向商家采购物品时,面对的大多数是个体户(没有对公账户),也没有发票,公司对公账户不能直接转款?只能通过对公打款给采购员,采购员采购物品后提供收据报销?问题:此流程是否规范?或如何更规范此流程
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问题已解决
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84785002 | 提问时间:08/06 15:56
一、当前流程存在的问题及不规范性
1.对公账户打款给采购员存在风险:采购员可能存在资金挪用风险。由于资金先经过采购员个人,可能出现采购员因各种原因未及时或未按规定进行采购,甚至挪用采购资金的情况。增加了资金管理的难度和不确定性,难以实时监控采购资金的实际使用和流向。
2.无发票仅收据报销存在税务和财务风险:从税务角度看,没有正规发票会影响企业的成本费用扣除。企业所得税税前扣除通常要求有合法有效的发票作为凭证,仅收据可能导致企业所得税税负增加。从财务角度看,收据的规范性和证明力相对较弱,难以准确、完整地反映经济业务的全貌,不利于财务核算和审计。
二、改进和规范流程的建议
1.与个体户沟通获取发票:向个体户解释发票对于双方交易的重要性,要求其到税务机关代开发票。虽然个体户没有对公账户,但不影响其开具发票的义务和能力。税务机关可以为依法办理税务登记的个体工商户代开发票,企业可以协助个体户了解代开发票的流程和要求。
2.尽量直接对公付款给个体户:虽然个体户没有对公账户,但可以通过其个人银行账户进行付款。在合同或采购协议中明确个体户的个人收款账户信息,确保资金直接流向交易对方。保留付款凭证、合同、发票等相关资料,形成完整的采购业务证据链。
3.建立严格的采购审批和报销制度:采购前,要求采购员提交详细的采购申请,包括采购物品的规格、数量、预算、供应商等信息,经相关部门和领导审批通过后再进行采购。报销时,严格审核发票(或代开发票)、采购合同、入库单、验收单等凭证的真实性、合法性和完整性,确保采购业务真实发生且符合公司规定。
4.定期对采购业务进行审计和监督:内部审计部门或财务部门定期对采购业务进行审计,检查采购流程的执行情况、资金支付的合理性、发票和凭证的合规性等。对发现的问题及时整改,对违规行为进行严肃处理,以强化内部控制和规范采购行为。
08/06 15:59
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