当准备外账时，首先应确认账户的准确性，确保所有记录和交易都是正确的。接下来，需要核实有效的发票。接着，要确认账户余额是当前可用资金（包括未完成的付款和接受付款）的准确性，并检查是否有未对账的交易。最后，要核实结算情况，以确保支付账户是正确的，并有效地支付账户以确保财务一致性。 拓展知识：当处理外账时，要考虑账单记录中可能存在的偏差，如录入错误、数据损坏等，这些都可能影响实际的财务报表。另外，要确保准确计算和维护汇率，以确保财务报表的正确性。