收到还款项时，应当立收据，确认收到还款，同时双方也需签署还款协议，并写入借条，以证明还款事项已经完成。当借款人申请退还借款时，应当按照借款合同或借条中的条款进行退还，并准确登记相关财务记录，以证明借款退还的事实，并及时将借条交还给借款人。若无借款合同或借条，则可以和借款人就此约定，同时准备好正式的财务记录，以证明借款已经归还。 拓展知识：借条是一种法律文件，其中规定了借款双方的权利义务，并附有借款金额，借款期限，借款用途，借款利率，还款方式等，是借款双方约定权利和义务的重要凭证。因此，借条的作用非常重要，应严格遵守合同的规定，履行双方的义务。