软件和硬件开票的基本步骤是：1.购买者提供必要的信息（组织机构代码、纳税人识别号、发票号码等）；2.系统根据发票号码等信息自动生成发票；3.打印出发票；4.通过邮寄或其他方式将发票交付给购买者。 退税的基本步骤是：1.申请企业根据国家税收政策，提出减税申请；2.递交所需证件，进行审核；3.税务部门审批通过后，发放减税政策；4.将减税证书和税票一同递交给税务部门；5.税务部门审核通过后，发放退税款项。