当发票有已付款和未付款时，首先要清楚已付款或未付款的金额以及来源，在记账时，应该划分为两个步骤：第一步，将未付款部分记入应付款科目，第二步，将已付款部分记入支付方式对应的贷方科目（如现金、银行等），日记账的形式记录，支付现金时必须注明金额大小及付款用途，并且签字确认。 拓展知识：发票的基本科目包括应付款科目、收入科目、应收款科目和支出科目。据国家规定，发票必须正确记入账，未经核实，不得做任何更改。由于发票是记账时重要的发票依据，因此，在记账时，应注意严格遵守发票和税务登记等相关规定，确保发票的真实，准确性和合法性。