首先，你需要把这200KG的赠品分开来，和开的发票的数量分开记录。其次，在采购原材料的过程中，你需要准备以下文件：1、申请采购的书面文件；2、原料收货确认单；3、原料质量检验报告；4、供应商产品发票。以上文件都是采购原材料做账必须的，在入库时应当认真核实，并保存好相关文件，方便今后查询。此外，在料仓管理上，为了保证原料库存的准确，还需要设立料仓盘点制度，对库存进行定期统计和盘点。希望你在日常采购活动中，能够认真遵守上述要求，确保数据的准确性和合规性。