本单位是一家门诊，是学校的二级单位，每年学校会招标一家物业公司，负责本单位的物业工作，本单位日常的维修都是由物业公司采购配件负责维修，然后物业公司来本单位报销，但是这样往往就会出现物业公司购买的配件是第三方提供的发票，但是付款方又是我们单位的名字，但实际上我们单位付款是给物业公司像这样的情况，应该怎么规范操作呢？