你好，员工与我司广州公司协商解除劳动合同，广州公司给予经济补偿金18万元，已签订解除劳动合同协议注明经济补偿金为18万元，但是该员工在出差兄弟公司（长兴公司）时长兴借支了该员工4万元，在长兴入账借支挂账，现在公司要求返回其中的3万元就行了，领导是说从广州公司的经济补偿金中扣掉3万元剩下15万元再打给员工，但是广州公司之前没有挂借支，是长兴借给该员工挂账的，长兴挂账是4万，现在只要求扣员工3万就行了，请问怎么处理比较好，广州公司和长兴公司分别怎么做账务处理，需要给该员工什么单据，另需要附上什么附近在做账的凭证上。