1.订单确认单：当从客户处接收到订单时，应生成一份订单确认单，明确列出订单详情，包括产品、数量、价格、发货地址等。这份单据可以作为你们与客户之间交易的初步证据。 2.发货通知单：当厂家准备发货时，要求厂家提供一份发货通知单，上面应包含订单号、产品详情、发货日期、运输方式以及预计到达时间等信息。这份单据可以作为货物已经发出的证明，并且方便你们跟踪货物的运输状态。 3.物流跟踪信息：要求厂家提供货物的物流跟踪号码，这样你们就可以实时跟踪货物的运输状态，并向客户提供更新。物流跟踪信息也可以作为交易流程的一部分进行记录。 4.发票与收据：虽然你们不直接处理送货单，但应确保有完整的发票和收据记录。从厂家那里获取发票，作为进货成本的凭证。向客户开具发票，作为销售收入的凭证。 5.内部记录系统：建立一个内部记录系统，用于整合和管理上述所有单据和信息。这个系统可以帮助你们更好地追踪订单状态，管理库存，以及进行财务结算。 6.与厂家和客户的沟通：与厂家和客户明确沟通单据的传递方式和责任，确保信息的准确性和及时性。可以考虑建立电子化的单据传递系统，提高效率和准确性。 7.备份与存档：对所有单据进行备份和存档，以备将来审计或查询之需。