在这种情况下，最好的做法是，首先要及时与卖方确认货物已发出，确保货物到达；其次，要尽快与卖方做好发票交付的安排；最后，根据结算日期安排发票录入和会计处理。在会计处理中，应当将货物确认收到的收款录入应收账款，等发票到账后，才进行应收账款的凭证登记，将收款的金额从应收账款转入现金余额。拓展知识：在会计中，空调采购属于无形资产成本，按照《会计制度》的要求，当空调的购置成本较大时，应按部分摊销的原则，将其累计摊销，摊销期限为有效使用期内。例如，空调购置总价为2.5万元，有效使用期限为5年，每年摊销1.5万元，每月摊销1250元。