违约金的处理一般都会涉及合同终止，按照合同条款，双方对应履行合同义务，如果一方做出不履行合同义务的行为，那么另一方就有权要求给予违约金。因此，您可以准备一份补充合同/协议，说明此次行为的违约金，也可以说明双方应履行的责任，以便防止双方出现纠纷。财务记账方面，需要根据违约金的支付方式、收款方是否开发票等内容进行相应的处理。如果没有发票，则应当在账目上登记为亏损，可以将此次终止合作的违约金支出记为借方，贷方记账是银行存款，如果退回保证金，则贷方记账需要将此次收入记账为贷方，可以将此次退回的保证金收入记为贷方，借方记账是银行存款。