北京宏福工贸有限公司需要编制记账凭证，根据报销单增值税普通发票及背景单据，需要做以下准备工作：1.核查报销单据是否完整、原件、有效。2.把发票分类，并予以核算、核对发票的税率及金额、数量、价格是否一致。3.记账凭证编号原始单是需要按照财务政策要求编制，以便财务核对使用，一般情况下，凭证编号应该由4位月份+4位流水号的形式来命名。4.根据报销单据填写有关账务凭证，并准确填写发票号码、金额、税额等相关信息，以确保报销物品与报销单据相符，并且核查发票号码，以便开具发票、报销、填制凭证后，保证账务准确性。有关财务凭证要求和报销依据，一定要严格按照相关规范填写，同时要做好记录，以免影响审计工作。