一、了解相关规定和要求 查阅杭州当地海关及税务部门关于进出口单证备案的具体规定，包括备案的期限、内容要求、补办的流程等。 确定需要补办的单证具体范围，如合同、发票、提单、装箱单等。 二、收集所需单证 与业务相关方联系，包括供应商、货代公司、客户等，收集所需的进出口单证原件或复印件。 整理企业内部留存的相关业务资料，确保单证的完整性和准确性。 三、准备补办申请材料 撰写情况说明，详细阐述单证备案过期的原因，如疏忽、系统故障等客观原因，表达积极补办的态度。 准备企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证件的复印件，以证明企业的合法身份。 四、向相关部门提交补办申请 根据当地要求，确定向海关还是税务部门提交补办申请。一般情况下，可能需要同时向两个部门提交。 可以通过线上电子申报平台或线下窗口提交补办申请及相关材料。确保申请材料齐全、规范，便于审核。 五、配合审核和整改 相关部门在收到补办申请后，可能会进行审核。企业应积极配合，提供必要的补充材料或解释说明。 如果审核过程中发现问题，如单证不完整、信息不一致等，应及时进行整改，确保符合备案要求。